Gestion de vos travaux < 100K€

[mighty]

Salut la troupe ! C'est la rentrée et son lot de réflexions.
Comment vous abordez le sujet des travaux < 100Ke ? Vous laissez la main à vos prescripteurs ?
Vous encadrez la procédure ?
Vous avez fait un doc type et vous laissez la main à vos prescripteurs ?

Je vous explique mon point j'ai un échange avec ma collaboratrice. Je pense créer des seuils :
0 10K : achat direct
10 et 40 K : 3 devis ou achat direct
40K à 100 K : consultation simplifiée pilotage par mon service.

Et du coup elle me disait : ça nous rajoute du travail. L'idée si on veut assouplir c'est de leur laisser la main jusqu'à 100K€

Sachant que je vais introduire un contrôle interne pour les achats de travaux entre 0 et 40K€
Donc on pourrait faire un contrôle obligatoire avant signature pour les achats entre 10 K€ et 100K€ et un contrôle aléatoire en dessous.

Qu'en pensez vous ?

[speedy]

quid de la nomenclature ? la comparaison aux seuils se fait par familles ou par opération et certainement pas par marché ni même par procédure de passation .....
si vous maîtrisez le cadre donc la nomenclature et le chiffrage par famille on peut  envisager une souplesse pour la mise en oeuvre ....

voir 
comment bâtir une nomenclature pour définir seuils et procédures ? - Page 3

[hpchavaz]

Sachant que je vais introduire un contrôle interne pour les achats de travaux entre 0 et 40K€

Je pense créer des seuils :
0 10K : achat direct
10 et 40 K : 3 devis ou achat direct
40K à 100 K : consultation simplifiée pilotage par mon service.

Qu'est-il prévu dans le dispositif de prévention des atteintes à la probité ?

Comme Speedy, si vous pilotez les enveloppes ou si ce pilotage est correctement assuré par le contrôle de gestion, cela peut se regarder différemment.

Il faut examiner la chaîne hiérarchique et à quel niveau se prennent les décisions.

Une méthode peut être de lâcher un peu la bride mais en systématisant le rapport explicatif de la décision signé prévoyant des champs du genre :
* Périmètre de l'opération et justification de ce périmètre / Autres contrats rattachés à ce périmètre / autres contrats de même nature
* "Je me suis assuré que le périmètre ainsi défini répondait aux critères ... et est complet"
* "Je me suis assuré que le seuil sur l'opération ne dépassait pas ..."
* "Je me suis assuré que la commande ne pouvait pas être considérée comme répétitive à une même entreprise ..."
Bref, faire descendre la prise en charge de la conformité à l'opérationnel et le contrôle à son N+1 et se donnant la possibilité d'un contrôle a posteriori effectif.

[fanchic]

Je vous explique mon point j'ai un échange avec ma collaboratrice. Je pense créer des seuils :
0 10K : achat direct
10 et 40 K : 3 devis ou achat direct
40K à 100 K : consultation simplifiée pilotage par mon service.

Sérieusement tu as beaucoup d'achat de travaux en deçà de 40K?

Un bon AC MS voir un AC BC et t'es tranquille pendant 4 ans (voir au delà si tu es en EA)

[hpchavaz]

Un bon AC MS voir un AC BC et t'es tranquille pendant 4 ans (voir au delà si tu es en EA)

Tout dépend de ce sur quoi l'on veut apporter des assurances : la passation, la probité, l'achat.

[mighty]

Coucou merci pour vos retours.
Alors nous sommes une petite structure le truc sur la probité, tout ça, c'est bcp trop développé à l'instant T.
Non je n'ai pas trop de travaux inférieur à 100K€ HT. Cela peut arriver ponctuellement. De temps à autres. Justement le temps que l'on compute etc.
On n'a pas encore de computation définie. C'est au doigt mouillé et à l'expérience (plutôt bien fait d'ailleurs). Mais pas très process. Je suis en train d'affiner tout ça

Hors problématique de computation. Un achat inférieur à 100K€ vous le géreriez comment ?

[Vivaelparaguay]

Chez moi nous décidons avec les prescripteurs si ces achats doivent faire l'objet d'un MAPA ou si on peu travailler sur simple devis. Selon la concurrence attendue, la localisation géographique, la durée et l'urgence des travaux, leur technicité, et surtout pas uniquement selon le seuil.

S'exonérer de consultation systématiquement lorsque les seuils le permettent ne me semble pas respectueux des deniers publics, du principe d'accès libre à la commande publique et de la recherche d'efficacité.

Je pense qu'il ne faut jamais au grand jamais créer de seuils en plus de ceux existants qui sont déjà bien compliqués pour tout le monde, la règlementation nous impose de couper les cheveux en 4, n'imposons pas à nos collègues de les couper en 18.

Je crois que l'enjeu est d'abord l'acculturation des prescripteurs et le fait de bosser ensemble dans un même but, car effectivement, avec des prescripteurs qui n'ont rien à cirer de nos contrats et qui veulent juste faire bosser au plus vite le fournisseur connu, on ne peut arriver à rien de bon et on risque d'aller coller des seuils, obligations et contrôles internes qui n'auront comme seul effet de les renforcer dans leur conviction que notre but dans la vie, c'est de les empêcher de bosser.

Et oui, une chaudière par ci, un muret par là, une rampe d'accès ici, j'en ai beaucoup des petits travaux inférieurs à 100K, à 40K ou même à 5k, et pour que tout ça rentre dans des accords cadre à bons de commande, encore faut il avoir assez de capacité d'intervention sur son territoire avec des entreprises qui ont assez d'ouvriers, et ça, par chez moi, c'est pas gagné donc il faut émietter pas mal...

[Ponta]

Je partage l'avis de Vivaelparaguay.

Laissez de la liberté aux services prescripteurs.
J'ajouterai juste une touche de responsabilisation avec un contrôle du respect de la nomenclature achats pour éviter au maximum de dépasser le seuil. Parce que je la connais la technique du "je dépasse pas  les 100 000 € avec ce prestataire et quand je dépasse, je change de prestataire".

Tout dépend de la politique achats de sa structure.
Dans une structure bien acculturée, la confiance est possible.
Dans une structure "bordélique", il convient de marquer à la culotte.

[fanchic]

Il faut à minima que le prescripteur consulte le service marché en amont pour :
- computer
- déterminer la procédure à suivre
- envisager les termes importants du contrat futur

Bref ne jamais laisser une liberté totale en deçà d'un seuil à des agents qui n'ont pour seul objectif que de couper un ruban

[mighty]

Entièrement d'accord. Après dans l'idée c'était d'être aussi progressif : achat direct, mise en concurrence 3 devis et ensuite prise en charge par le service pour contractualiser car c'est un montant important 80 000 e par ex.
Qu'en pensez vous ?

[mighty]

Parce que là j'avais dans l'idée de faire ça :
Pour les FCS :
0 10 K€ -> pas d'obligation de mise en concurrence ils peuvent faire achat direct
10 60K€ -> Consultation 3 devis ou achat direct sur justification. Moyennant une fiche d'analyse et de choix

Pour les travaux :
0 10 K€ -> pas d'obligation de mise en concurrence ils peuvent faire achat direct
10 60K€ -> Consultation 3 devis ou achat direct sur justification. Moyennant une fiche d'analyse et de choix
60 100 K€ -> consultation pilotée par le service pour assurer une bonne contractualisation.

Vous trouvez ça trop complexe ?  Sachant que je pense que les achats entre 60 et 100K€ seront la portions congrues. Donc je laisse la main aux opérationnels la plupart du temps. Et je fais un contrôle interne pour voir le respect de la computation, des seuils, de la procédure interne.

Z'en pensez quoi ?

[Vivaelparaguay]

que les vérirfications pour le travail dissimulé commencent à 5000€ HT et donc qu'on ne peut pas prévoir un seuil allant jusqu'à 10 000 où chacun fait ce qu'il veut.

et aussi que c'est avant tout le potentiel concurrentiel et l'objet de l'achat qui doivent emporter la décision plus que le montant estimé, et plus généralement qu'on a déjà assez de seuils comme ça et qu'encore une fois, déterminer les procédures uniquement à l'aide des seuils, c'est tenir les jumelles à l'envers.

[hpchavaz]

Et je fais un contrôle interne pour voir le respect de la computation, des seuils, de la procédure interne.

Tout dépend de la mission.

Si c'est d'assurer dans tous les cas que le risque juridique lors de la passation et l'exécution est le plus bas possible que l'achats est optimisé, que le besoin est optimisé est alors il faut tout contrôler et allotir ce contrôle entre : des experts techniques, le contrôle de gestion, le contrôle budgétaire, le contrôle qualité, le contrôle des achats, le contrôle de conformité, le contrôle des achats, ..., et le contrôle juridique.

Cela dit, je suis Vivaelparaguay.

Le contrôle interne peut être partiel ou intégral , a priori ou posteriori. c'est une question de culture d'entreprise/organisme.

[fanchic]

que les vérirfications pour le travail dissimulé commencent à 5000€ HT et donc qu'on ne peut pas prévoir un seuil allant jusqu'à 10 000 où chacun fait ce qu'il veut.

et aussi que c'est avant tout le potentiel concurrentiel et l'objet de l'achat qui doivent emporter la décision plus que le montant estimé, et plus généralement qu'on a déjà assez de seuils comme ça et qu'encore une fois, déterminer les procédures uniquement à l'aide des seuils, c'est tenir les jumelles à l'envers.

Pareil que Miguel!

[speedy]

je serais moins dur que les autres si on remplace  10K€ par 5K€ mais aussi avec une formation des agents à la computation et en mettant en place la nomenclature.
alors on pourrait faire confiance en transférant également la responsabilité avec les conséquences éventuelles....