Organisation de service

[mighty]

Salut à tous les potos, août étant un mois propice aux réflexions, je suis en train de bosser sur : comment réorganiser mon service.

Alors voilà : Nous sommes deux. Moi en tant que responsable et une assistante. Nous lançons grosso modo une quarantaine de marchés par an et gérons généralement une soixantaine de marchés/an. Nous nous occupons du lancement de la procédure, contrôle, gestion du marché jusqu'à la notification.

Aujourd'hui nous n'avons pas réellement d'organisation. C'est : tiens, fait ça, moi je m'occupe de ça et vice et versas. Alors halte à la désorganisation. Que donneriez vous à votre assistante ? Que feriez vous à ma place ? Sachant qu'en plus on réceptionne les plis, on fait des formations pour les techniciens et répondons bien évidemment aux pbrs liés à la gestion des marchés causés par ces foutus techniciens ;-)

J'essaie de profiter de votre expérience qui doit être bcp plus importante que la mienne dans ce domaine (travaille depuis deux ans)

[Ororo Munroe]

j'ai bossé la dessus il y a 2 ans
j'ai pas tout à fait la meme configuration que ton service
mais a priori les "memes missions" (jusqu'à la notif etc)

si tu veux, je t'envoie ce que j'avais fait
j'avais proposé au big boss plusieurs scenarii
peut etre tu pourras t'en inspirer

[Marine]

Bonjour Mighty,

Tout dépend de ce que tu veux et peux faire et de ce que veut et peut faire ton assistante. Es-tu juriste ? Si oui, il me semble que déléguer la rédaction et, plus largement, la préparation des documents marchés à ton assistante est faisable, à condition que tu lui offres des cadres de rédaction et de procédure et que tu l'orientes en amont après une première lecture du CCTP. Ton rôle consisterait alors à cadrer juridiquement les dossiers marchés et à les finaliser (travail sur la cohérence, les omissions, les erreurs...).
En ce qui concerne l'exécution, tu étudierais les questions juridiques et ton assistante assurerait un suivi administratif.

Si non, que dit ta fiche de poste ? Et celle de ton assistante ?

[sailormoon]

Moi aussi Ororo je serais interessé par ce que tu avais fait STP

[Ororo Munroe]

Moi aussi Ororo je serais interessé par ce que tu avais fait STP

je vais me faire tuer ...
je retrouve pas ton mail ...
aie pas sur la tête !

[Amidala]

Salut !

J'ai des fiches de poste d'assistante marchés publics et de gestionnaire de marchés (et celle du responsable) cela peut t'aider. Dis le moi.

[sailormoon]

je vais me faire tuer ...
je retrouve pas ton mail ...
aie pas sur la tête !

piqure de rappel en MP :-)

[mighty]

Ben l'organisation est mise en place depuis un bout de temps. Mais elle n'est pas efficiente ! trop de stresse apparemment pour mon assistante.Je souhaitais savoir que déléguez vous ? Quoi ? Comment la totale quoi lol

[lutin]

nous aussi on est 2
environ même nb de marchés
moi 1 ETP sur passation (choix procédure à notif)
1/2 ETP sur exécution
moi j'ai une formation juridique
et ma collègue une formation comptable

ça marche!

[mighty]

Et vous vous en sortez ? Pas trop de stresse ni trop de choses à faire ? Vous arrivez en même temps à suivre l'actualité juridique, penser à l'organisation, éventuellement faire des formations et vous formez vous même ?

[Coccy]

Je suis toute seule, et je gère juste un tout petit peu moins de marchés
(hors la partie comptable).......+ l'urba............ + gestion domaine public.......... + suivis des chantiers.........

[Ororo Munroe]

Je suis toute seule, et je gère juste un tout petit peu moins de marchés
(hors la partie comptable).......+ l'urba............ + gestion domaine public.......... + suivis des chantiers.........

oui mais tu es la meilleure !

[sailormoon]

oui mais tu es la meilleure !

Ororo sauf erreur de ma part, je n ai pas reçu ta note, tu as envoyé a Mighty? Emoticone qui est géné de demander encore des trucs...

[pinouille]

Nous on est deux : je monte les procédures, je rédige les documents et les pubs, je suis le truc (ouverture pli CAO) et veille agorapublixienne (qui aide faut le dire)
Ma collégue fait l'administratif sous mon contrôle : envoi pub, réception des plis, préparartion des PV, préparation et envoie des couriiers, notification.

on en est à une trentaine de marché pour l'instant.

j'm'occuppe aussi de la collecte et du traitement des déchets et du portage de divers dossier envioronnementaux (ça crane),
Ma collégue s'occupe d'une partie de la gestion du perso.

on s'en sort sans stress grace à ma super organisation (ça crane double).

ce qu'il faut c'est n'occulter aucune des "taches" liées à la passation et suite d'un MP, d'en évaluer la difficulté et le temps passé , de trouver une répatrtition pas trop fragmenté pour éviter les trous et avoir un tableau de bord de suivi mis à jour en temps réel dés qu'un fait un truc; histoire que chacun puisse suivre l'autre et encore éviter les trous.

faire le point régulièrement et Hop!

[Coccy]

oui mais tu es la meilleure !

heuuuu.....je ferais pas ma Jacky sur ce coup-là moi! ;-)