marché produits entretien : protocole, distributeur, lot réservé, hygiène...

[Boïo]

Nous préparons un AOO pour l'achat de produits d'entretien. Plusieurs questions se posent :
- fiches à fournir : nous pensons demander que les OE fournissent les fiches techniques et les fiches sécurité dans leur réponse
- fiches protocole : nous pensons demander que les OE fournissent un modèle dans leur réponse et que seul celui qui sera retenu établira les protocoles d'entretien. L'établissement de ces fiches a-t-il un cout à mettre par exemple en PSE ? ou l'OE les intègre sans frais supplémentaire (mais compris dans le prix) ? voire faire une consultation à part pour établir les 1eres fiches (que les services actualiseront ensuite) ?
- concernant les distributeurs (savons, essuie mains...) existants : demandez-vous que le titulaire dépose les anciens appareils (si pas enlevés par le fournisseur actuel), installe et mette à disposition, sans frais supplémentaires ses distributeurs et qu'en fin de marché il les retire ?
- nous nous demandons si un lot pourrait être réservé au titre de l'article 15 CMP : quelqu'un a-t-il pratiqué cela ?
- enfin, cela vous parait-il efficient d'intégrer un lot produits d'hygiène ?
Bon, cela fait beaucoup de questions...

[Ponta]

Fiches techniques et de sécurité : j'ai toujours demandé.

Fiches protocole : souvent, ça fait partie des fiches techniques, vous avez le mode d'emploi. Pas de coût supplémentaire. Pas de PSE.
Mais ces fiches sont généralistes. Si vous voulez des fiches "personnalisées" à l'utilisation que vous en ferez avec votre structure avec des plans..., oui, ça peut être payant et ça peut faire l'objet d'une PSE.

Distributeurs existants : j'inclus pose et dépose de l'existant. Mettre une clause de dépose en fin de marché est bien mais je pense utopique . Ca coûte plus cher à l'entreprise de payer un gars à retirer le matos qu'à vous en faire "cadeau".

Lot selon art 15 CMP : jamais fait mais vous en avez le droit. Attention au coût qui est souvent plus onéreux.

Lot produits d'hygiène : perso, les candidats sont souvent des grossistes et vendent beaucoup de choses dont les produits d'hygiène. Je ne fais pas de lots, ça ne stimule pas vraiment la concurrence et c'est mieux pour les finances de ma collectivité. Mais c'est une question de point de vue.

[shorty]

Nous préparons un AOO pour l'achat de produits d'entretien. Plusieurs questions se posent :
- fiches à fournir : nous pensons demander que les OE fournissent les fiches techniques et les fiches sécurité dans leur réponse logique et presque obligatoire, sécurité de l'utilisateur
- fiches protocole : nous pensons demander que les OE fournissent un modèle dans leur réponse et que seul celui qui sera retenu établira les protocoles d'entretien. L'établissement de ces fiches a-t-il un cout à mettre par exemple en PSE ? ou l'OE les intègre sans frais supplémentaire (mais compris dans le prix) ? voire faire une consultation à part pour établir les 1eres fiches (que les services actualiseront ensuite) ? pas compris la question, vous demandez à l'OE qu'il vous disent combient de fois il faut néttoyer ? ou c'est juste un protocole d'utilisation des produits ?
- concernant les distributeurs (savons, essuie mains...) existants : demandez-vous que le titulaire dépose les anciens appareils (si pas enlevés par le fournisseur actuel), installe et mette à disposition, sans frais supplémentaires ses distributeurs et qu'en fin de marché il les retire ? pas chez nous, mais à mon sens possible avec un cout non négligeable, privilégié cette action en interne
- nous nous demandons si un lot pourrait être réservé au titre de l'article 15 CMP : quelqu'un a-t-il pratiqué cela ? pas sur ce type de prestations, mais tout à fait possible ; attention de bien fixer le type de produits réservé dans le cadre de ces lots
- enfin, cela vous parait-il efficient d'intégrer un lot produits d'hygiène ? en brut, je vois pas l'intéret d'un lot spécifique; voir en fonction de ce qui est présent dedans
Bon, cela fait beaucoup de questions...

[Boïo]

Merci beaucoup pour ces réponses.
Concernant le lot réservé éventuel, cela serait une démarche pour un type de produits seulement. Je dois me lancer dans une démarche pour voir ce qui serait jouable (par exemple que les sacs poubelles ou que les désinfectants...). Je vais tenter un post séparé sur le forum pour voir les retours d'expérience.

Autre question : indiquez-vous dans votre marché (dans l'AE ?) que l'accès au catalogue est possible pour les produits des mêmes gammes que celles listées dans le PUB ?

[Ponta]

Autre question : indiquez-vous dans votre marché (dans l'AE ?) que l'accès au catalogue est possible pour les produits des mêmes gammes que celles listées dans le BPU ?

Je vous le recommande.
Ces produits sont assez changeants et en constante évolution. Le fournisseur vous substituera plusieurs produits au cours du marché, c'est quasiment sûr.

Le recours au catalogue est recommandé, vous aurez du mal à tout prévoir et à figer votre besoin sur la durée entière du marché. Prévoyez une souplesse en cas de besoins nouveaux, de nouvelles réglementations (genre la qualité de l'air dans les crèches...).

[Boïo]

Réponse à Shorty sur les protocoles d'entretien :
oui, l'objectif est demander éventuellement au titulaire de rédiger (ou nous aider à rédiger) les protocoles pour savoir comment nettoyer, combien de fois, avec quelle dose selon le sol et le type d'usagers... cela à destination des agents d'entretien.
Nous pensons y faire participer notre ACMO.
L'avantage de demander au titulaire est que cela apporte une consigne "extérieure" qui évite de froisser les susceptibilités (nous avons parfois eu des retours d'agent du genre : l'on pense que je suis sale, que je nettoie mal..)
Inconvénient : le coût et peut-être le manque d'objectivité : le titulaire serait peut-être tenté de pousser à la consommation.
Bref, nous ne savons pas comment procéder.
L'on pourrait envisager de consulter des entreprises que pour cette prestation ?

[Boïo]

Je vous le recommande.
Ces produits sont assez changeants et en constante évolution. Le fournisseur vous substituera plusieurs produits au cours du marché, c'est quasiment sûr.

Le recours au catalogue est recommandé, vous aurez du mal à tout prévoir et à figer votre besoin sur la durée entière du marché. Prévoyez une souplesse en cas de besoins nouveaux, de nouvelles réglementations (genre la qualité de l'air dans les crèches...).

Eh oui. Comment l'indiquez-vous ? Vous rédigez une clause comme "accès occasionnel" ou une clause plus large ?

[shorty]

Réponse à Shorty sur les protocoles d'entretien :
oui, l'objectif est demander éventuellement au titulaire de rédiger (ou nous aider à rédiger) les protocoles pour savoir comment nettoyer, combien de fois, avec quelle dose selon le sol et le type d'usagers... cela à destination des agents d'entretien.
Nous pensons y faire participer notre ACMO.
L'avantage de demander au titulaire est que cela apporte une consigne "extérieure" qui évite de froisser les susceptibilités (nous avons parfois eu des retours d'agent du genre : l'on pense que je suis sale, que je nettoie mal..)
Inconvénient : le coût et peut-être le manque d'objectivité : le titulaire serait peut-être tenté de pousser à la consommation.
Bref, nous ne savons pas comment procéder.
L'on pourrait envisager de consulter des entreprises que pour cette prestation ?

Généralement, les OE disposent déjà de fiche utilisation des produits et j'ai déja demandé des formations à l'utilisation de ces produits (à voir en fonction du poids de votre marchédes modalités de cette formation (dans vos locaux..., groupe d'agent... Important prévoir en fonction de la périodictié du marché,  la périodicité de ces "formations"; sinon vous l'avez 1 fois en début de marché et c'est tout)

[Boïo]

à Shorty
merci pour ces compléments
si je comprends bien, l'on distingue :
1) fiche technique (= quantité de produits...)  : demander que cela soit joint dans l'offre
2) fiche sécurité (= décrit les composants dangereux...) : demander que cela soit joint dans l'offre
3) fiche utilisation ou protocole (= comment utiliser) : dans l'offre ou après notif ?
plus y inclure une formation par exemple tous les 6 mois ou un mois après chaque reconduction ?

[Mitzy]

Ce post m'intéresse car je travaille actuellement sur le même type de marché avec probablement un lot "réservé" et/ou un lot "bio".

Dans le projet, on demande des fiches techniques, des fiches de sécurité réunies dans un même classeur et un protocole d'utilisation qui prend la forme d'une petite formation sur les différents produits en début de marché.

Pour les achats sur catalogue, ils sont autorisés dans la limite d'un pourcentage (10% généralement).

Ce marché prévoit la fourniture d'échantillons, il faut que l'on fasse une grille d'évaluation...

[Ponta]

Eh oui. Comment l'indiquez-vous ? Vous rédigez une clause comme "accès occasionnel" ou une clause plus large ?

Je ne limite pas le recours au catalogue par des %, des quantités ou des montants. Les services utilisateurs doivent être en mesure de commander "bien et raisonnablement". Mais si vous avez des services récalcitrants, vous pouvez mettre un seuil et jouez à la méchante.

Sur la clause, voici ce que je mets :
"Le pouvoir adjudicateur peut ajouter des références au bordereau de prix unitaires après devis auprès du titulaire et acceptation de ce devis afin de combler la demande de fournitures nouvellement créées ou non répertoriées dans le présent marché ou la substitution de fournitures. Ce supplément prend la forme d'un bordereau de prix unitaires supplémentaire (BPU sup) annexé au bordereau de prix original. Le BPU sup est contractuel et applicable aux parties."

[Boïo]

La méthode du devis et bpu supplémentaire se double d'un avenant ou pas ?

[Ponta]

Non pas d'avenant.
Cette clause sert justement à éviter la lourdeur de l'avenant, à acter vite et de manière simple dans un contexte de changement rapide et multiple.
Je ne pense pas qu'elle soit illégale mais pas forcément 100% légale.

[Boïo]

Pensez-vous que l'on puisse prévoir une clause du style
"le bpu n'est pas exhaustif et le PA peut commander les fournitures non répertoriées au bpu pour des fournitures qui entrent dans la gamme des produits listés"
par exemple on a au bpu une ligne essuie-mains pli en V mais le service veut un pli en Z non listé => il commanderait au vu du catalogue sans devis ni avenant
Mais cela exclurait les essuie mains en rouleaux => devis comme vous indiquez ?
C'est jouable ? 

[Ponta]

Pensez-vous que l'on puisse prévoir une clause du style
"le bpu n'est pas exhaustif et le PA peut commander les fournitures non répertoriées au bpu pour des fournitures qui entrent dans la gamme des produits listés"
par exemple on a au bpu une ligne essuie-mains pli en V mais le service veut un pli en Z non listé => il commanderait au vu du catalogue sans devis ni avenant
Mais cela exclurait les essuie mains en rouleaux => devis comme vous indiquez ?
C'est jouable ? 

Sur le fait de commander sur catalogue ou sur devis ou sur avenant, c'est à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.
Je préfère le devis parce que je peux le refuser et le négocier. En plus, pour les devis, les sociétés sont hyper réactives. Ca peut être plié en une journée par échange de mails.
Le catalogue, je n'aime pas parce qu'il arrive que des prestataires fassent un catalogue par client et vous mettent des prix surgonflés. Résultat, vous êtes coincés à commander des fournitures hors de prix.
L'avenant est lourd à manier mais il permet un échange et une négociation du prix.

Je comprends pas trop votre histoire d'essuie-mains. Vous voulez que les références au catalogue soient commandées seulement au catalogue ? Pour les autres références non présentes au bpu ou au catalogue par devis ? Si oui, vous pouvez. Je préfère le tout-devis. Je précise que c'est moi (et bien sûr mon exécutif) qui valide le prix sur le devis : ça évite que les services fassent ce qu'ils veulent en validant eux-mêmes.