Tranche optionnelle à 0€ sous condition

[Alf]

Bonjour tous.

J'ai un doute sur la façon dont je dois traiter une irrégularité sur un AO formalisé de fourniture.

J'achète un équipement, l'achat se fait par tranches, la TF concerne le matériel de base, les tranches optionnelles des accessoires (à affermir au fur et à mesure que l'on pourra les financer). Mon souci concerne la TO relative à une extension de garantie de 3 ans.
Donc principe de base : les candidats renseignent obligatoirement toutes les tranches. Je juge le critère prix sur le total de toutes les tranches.

Un candidat pour la TO garantie m'indique : gratuit si on souscrit à un contrat de maintenance
 
Bien sûr, je ne peux laisser l'offre en l'état. Surtout que l'autre candidat plus malin a renseigné pour la TO le prix de 36 mois de contrat de maintenance au titre de l'extension de garantie.
Passer un contrat séparément du marché serait d'une part saucissonner et d'autre part favoriser celui qui n'a rien rempli, car son offre financière serait moins chère.

Je pensais dans un premier temps lui faire une demande de précision : « confirmez-vous que votre offre pour la TO 4 est bien à 0 € compte-tenu qu'INRAE ne peut s'engager à conclure un contrat séparé du marché ? »
S'il répond oui c'est gratuit et que l'on ne passera pas de contrat séparé, dois-je en conclure que l'offre est incomplète (pas de garantie effective) ?
S'il se corrige et fait comme l'autre candidat et inscrit le montant de 36 mois de maintenance, puis-je accepter la régularisation ?

Merci

[speedy]

Pas clair
Pourquoi il faudrait de la maintenance sur des fournitures ?
La garantie de 3 ans est peut être incluses dans la prix de TF ?

[An Erminig]

Bonjour,

Je pensais dans un premier temps lui faire une demande de précision : « confirmez-vous que votre offre pour la TO 4 est bien à 0 € compte-tenu qu'INRAE ne peut s'engager à conclure un contrat séparé du marché ? »
S'il répond oui c'est gratuit et que l'on ne passera pas de contrat séparé, dois-je en conclure que l'offre est incomplète (pas de garantie effective) ?
S'il se corrige et fait comme l'autre candidat et inscrit le montant de 36 mois de maintenance, puis-je accepter la régularisation ?

Il semble que la garantie et la maintenance sont deux choses distinctes.

La question est de savoir si vous avez prévu la maintenance quelque part dans votre marché, ou s'il s'agit d'une prestation hors marché.
Nous quand on fait des travaux de construction avec un ascenseur neuf il nous arrive souvent de demander un projet de contrat de maintenance, qu'on retient ou pas séparément du marché de travaux.
Je pense qu'on peut séparer la fourniture de la maintenance, et admettre qu'on puisse passer un contrat de maintenance distinct du matériel qu'on achète.
Du coup, si un PU de maintenance était prévu au marché je demanderais au fournisseur de préciser pour lever le doute (la TO ne peut pas être gratuite et payante à la fois).

[Mathieu]

les 2 candidats en disent un peu plus sur ce qu'ils entendent par "maintenance" ou "contrat de maintenance" ?

pour moi dans ma tête :
- garantie : tout est "gratuit" (ou pas puisque c'est inclut au forfait de la TO ou au prix d'achat) : interventions déplacement main d'oeuvre pièces etc.
- maintenance : le forfait comprend le préventif, les pièces d'usure, éventuellement déplacement et main d'oeuvre, mais pas les pièces de rechange (hors pièces identifiées comme "d'usure") qui sont facturées à part

la première question que je me pose, avant même le prix à 0€ ou le contrat séparé, c'est de savoir si l'offre des candidats est bien conforme par rapport à ce qui était demandé sous le vocable "garantie" dans la TO. commencez peut-être par poser cette question

un prix à 0 € et même un contrat de maintenance "séparé" (mais conforme aux termes du marché!) sont des questions qui me turlupinent beaucoup moins

[Alf]

C'est un équipement complexe, donc soumis à une maintenance préventive et curative.
La première période de garantie couvre cela (2 ans). Le service qui met l'équipement en oeuvre souhaitait 3 ans de maintenance associés, appellés ici extension de garantie.

Oui l'extension aurait pu être dans la TF, mais le service n'a pas les crédits au moment de l'attribution de la TF. Il se réserve en année 2 la possibilité d'affermir.

Reste ma question de régularité de la réponse.

[Mathieu]

c'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

[Mathieu]

équipement complexe c'est dommage de ne pas avoir fait une procédure négociée

[Alf]

c'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

Bienvenu dans le monde des instituts de recherche 

équipement complexe c'est dommage de ne pas avoir fait une procédure négociée

Si je devais compter tout ce que j'aimerai faire...

Bref, j'en suis sur ma problématique à regler.

[hpchavaz]

Peut on avoir le libellé de l'ensemble des tranches avec une indication de ce qui y est prévu en terme de maintenance et de garantie en étant précis sur les périodes couvertes.

[Vivaelparaguay]

formuler une demande de précision à un candidat "et puis s'il répond oui on l'écarte pour offre irrégulière" c'est probablement le plus puissant des aimants à contentieux.

[Alf]

Peut on avoir le libellé de l'ensemble des tranches avec une indication de ce qui y est prévu en terme de maintenance et de garantie en étant précis sur les périodes couvertes.

En simplifié
TF : matériel de base (dont la période de garantie initiale)
TO 1/2 : accessoires pour le matériel
To 3 : extension de garantie

La définition de la garantie du marché est assez proche d'une prestation de maintenance, la part et la gestion des pièces d'usure et autres subtilités est bien détaillée.
Le marché est très précis sur la distinction des deux périodes de garantie.
La problématique n'est pas ici. Elle est purement formelle sur la rédaction de l'offre et ma capacité à rattraper ou éjecter.

[speedy]

mauvaise définition des besoins ? probablement que oui en effet la TO3 est appelée garantie mais décrite comme de la maintenance  ! 
pour l'absence de financement : les TC pouvaient y répondre même au delà de  3 ans  !  il y avait un choix à faire maintenance par le fournisseur ou par une entreprise spécialisée ....  votre besoin est certainement un fonctionnement de machine sur plus de  4 ans voir 7 à 15 et pas d'une fourniture lamda ....

[speedy]

Le marché est très précis sur la distinction des deux périodes de garantie.
La problématique n'est pas ici. Elle est purement formelle sur la rédaction de l'offre et ma capacité à rattraper ou éjecter.

soit c'est clair et le type de procédure permet de négocier soit ce n'est pas clair ou que la négociation est impossible ... et dans ces derniers cas il y au moins une offre incomplète ou incohérente avec vente à perte des pièces d'usure soit carrément une procédure viciée à relancer proprement ...

[hpchavaz]

Comme Speedy dans son dernier message :
Si tout est clair : offre irrégulière car conditionnée à la passation d'un autre marché.
Pour moi, irrégularité non régularisable dans le cadre d'un AOO.

Mais il y a quand même un point qui m'interpelle et qui a pu créer des confusions :

La définition de la garantie du marché est assez proche d'une prestation de maintenance,

Relire les documents de la consultation en faisant abstraction de ce que l'on sait du contrat, éventuellement demander une relecture par un collègue et en posant des questions ouvertes n'induisant pas la réponse.

[fanchic]

c'est inquiétant de ne pas être certain de pouvoir financier la maintenance après seulement 2 ans d'utilisation ☹️

Exactement, çà signifie qu'au bout de 2 ans et ... x jours, si le matos tombe en rade, on le jette...
Les deniers publics semblent bien malmenés