Organisation de votre service

[mighty]

Hello les amis, l'heure pour moi de réfléchir aux organisations et missions des services MP.
Comment est organisé votre service ? Etes vous le responsable ou pas ?
Quelles missions déléguez vous ?
Qui assure le suivi de la performance achat ?
Quelle est votre logique // au service achat ? En avez vous un ?

Voilà les quelques questions. J'aimerais en discuter éventuellement en MP si vous le souhaitez pour rentrer dans le détail du détail.  mais la liberté d'expression est également présente ici  A vous de voir. Certains préfère l'anonymat même avec moi 

[mighty]

j'attends encore ! pas une réponse chapeau   
un ti sourire ? 

[fanchic]

Je suis un prestataire de service interne

Les opérationnels viennent me consulter au besoin... donc jamais en amont de peur que je les oblige à respecter des procédures

[Bart]

Je ne fais part que de ce que j'ai pu constater en termes de différence de fonctionnement avec mes "voisins" (sachant que je travaille pour 2 petites collectivités) :
Un des premiers points pour le suivi c'est de savoir si le suivi de la vie du contrat est fait par le service marché ou pas = perso je fais le suivi des dates d'échéance et de reconduction mais dans des collectivités voisines ce sont aux services de le faire et d'avertir le service marchés à l'approche d'une date.

Qu'incorpores-tu dans le suivi de la performance achat ?

Après dans la mesure où je suis la chaine achats de A à Z dans mes 2 collectivités, j'ai quelques idées si un jour j'avais à manager un service plus important.
Les missions que j'aimerais bien déléguées :
- les statistiques officielles + la rédaction de mon tableau de suivi fournisseurs et prestataires.
- le secrétariat pour les PV, CR, rédaction et suivi des échanges de pièces du marché, l'imputation pour l'engagement, le contrôle des factures (hors premières factures) pour les marché avec factures récurrentes.

Cependant, je ne ferais pas le salaud et je permettrais aux membres du service d'incorporer, s'ils le souhaitent, une dimension suivi du marché/projet de A à Z, car c'est plus enrichissant.

Après j'avoue n'avoir pas pousser trop loin mes réflexions sur le sujet.

[mighty]

je re up ! Quelqu'un a un retour d'expérience sur son organisation ?
Moi je vais gérer un juriste MP et un gestionnaire MP. A côté de ça y a un service achat bien développé. Rôles et connections ? Je ne sais pas encore.
Je me demande aussi ce que je vais faire avec tout ça de personne sous la main  Avant je faisais tout...Mais ça;..C t avant. Un gestionnaire et un expert MP. C le grand luxe

[Ravelle]

Une prise de fonction est un bon moment pour analyser l'existant, vu de l'extérieur.

Je ne pense pas qu'il y ait une organisation type transposable partout.
Mais ton arrivée peut permettre de se poser les bonnes questions :
- comment cela fonctionne : au sein du service ? quelles tâches ? quel volume ? entre les services ? pas de répétition de tâches ? bonne succession de tâches ?
- l'idée est d'analyser ce qui fonctionne bien, ce qui dysfonctionne.
Ce qui est perfectible ... 
- est-ce une question d'organisation ? une fois que tu as vu l'organisation, tu peux l'analyser, la modifier si besoin, la refondre ...
Parfois, ce n'est pas une question d'organisation mais de moyens : la gestion des marchés dans un service précis n'est peut-être pas à remettre en cause mais les moyens affectés ne correspondent pas. Trop de marchés à passer ? trop de marchés à suivre (gestion des révisions, des pénalités, le suivi administratif ...) ? peu-ton envisager de recruter ? si oui, de quel profil a-t-on besoin ? quelles compétences sont requises ? Si l'on ne peut pas recruter, peut-on envisager la mise en place d'outils qui simplifieraient la gestion quotidienne ?

Voilà pour un premier niveau de réflexions ...

[Coccy]

je re up ! Quelqu'un a un retour d'expérience sur son organisation ?
Moi je vais gérer un juriste MP et un gestionnaire MP. A côté de ça y a un service achat bien développé. Rôles et connections ? Je ne sais pas encore.
Je me demande aussi ce que je vais faire avec tout ça de personne sous la main  Avant je faisais tout...Mais ça;..C t avant. Un gestionnaire et un expert MP. C le grand luxe

si tu as trop de monde, je suis preneuse.... 

[Bart]

si tu as trop de monde, je suis preneuse.... 

Il y a aussi la solution suivante pour ton problème Coccy : j'ai évoqué mes problèmes de manque de temps récemment et mon service RH vient de "trouver" la solution : il me conseille de faire une demande de stagiaires en secrétariat pour que je me libère des tâches de secrétariat pur pendant quelques mois  .

[Coccy]

Il y a aussi la solution suivante pour ton problème Coccy : j'ai évoqué mes problèmes de manque de temps récemment et mon service RH vient de "trouver" la solution : il me conseille de faire une demande de stagiaires en secrétariat pour que je me libère des tâches de secrétariat pur pendant quelques mois  .

heu..... ça fait plusieurs années que je fais une demande dans ce sens..... on me répond qu'il faut attendre de voir...... je ne sais quoi finalement.... 

[mighty]

Je reup ce topic. Vu que je suis toujours dans l'idée du benchmark, du brainstorming, etc  Dans votre service MP, avez d'autres taches juridiques à accomplir ? Ex : les assurances ? Autres questions de droit ?
Le nouveau service que je gère s'occupe uniquement des MP. A titre prospectif, je regarde un peu quelles sont les autres tâches que mon service pourrait s'acquitter ! Histoire de développer de nouvelles compétences et d'intéresser le public 

[Marine]

Y a-t-il un service juridique chez toi ?
Chez nous, le service juridique a en charge la passation et une partie de l'exécution (en cas de difficultés d'ordre juridique) des marchés, des autres contrats publics (conventions d'occupation du domaine public, contrats de coopération divers, ...), des baux, des assurances, prend part à la réflexion sur la politique achats, etc etc... D'ailleurs, j'y retourne 

[Lolila]

pareil chez nous : on s'occupe aussi des autres contrats (DSP, concessions, conventions diverses...) mais pas des assurances

[mighty]

et quelle est la proportion de ces contrats ?

[Marine]

C'est très variable selon les semaines.
Certaines semaines, je passe 90% de mon temps sur ce type de contrats ; d'autres semaines, 10%.
Sur l'année, je pense consacrer à ces contrats environ 30 % de mon travail.

[Coccy]

Je reup ce topic. Vu que je suis toujours dans l'idée du benchmark, du brainstorming, etc  Dans votre service MP, avez d'autres taches juridiques à accomplir ? Ex : les assurances ? Autres questions de droit ?
Le nouveau service que je gère s'occupe uniquement des MP. A titre prospectif, je regarde un peu quelles sont les autres tâches que mon service pourrait s'acquitter ! Histoire de développer de nouvelles compétences et d'intéresser le public 

alors, pour faire simple, ici, le service MP est aussi le service Juridique, Service Aménagement, Urbanisme, Gestion domaine public



avec une personne à 250 %  de TT 


autant de compétences super intéressantes .... quand on a assez de temps à leur consacrer...