Organisation de votre service

[Lolila]

par contre chez nous, suivi de l'exécution c'est pour le côté "administratif", on mâche le travail des techniciens mais on ne signe pas les CP (on se contente de les préparer) et on ne vise absolument pas le service fait

[Coccy]

pas moi... car la gestion passe par le suivi des chantiers, la vérification quantitative et qualitative des fournitures... Bref, ca devient vite le service "3615 qui n'en veut..." Tu te cognes le recensement des besoins, les rapports d'analyse des offres, les certificats de paiement, les OS, etc. sans aucun suivi physique... car sincèrement je ne suis pas à vérifier les mètres linaires ou le nombre de robinet posé lorsque j'établis un certificat de paiement... Or pourtant si tu signes ce CP tu dois être en mesure de dire que le service a été fait!
Et je ne parle même pas de la gestion des contrats, indice de révision, intervention dans notre logiciel de gestion pour effectuer les reconductions, etc.

En revanche, tu fais la kéké pour l'installation des copieurs, et autres joyeusetés du même genre... car pour l'ensemble des services, tu deviens vite la personne qui fait tout parce que c'est un marché public.

Quant à connaitre les difficultés d'exécution c'est  extrêmement facile: le plus souvent c'est une mauvaise définition du besoin, voire pas de définition du tout,
mauvais collaborateur... j'en ai un qui a signé le décompte final, qui a fait le PV de réception, tout était OK, sauf que les travaux n'étaient pas encore réalisés... Bref, ça n'apporte pas grand chose pour la future passation ou la relance des prochains marchés...

Là tu peux me dire mais pourquoi pas établir un guide de procédure, un règlement intérieur, etc. J'ai fait, je crois bien que personne ne l'a lu... même pas ma DG puisque j'ai des post it qui me demande de faire le rapport d'analyse des offres et de le transmettre au service avant telle date... Je te dis pas comme je suis joyeuse!!!!

Pour ce qui est des assurances, avoir un service qui gère le suivi, et que ce soit celui qui a passé le marché me semble une bonne idée: sans jeter la pierre aux autres services, chez moi je crois qu'elle ne fait déjà pas la différence entre la RC et la dommages aux biens, c'est le bordel pas possible... surtout que si pb il y a, c'est toujours de ta faute... Alors si tu peux avoir une formation, il me semble opportun de tout suivre de A à Z, et comme tu lis le marché et les offres du candidats (notamment en ce qui concerne les exclusions, tu es plus apte à discuter avec les assureurs..) La dernière que l'assureur m'a faite... ça n'apparaissait pas dans leur logiciel, la personne ayant répondu étant partie en congés mat', donc n'avait sans doute rien rentré,  on n'était pas assuré. En fait si...

Mais je crois que si tu en as l'occasion, c'est d'assurer le contentieux... et progressivement étendre ton service en tant que responsable juridique, car c'est vraiment intéressant... car tu étends ton domaine de compétence en matière d'Urba, de RH...

Ou sinon, et je me dirige vers cela... mettre un cierge et espérer gagner au loto...

mais quand tu maîtrise tout de a à z, c'est encore plus l'éclate  

et là, je crois que je vais pouvoir enfin apprécier la tâche: on vient de m'attribuer ENFIN une assistante!!! et à temps complet, s'il vous plait  
mais bon, elle n'arrive que la semaine prochaine, alors il faut que j'y retourne ===========>>>>

[gratin]

Chez moi, service marchés + moyens généraux / achats (passe les marchés hors travaux et en suit une partie pour l'exécution)  + 1 personne assurance
- Pour l'exécution, on fait les OS, les déclarations de ss-traitance etc.
- Pour le contentieux, il n'y a pas de règles claires de qui fait quoi...du coup ça traîne

Globalement, ça part en cacahouète à cause du roulement du personnel, au technique comme aux marchés. Si ça marche quand même pas trop mal, au final, plus grand monde ne sait pourquoi on fait telle ou telle chose/procédure, la transmission des (mauvaises) pratiques se fait entre collègues...et plus personne ne questionne les pratiques historiques. Mais ça tombe bien, c'est mon nouveau boulot et ça m'éclate  

[mds]

 

pas moi... car la gestion passe par le suivi des chantiers, la vérification quantitative et qualitative des fournitures... Bref, ca devient vite le service "3615 qui n'en veut..." Tu te cognes le recensement des besoins, les rapports d'analyse des offres, les certificats de paiement, les OS, etc. sans aucun suivi physique... car sincèrement je ne suis pas à vérifier les mètres linaires ou le nombre de robinet posé lorsque j'établis un certificat de paiement... Or pourtant si tu signes ce CP tu dois être en mesure de dire que le service a été fait!

Ici "le" technicien visa les factures en service fait et après je fais les CP, etc.
Mais concrètement, les PV ne sont pas toujours fait en travaux ,et en fournitures ils ne savaient même pas que ca existait!

Quant à connaitre les difficultés d'exécution c'est  extrêmement facile: le plus souvent c'est une mauvaise définition du besoin, voire pas de définition du tout,
mauvais collaborateur... j'en ai un qui a signé le décompte final, qui a fait le PV de réception, tout était OK, sauf que les travaux n'étaient pas encore réalisés... Bref, ça n'apporte pas grand chose pour la future passation ou la relance des prochains marchés...

+1. En tant que "marchés publics" nous montons, peut être, parfois, quelques usines à gaz, mais le suivi des marchés, dans certaines CT, est loin, très loin d'être irréprochable. La palme, revenant, bien entendu, à ceux "les travaux ont déjà débutés mais je n'ai pas encore lancé ma consultation... c'est pas grave hein de toute façon, du moment que les travaux sont fait", qu'on a tous déjà connu au moins une fois.

Là tu peux me dire mais pourquoi pas établir un guide de procédure, un règlement intérieur, etc. J'ai fait, je crois bien que personne ne l'a lu... même pas ma DG puisque j'ai des post it qui me demande de faire le rapport d'analyse des offres et de le transmettre au service avant telle date... Je te dis pas comme je suis joyeuse!!!!

+1 à nouveau. Tu as 3 écoles. Ceux qui vont venir te voir, car intéressé, et ayant une réelle envie d'apprendre, que tu fais progresser et qui te font progresser. Tu as ceux, complément flippé qui ont peur de la moindre interaction avec une entreprise "oulalalala je lui ai dis qu'on allait lancer une consultation, j'aurai pas dû? c'est grave? le juge il va m'envoyer en prison, hein dis?" . et enfin, les réfractaires au changement, ceux qui font tout pour te mettre des battons dans les pattes, pour que ça reste bien comme avant "bha quoi, dans le CCAG 77 il y a écrit qu'on peut faire comme ça , pourquoi tu me fais ******** ; de toute façon c'est toujours pareil avec vous les jeunes/juristes/marchés (rayer la mention inutile)" .

Bref, j'ai débordé du sujet, mais dans l'ensemble, je suis d'accord avec toi, bien que je sois également d'accord avec le principe de Coccy, si l'exécution est bien encadré. (j'ai eu un poste où je ne faisais que de la passation. J'y ai beaucoup appris, mais tu tournes vite en rond...).

[the blonde]

par contre chez nous, suivi de l'exécution c'est pour le côté "administratif", on mâche le travail des techniciens mais on ne signe pas les CP (on se contente de les préparer) et on ne vise absolument pas le service fait

Si ça avait été le cas chez moi, je ne dis pas, ou bien juste les aider éventuellement... là je fais le suivi des indices, les révisions, les OS, je négocie avec le comptable si mes idiots de techniciens passe en HM une prestation dans l'opération de travaux, et que le comptable a malencontreusement passé dans le marché sur le lot d'un titulaire (exactement même sol souple, etc.) ... Mais siiiiiii Monsieur, c'est bien du HM, dans le marché c'était l'aire de jeu n°2 or sur le devis c'est écrit le n° du marché, c'est écrit l'aire de jeu n° 1, c'est que le fournisseur s'est trompé,  vous voyez dans le CCTP c'est bien mentionné seule l'aire de jeu n°2   

Je ne passe pas beaucoup de consultations à l'année: environ une 30 aine, pour une 60 aine de marchés annuels, sans compter les reconductions, contrats, ... mais je suis tout le temps débordée à éteindre tous les départs de feux .

et je te rejoins mds... moi aussi pour les vérifications qualitatives et quantitatives, on découvre actuellement qu'il faut vérifier que tout ce qui a été mis sur le bdc est bien livré! et le pompon étant mais si j'ai pas de bons de commande, je peux mettre selon devis... parce que c'est quand même long à lister... Dieu merci depuis qq temps le comptable exige le bdc en paiement des factures...

Car si la direction ne suit pas, ça devient vite ce qui se passe actuellement dans ma collectivité: the blonde est "3615 qui n'en veut..." et c'est vraiment ingérable... D'ailleurs j'imagine que vous avez senti dans mes propos une très légère pointe d'agacement!   

Ahhh  et pour parfaire le tout, ma collaboratrice est enceinte, pour son deuxième enfant, et n'est pas remplacée...

[mds]

Car si la direction ne suit pas, ça devient vite ce qui se passe actuellement dans ma collectivité: the blonde est "3615 qui n'en veut..." et c'est vraiment ingérable...

Pour rattacher cela au sujet, au niveau organisation, on peut constater qu'une direction impliquée fait quand même la différence. Malheureusement, et c'est humain, dans certaines collectivités, personnes n'ose mettre la main dans le cambouis de peur de désorganiser quelque chose qui fonctionne, certes de manière bancal, mais qui fonctionne, depuis 30 ans...

J'espère pour toi "mighty" que tu as donc une bonne direction :-D

ps : courage "the blonde" : on est derrière toi!

[the blonde]

Pour rattacher cela au sujet, au niveau organisation, on peut constater qu'une direction impliquée fait quand même la différence. Malheureusement, et c'est humain, dans certaines collectivités, personnes n'ose mettre la main dans le cambouis de peur de désorganiser quelque chose qui fonctionne, certes de manière bancal, mais qui fonctionne, depuis 30 ans...

J'espère pour toi "mighty" que tu as donc une bonne direction :-D

ps : courage "the blonde" : on est derrière toi!

ouh t'es trop chou mds!!!! C'est gentil!

[Bart]

Ahhh  et pour parfaire le tout, ma collaboratrice est enceinte, pour son deuxième enfant, et n'est pas remplacée...

D'où la volonté de ma collectivité de masculiniser un peu ses effectifs administratifs.... c'est crûment dit mais ma DRH l'a avoué

[mds]

Je remonte un peu ce topic. Une question me brule les lêvres. Mon DST essaye de me refiler l'émission des bons de commande. Je considère que ce n'est pas mon travail (sinon cela veut dire que je passe les BdC de l'ensemble de la collectivité. On ne s'en sort plus et plus rien n'est commandé dans les temps). Un avis?

[fanchic]

Je remonte un peu ce topic. Une question me brule les lêvres. Mon DST essaye de me refiler l'émission des bons de commande. Je considère que ce n'est pas mon travail (sinon cela veut dire que je passe les BdC de l'ensemble de la collectivité. On ne s'en sort plus et plus rien n'est commandé dans les temps). Un avis?

Il s'agit d'un acte d'exécution qui doit être géré par le service utilisateur et non le service de passation des marchés.
Toutefois si chez toi le service "marchés" assure aussi la logistique, c'est assez logique.

[Lolila]

Ouh là là

Tout dépend de la taille de votre structure. Et de vos tâches actuelles.
Au-delà de la question charge de travail, pour émettre les bons de commande, il faut faire le lien avec les finances. La question est aussi : êtes-vous en capacité de faire les bons de commande ? Avez-vous accès au logiciel finances et savez-vous l'utiliser ? Connaissez-vous assez bien le budget de votre collectivité pour pouvoir faire l'engagement ?...

En plus souvent celui qui fait le bon de commande est celui qui va le payer lorsque la facture arrivera.

[mds]

Ouh là là

Tout dépend de la taille de votre structure. Et de vos tâches actuelles.
Au-delà de la question charge de travail, pour émettre les bons de commande, il faut faire le lien avec les finances. La question est aussi : êtes-vous en capacité de faire les bons de commande ? Avez-vous accès au logiciel finances et savez-vous l'utiliser ? Connaissez-vous assez bien le budget de votre collectivité pour pouvoir faire l'engagement ?...

En plus souvent celui qui fait le bon de commande est celui qui va le payer lorsque la facture arrivera.

Effectivement, cela est fonction de la taille de la structure. Dans celle-ci, les bons de commandes (quand ils ne sont pas oraux  ) , sont fait (jusqu'à maintenant , et pour toujours j'espère ) , par les techniciens. Ceux-ci se rapproche des finances pour engager la dépense. Une fois la facture arrivé, le technicien vise le service fait, j'édite le certif de paiement, et les finances liquide comptablement la dépense. (oui c'est une longue chaîne) .

Et je rejoins l'avis de Fanchic sur l'aspect "acte d'éxécution". Et puis dans ce cas, cela reviendrait à me donner les clefs de "la boutique" , en me rendant limite indispensable. Mais il me faudrait un contrat de travail sur une durée hebdo de 80heures

[Lolila]

C'est vrai que dans les structures moyennes ou grosses, les techniciens ont des "administratifs" dans leur service qui s'occupent de faire les bons de commande, ce n'est pas le coeur de leur métier non plus.
Mais bon ce n'est pas une raison pour se décharger chez les autres qui ne sont pas mieux concernés 

[fanchic]

Emettre les bons de commandes suppose :
1. connaître son budget
2. connaître exactement la fréquence de survenance de ses besoins
3. pouvoir assurer la réception et le service fait

En général le service marché monte le cadre à partir des besoins transmis par l'opération et l'opérationnel utilise le cadre
Mais ce n'est qu'en général