Prise en charge déplacement

[daniel-jakson]

Bonjour à tous,

Soit un marché d'AMO <40K€ qui doit nous accompagner sur le déploiement d'un projet sur le territoire national. Nous avons l'intention de l'envoyer en déplacement pour notre compte à plusieurs reprises au cours de la réalisation de ce projet. Compte tenu du balisage de cette mission (prestations et délais), on part sur un PGF. Pour moi, les frais de transport devraient être ventilés dans l'offre mais visiblement le nombre de déplacements pourrait varier selon mes services et souhaitent donc leur rembourser les déplacements et éventuels hébergements, c'est là que ça part en sucette.

Je leur ai clairement dit que si PGF on règle ce prix et basta, pas de paiements sous le manteau à côté via des facturettes hors marché... mais ils tiennent absolument à prendre ces frais en charge... Je sais d'avance que si rien n'est prévu dans mon marché, l'agent comptable refusera de payer (ce qui me semble normal). Que faites-vous de votre côté ? J'ai bien pensé au mandat de débours mais pas sûr que ça fonctionne et surtout l'impression que ça risque d'être une usine à gaz pour un si petit marché...

Je suis preneurs de vos pratiques en la matière !

Merci et bonne journée !

[speedy]

le prix doit être déterminable donc cette partie à PU et pas aux débours réels .... pour des demndes imposées par le MOA uniquement, par exemple
prix repas midi
prix repas soir
prix nuit
prix KM compter aller retour sur GOOGLE maps ou sur Michelin par exemple

puis une petite simulation pour obtenir un DQE réaliste ...
rappel :
La pratique répandue en management de projet est d'estimer trois durées pour chaque tâche ; Optimiste, Pessimiste et Plus probable. La durée moyenne de la tâche est alors estimée à (Optimiste, + 4 x Plus Probable + Pessimiste) / 6.
içi transposable sur la quantité pour chaque PU

[hpchavaz]

J'ai bien pensé au mandat de débours mais pas sûr que ça fonctionne et surtout l'impression que ça risque d'être une usine à gaz pour un si petit marché...

Quel est votre prévisionnel concernant le montant des déplacements ?

Le marché peut être petit mais les déplacements (territoire national, à plusieurs reprises) peuvent en représenter une part non négligeables.

Donc comme Speedy.

[R.J]

Je serai un peu plus souple, si la situation l'exige. Forfaitiser des frais de déplacement pourrait être de nature à faire supporter des dépenses supplémentaires à celles effectivement supportées.

Les textes régissant les déplacements des agents peuvent être applicables aux "personnes qui interviennent pour le compte" des adminsitrations en cause.

Avec une maîtrise des déplacements par l'acheteur, et un cadre réglementaire, ça peut s'envisager et être potentiellement profitable. Et des marchés avec paiement des frais au réel, ça se voit (notamment avec l'OM).

[speedy]

avec des discussions sur le niveau de prestations et des jalousies car les collectivités paient mal ....
au forfait c'est clair ça fait partie de l'offre la mieux disante globalement  .... et pas de discussions

[Mathieu]

ou un système entre les 2 : un prix plafond au déplacement ; le déplacement est remboursé au réel, et si le réel dépasse le plafond, tant pis pour le presta

[speedy]

ou un système entre les 2 : un prix plafond au déplacement ; le déplacement est remboursé au réel, et si le réel dépasse le plafond, tant pis pour le presta

je préfère plus simple en gestion 

[R.J]

Un niveau de prestation, ça s'uniformise ... Les collectivités mauvais-payeur, pas plus que certains privés ...

Maintenant, ça se justifie essentiellement sur des prestations où les déplacements ont potentiellement un fort impact et des coûts fluctuants (d'où l'OM). Je dirais même que ça rajoute un aspect égalité de traitement en laissant ça de côté, ce qui permet de se concentrer sur l'objet principal de la prestation.

[Piko]

rappel :
La pratique répandue en management de projet est d'estimer trois durées pour chaque tâche ; Optimiste, Pessimiste et Plus probable. La durée moyenne de la tâche est alors estimée à (Optimiste, + 4 x Plus Probable + Pessimiste) / 6.
içi transposable sur la quantité pour chaque PU

Bien ce sujet, j'ai un souci similaire à daniel-jackson avec un CCAP qui indique que les frais de déplacement sont remboursés sur présentation des justificatifs, sur la base des indemnités de déplacement appliqués aux agents du PA.

Speedy, je ne connaissais pas cette méthode, mais en l'appliquant plusieurs fois (à des délais de remise de livrables, par exemple, car je le visualise moins bien pour des frais d'hôtel), le résultat tombe toujours sur le "plus probable".
Ex : optimiste (20 jours + probable 30 jours X 4 + pessimiste 45 jours) /6 = 30 jours

Je ne comprends pas bien pourquoi il faudrait une formule puisque le résultat retombe toujours sur le plus probable  
Ou alors je n'ai pas compris...

[hpchavaz]

Je ne comprends pas bien pourquoi il faudrait une formule puisque le résultat retombe toujours sur le plus probable

si ce n'est que le résultat de la formule(*) est de 185/6 soit 30,73 jours

*) de mémoire formule de Simpson revenant à assimiler la courbe à une parabole.

[speedy]

la formule donne 30.833 et si on veut moins sensible au probable on met (Opt+2 probable+ pessimiste )/4 voir même  (Opt+2 probable+ 2pessimiste )/5 ce qui donne respectivement  31.25 et  34 jours
la première formule fonctionne mieux sur les grands nombre sans faire peur  (surtout si on ne prend pas en compte les chiffres après la virgule ) , sur les petits il vaut mieux une des deux autres ....

[dominique]

Une technique possible : un accord-cadre mono-attributaire à marchés subséquents pour chacune des prestations de déplacement chiffrée à cette occasion donnant lieu à une proposition de marché subséquent à soumettre à l'acheteur.

Article R. 2162-9 du CCP

Pour les pouvoirs adjudicateurs, lorsqu'un accord-cadre est conclu avec un seul opérateur économique, les marchés subséquents sont attribués dans les conditions fixées par l'accord-cadre. Préalablement à la conclusion des marchés subséquents, le pouvoir adjudicateur peut demander par écrit au titulaire de compléter son offre.

Dominique Fausser