Organisation de votre service

[Marine]

alors, pour faire simple, ici, le service MP est aussi le service Juridique, Service Aménagement, Urbanisme, Gestion domaine public



avec une personne à 250 %  de TT 


autant de compétences super intéressantes .... quand on a assez de temps à leur consacrer...

Pareil ici au niveau des effectifs, dans le cadre d'un établissement de santé... 

[Coccy]

Pareil ici au niveau des effectifs, dans le cadre d'un établissement de santé... 

coucou Marine!!

on monte un club de Super Women 

[Mitzy]

En fonction de la taille des structures où j'ai pu travailler: soit le service marchés publics ne fait "que" des marchés (passation et exécution) quand il existe un service juridique voire un service assurances en parallèle, soit dans les petites structures, le services marchés gère également les assurances et les contrats gré-à-gré, et accessoirement les questions juridiques s'il n'y a pas de marché avec un avocat...

@Mighty: quel sera ton rôle? Coordonner les personnes de ton service, faire des plannings pour les marchés? (simple curiosité! )

[Marine]

coucou Marine!!

on monte un club de Super Women 

Coucou Coccy !
Oui, et même un club des Wonder Super Women 
On se fera soigner les chevilles plus tard 

[mds]

Pour ma part , création du service.
Je m'occupe de tout de a à z dès le 1er € en gros (sauf l'éxé "pure")

J'avais dans un premier temps, délégué quelques étapes pour les inférieures à 15k€, afin de ne pas brutalement décharger les services, mais on m'a fait comprendre que ça ne dérangerait personne si je m'en occupais....

Sinon je m'occupe aussi de la rédaction du règlement interne. De la veille juridique;

de l'assistance aux communes membres;

du visa administratifs des factures (après service fait) et génération des acomptes ;

de la prospective (ce que l'on pourrait améliorer) ;

et sans oublier le secrétariat (courriers et moults PV) et la réception des plis.

A terme, selon les nouvelles compétences éventuelles, etc, j'espère que le service prendra assez d'ampleur pour qu'on m'autorise un recrutement, même à mi-temps, sur une partie logistique/secrétariat par exemple.

Par ailleurs, je suis passé par d'autres CT de toutes tailles, et je peux en échanger en MP si besoin

[mighty]

Actuellement je suis responsable service MP. Donc je gère les plannings et le suivi des dossiers de mes agents + gestion des procédures MP. On a pas de secrétariat donc on se tape tout nous même. On s'arrête à la notification. Pas de suivi d'exécution et on voit rien passé question factures. On fait par contre les reconductions. Mais je songe à faire du tacite reconduction à compter des prochains pour nous décharger de tout ça car cela apporte aucune plus value 
Mais je regarde selon les possibilités à étendre les compétences du service; Au delà des MP ? Assurance...autres. je cherche des pistes

[Lolila]

tu t'ennuies mighty pour vouloir récupérer les assurances ?
Et qui s'en occupe actuellement dans ta structure ?

Perso pour l'avoir fait dans ma collectivité précédente (avec tout ce que personne ne voulait faire   ), je suis bien contente actuellement d'avoir quelqu'un de spécialisé là-dedans car le lien avec les marchés n'est pas évident (sauf les assurances liées aux travaux par exemple) et sans formation adéquate c'est une galère sans nom.

[mds]

A
Mais je regarde selon les possibilités à étendre les compétences du service; Au delà des MP ? Assurance...autres. je cherche des pistes

Certains postes sont en effet intitulés "responsables MP et assurances". Mais comme indiqué par Lolila, hormis travaux, je ne vois pas bien le rapport avec les marchés (hormis bien sur la passation du marché d'assurance en lui même). En + c'est tellement complexe, que , sauf à avoir une formation poussée dans le domaine, il est peut-être préférable de laisser cela à quelqu'un de spécialiser.

Sinon tu peux aussi prendre la compétence "juridique" si personne ne s'en occupe? dans un service MP "juriste" cela se voit parfois.

Mais si tu t'ennuies, tu peux faire sténo-dactylo. Sur le forum, je suis sur qu'on a tous plein de courriers à t'envoyer :-D

[mighty]

  je m'ennuie pas à ce point ! Et c ^pas non plus que je m'ennuie. C juste toujours être dans l'optique de développer ses compétences et celles de son service ! Donc vu que g pas la science infuse, je cherche des idées 

[mds]

je cherche des idées 

Propose la fusion de ton service MP avec le service achat et devient le grand directeur de la commande publique ,avec hélicoptère de fonction, tout ça tout ça...

[Lolila]

Donc vu que g pas la science infuse, je cherche des idées 

peut-être peux-tu regarder du côté du suivi de l'exécution puisque ce n'est pas de ressort actuellement
Connaître les difficultés d'exécution permet de s'améliorer au niveau de la passation
Et suivre le marché jusqu'au bout est en général motivant pour les troupes (c'est sûr que ça dépend des projets mais enfin...)

[Piko]

Actuellement je suis responsable service MP. Donc je gère les plannings et le suivi des dossiers de mes agents + gestion des procédures MP. On a pas de secrétariat donc on se tape tout nous même. On s'arrête à la notification. Pas de suivi d'exécution et on voit rien passé question factures. On fait par contre les reconductions. Mais je songe à faire du tacite reconduction à compter des prochains pour nous décharger de tout ça car cela apporte aucune plus value 
Mais je regarde selon les possibilités à étendre les compétences du service; Au delà des MP ? Assurance...autres. je cherche des pistes

Et pourquoi ne pas prendre en charge tout le contentieux de la commande publique (passation + exécution) ?

[Coccy]

peut-être peux-tu regarder du côté du suivi de l'exécution puisque ce n'est pas de ressort actuellement
Connaître les difficultés d'exécution permet de s'améliorer au niveau de la passation
Et suivre le marché jusqu'au bout est en général motivant pour les troupes (c'est sûr que ça dépend des projets mais enfin...)

je suis complètement en accord avec ce principe 

[Bart]

je suis complètement en accord avec ce principe 

+1

[the blonde]

je suis complètement en accord avec ce principe 

pas moi... car la gestion passe par le suivi des chantiers, la vérification quantitative et qualitative des fournitures... Bref, ca devient vite le service "3615 qui n'en veut..." Tu te cognes le recensement des besoins, les rapports d'analyse des offres, les certificats de paiement, les OS, etc. sans aucun suivi physique... car sincèrement je ne suis pas à vérifier les mètres linaires ou le nombre de robinet posé lorsque j'établis un certificat de paiement... Or pourtant si tu signes ce CP tu dois être en mesure de dire que le service a été fait!
Et je ne parle même pas de la gestion des contrats, indice de révision, intervention dans notre logiciel de gestion pour effectuer les reconductions, etc.

En revanche, tu fais la kéké pour l'installation des copieurs, et autres joyeusetés du même genre... car pour l'ensemble des services, tu deviens vite la personne qui fait tout parce que c'est un marché public.

Quant à connaitre les difficultés d'exécution c'est  extrêmement facile: le plus souvent c'est une mauvaise définition du besoin, voire pas de définition du tout,
mauvais collaborateur... j'en ai un qui a signé le décompte final, qui a fait le PV de réception, tout était OK, sauf que les travaux n'étaient pas encore réalisés... Bref, ça n'apporte pas grand chose pour la future passation ou la relance des prochains marchés...

Là tu peux me dire mais pourquoi pas établir un guide de procédure, un règlement intérieur, etc. J'ai fait, je crois bien que personne ne l'a lu... même pas ma DG puisque j'ai des post it qui me demande de faire le rapport d'analyse des offres et de le transmettre au service avant telle date... Je te dis pas comme je suis joyeuse!!!!

Pour ce qui est des assurances, avoir un service qui gère le suivi, et que ce soit celui qui a passé le marché me semble une bonne idée: sans jeter la pierre aux autres services, chez moi je crois qu'elle ne fait déjà pas la différence entre la RC et la dommages aux biens, c'est le bordel pas possible... surtout que si pb il y a, c'est toujours de ta faute... Alors si tu peux avoir une formation, il me semble opportun de tout suivre de A à Z, et comme tu lis le marché et les offres du candidats (notamment en ce qui concerne les exclusions, tu es plus apte à discuter avec les assureurs..) La dernière que l'assureur m'a faite... ça n'apparaissait pas dans leur logiciel, la personne ayant répondu étant partie en congés mat', donc n'avait sans doute rien rentré,  on n'était pas assuré. En fait si...

Mais je crois que si tu en as l'occasion, c'est d'assurer le contentieux... et progressivement étendre ton service en tant que responsable juridique, car c'est vraiment intéressant... car tu étends ton domaine de compétence en matière d'Urba, de RH...

Ou sinon, et je me dirige vers cela... mettre un cierge et espérer gagner au loto...