Organisation de votre service

[mighty]

Hello la troupe, je suis en pleine réfléxion sur la réorganisation de mon service. utilisez vous des tableaux de bords, reporting ? Quel rangement avez vous pour vos dossiers de marché et le classement de manière générale. Si vous pouvez également me transmettre les docs ce serait cool!!!!!

[Choup]

Je suis en train d'organiser tout ça chez moi, le système qui existait avant ne me plaisait pas. L'équipe précédente  avait mis en place un tableau de bord compliqué et super long, j'en voyais pas le bout.

J'ai mis en place quatre tableaux :
- un pour le suivi des procédures en cours ou je détaille les dates pour chaque étape : envoi pub, date limite de remise des offres, ouv, analyse....notification
- un pour le suivi de l'exécution pour la demande des DC6, pour les reconductions et pour le lancement de nouveaux marchés, j'ai mis en places des alertes avec des couleurs ce qui me permet de voir rapidement quel marché doit être reconduit, relancé....
- un pour la programmation des marchés à lancer
- un obligatoire puisque c'est le recensement des marchés.

Ca fait beaucoup mais c'est mieux qu'un tableau fourre tout compliqué à lire. L'avantage en tant que responsable c'est de pouvoir facilement trouver une info et savoir ou mes collègues en sont dans leurs procédures et aussi quand mon chef me demande un résumé de notre travail. En plus c'est pratique quand un collègue est absent et qu'on me demande des infos sur son dossier. Après c'est long à mettre en place, faut recenser tous les marchés et il faut aussi se discipliner et remplir régulièrement les tableaux sinon ils perdent leur intérêt.

Au niveau papier, je n'ai pas encore trop réfléchi, j'ai repris le système précédent. L'équipe précédente avait mis en place un code de couleur. Le système est pas mal mais il doit être modifié à la marge.

On a une pochette extérieure de telle couleur (couleur différente en travaux, services et fournitures). Et dans chaque pochette on a une sous pochette docs de travail, une sous pochette DCE, une sous pochette courriers, une sous pochette prestataires consultés avec les demandes de DCE et une sous pochette publicité, PV.

Une fois le marché attribué, on fait des pochettes par attributaire et on met les pièces contractuelles du marché et les pièces de la candidature.

Pour le rangement des marchés attribués, on classe sur des dossiers suspendus par type de marchés : travaux, fournitures et services. J'aimerai aussi ranger par thème : marchés informatiques, marchés d'assurances, marchés de maintenance, parce que je passe une plombe à trouver ce que je veux !! Je n'aime pas trop le rangement par dossiers suspendus, je trouve ça merdique, c'est pas très costaud et les gros dossiers tombent.

Voilà, j'ai plein d'idées mais je suis arrivée depuis moins de 3 mois dans la collectivité, j'ai déjà pas mal de boulot, l'organisationnel passe en second même si c'est important.

[mighty]

Effectivement choup g un peu la même organisation que toi au niveau des tableaux.

J'ai trois tableaux. Un pr le général reprenant les éléments vraiment important (estimation, date de remise des offres, CAO etc.)
Un pr les reconductions.

Par contre j'ai pas de code couleur. tu pourrais me donner plus de détails sur ces points là ? Idem pr la programmation des marchés à lancer. Comment fais tu ?

Pr le classement je fais également comme ça fournitures, travaux et services et par année. Ensuite je mets à jour une liste indiquant le n° de marché (1,2,3 etc.) Comment ça c bcp plus rapide à retrouver plutot que de chercher le nom du marché directement !

[Choup]

Pour la programmation, je vais indiquer les marchés programmés dans l'année. Les services de ma collectivité lors de la prépa du budget programment eux-mêmes leurs achats. Je reprends leurs données et les intègre dans un tableau. Pour l'instant, je n'ai pas commencé à le remplir, j'attends les infos de mes collègues. Je ne sais donc pas si ça va marcher.

Pour les alertes, j'utilise une astuce d'Excel : Format - mise en forme conditionnelle (pour windows 7 c'est dans accueil - mise en forme conditionnelle).

Je t'envoie sur ta boite mail mon tableau pour exemple et la méthode que j'utilise.

[Aliunda]

Bon allez je me lance

en tableau, j'ai :
- un tableau de suivi des marchés avec une feuille passation et une feuille exécution avec sensiblement les mêmes infos que vous
- un tableau planning qui reprend les infos utils genre le technicien en charge du dossier, les estimations et qui comprend aussi la fin de la procédure donc le montant attribué et la date de notif et la durée
ce document est utile essentiellement en mémoire pour les années futures
- un tableau de gestion des CAO avec dates horaires et ordres du jour
- un tableau recensement des marchés publics mais uniquement pour cette année puisque je fais partie de l'échantillon OEAP

comme CHoup, ce sont des outils utiles mais qui nécessitent une mise à jour constante

pour l'organisation pratique, on utilise des boites en plastiques rangées dans une armoire par ordre de numéro de marché cad chrono
pour les couleurs, il y a un vague code informel en gros vert c espaces verts
dans ces boites, comme Choup, des sous chemises avec pv, pub, pièces ad, pieces tech, ...
une fois que le marché est notifié, on transmet le dossier au coté exécution des marchés
et on archive les non retenus tous les 6 mois ou moins si gros marchés

voilà en gros mon organisation, ça fonctionne pas trop mal pour l'instant

[alix]

Je partage avec vous ma (des)organisation...

En tableau:
- Calendrier papier pluriannuel pour les renouvellements des marchés récurrents
- Calendrier outlook partagé pour la programmation des consultations et délais exécution (petit service, et peu d'anticipation dans les autres services et de moi aussi..., on marche bcp en flux tendu). L'outil est bien je trouve, mais je ne m'en sers pas assez pour planifier. Permet les alertes.
- Tableau de recensement

En classement (qui me convient bien)
- Pas de code couleur, on essaie juste de varier les couleurs
- Rangement par opérations pour les travaux, regroupement des marché récurrents, une armoire spécifique pour la partie suivi
- Préarchivage dès que c'est réceptionné/livré/payé, pour le plaisir de se dire, ça s'est fait
- Un dossier selection (avec chemises et sous chemises contrat/procédure) et un exécution (administratif/financier) sauf pour les marchés à bons de commande dont le suivi est fait par le service demandeur

[Kaouette]

Bonjour,

Une question pour mighty...
J'ai vu plusieurs de tes sujets et j'ai cru comprendre que tu bossais dans un PA (je bosse dans un ex-PA devenu GPM), la loose si je suis à côté de la plaque au niveau de ton établissement, bref.
A quel niveau intervient le contrôle de légalité chez toi?
Simple question car chez nous, il donne son avis/accord avant la PSM.

[kokos]

Bonjour à tous,

Etant référant marchés publics depuis peu dans ma collectivité, je dois tout réorganiser. Choup, peux tu me transmettre également ton tableau et ta méthode.
Merci.