Secrétariat d'un concours de MOE, anonymat et AMO

[huetes]

Bonjour,
Nous intervenons comme AMO pour un maitre d'ouvrage. Nous sommes en charge de passer toutes les consultations permettant la réalisation de l'opération. Mais nous n'aons pas la main sur le profil d'acheteur du MO (ce qui est normal).

Un concours sur Esquisse a été lancé, des candidatures reçues et le 1er jury va prochainement se réunir pour sélectionner les candidats admis à participer à la phase "offres". Jusque là, tout va bien.

Ma question porte sur la dématérialisation des "offres" et le respect de l'anonymat pour la seconde phase du concours.
Le MO a son propre profil d'acheteur. C'est donc lui qui met en ligne le dossier puis qui télécharge les plis. Pour la phase candidature, cela n'a posé aucun problème.

Concernant la phase "offres" et le respect de l'anonymat: Je prépare actuellement le règlement de concours - phase "offres" et je suis bloquée.
Nous demandons (entre autre et pour simplifier):
- pour l'esquisse, des panneaux A0 (qui devront être livrés puisqu'il n'y a pas de maquette électronique)
- et les autres documents (l'AE, la répartition par cotraitant, note méthodo...) qui devront être déposés sur la plateforme de démat.

Or, comment assurer l'anonymat si une partie des documents arrivent directement chez le MO (par demat) et l'autre partie chez l'AMO (par papier) en sachant que c'est l'AMO qui assure le secrétariat du concours et l'anonymat)?

J'avais donc pensé faire livrer tous les documents directement chez nous par voie papier, mais si je dois imposer la dématérialisation même partielle des plis, comment assurer le respect de l'anonymat.....

(J'espère avoir été "claire" dans mes explications...)

Si vous avez des avis.... merci :-)

[Ponta]

Bonjour,

Ca ne me choque pas qu'il y ait :
- une partie en démat et une autre partie en physique pour l'offre,
- des adresses différentes de remises.

L'anonymat en concours est une vaste blague pour celles et ceux qui préparent et manipulent les plis.
A vous d'afficher lors du jury des plis anonymisés.

[huetes]

Je pensais faire arriver la note methodo chez le MO et le reste par voie papier chez l'AMO, donc nous.
Mais je ne peux pas assurer l'anonymat si les notes methodo qui doivent être anonymes arrivent chez le MO. Il aura forcément connaissance de qui a proposé tel ou tel projet.

Ou alors, je fais confiance à la secrétaire et je fais arriver tous les documents par demat chez le MO sauf les panneaux A0 qui arrivent chez l'AMO.
et j'arrête de me pendre la tête   

[Ponta]

Je pensais faire arriver la note methodo chez le MO et le reste par voie papier chez l'AMO, donc nous.
Mais je ne peux pas assurer l'anonymat si les notes methodo qui doivent être anonymes arrivent chez le MO. Il aura forcément connaissance de qui a proposé tel ou tel projet.

Ou alors, je fais confiance à la secrétaire et je fais arriver tous les documents par demat chez le MO sauf les panneaux A0 qui arrivent chez l'AMO.
et j'arrête de me pendre la tête   

Chacun ses responsabilités !
La secrétaire sait que l'anonymat doit être respecté. Si elle bave, elle s'en expliquera !

Pour moi, 2 solutions qui se valent :
- tout arrive chez le MO. Il vous garde au chaud les panneaux non ouverts / déballés et vous embarquez le tout, avec une clé USB. Une variante peut être l'envoi des données électroniques par site de transfert : à voir celui qui garantit la meilleure confidentialité.
- la démat arrive sur le profil acheteur et les panneaux arrivent chez vous. Pourquoi pas. Mais attention aux dates de remises, laquelle prendre en compte ? Je passe sur la catastrophe : le pli élec est à l'heure et les panneaux après le délai de rigueur. J'aime pas dissocier les lieux de remise par peur qu'un candidat ou le coursier se pointe à la mauvaise adresse.

[speedy]

idem Ponta à une nuance près
tout chez le MO puisque c'est lui qui a la main sur le profil d'acheteur
celui qui a accès à ce profil d'acheteur recoit le tout, vérifie l'anonymat donc ne participe pas aux analyses ni à la présentation en jury, assure le lien entre doc anonymes et les noms   
donne les doc anonymes  l'AMO
etc

il y a un règlement du concours signé du patron chez le MO qui donne pouvoir à une personne et une secrétaire pour l'anonymat et lui interdisant de participer aux analyses.

[huetes]

Je ne peux pas tout laisser gérer au MO: d'une part car le règlement nous a désigné pour assurer le secrétariat et l'anonymat. Et d'autre part, car la personne du MO qui réceptionne les plis ne sait pas ce qu'il faut faire en matière de secrétariat et d'anonymat.

Je pense que les 2 solutions proposées par Ponta sont envisageables: Je vais les proposer et voir ce qu'il en ressort.

Merci à tous pour votre aide 

[huetes]

et si l'AMO réceptionne tout chez lui en papier (puisque nous n'avons pas accès au profil acheteur du MO)?

C'est envisageable?

.... mais ca risque de poser problème pour l'envoi des questions et le reste....

[speedy]

doublé d'une clé USB et un engagement de relever une adresse mail bien identifiée  par exemple au minimum à 8H00 et  14H00 tous les jours ouvrés
et à vous de vous organiser pour mettre en place une équipe chargée d'assurer l'anonymat tout en étant garant du lien noms des candidats/projets anonymes ...

[Ponta]

Je ne peux pas tout laisser gérer au MO: d'une part car le règlement nous a désigné pour assurer le secrétariat et l'anonymat. Et d'autre part, car la personne du MO qui réceptionne les plis ne sait pas ce qu'il faut faire en matière de secrétariat et d'anonymat.

Soit on vous crée un accès au profil d'acheteur soit il conviendra de former a minima la/le réceptionniste.

Sinon il reste le camping chez le MO pendant les 5 jours précédant la remise des plis 

[huetes]

 

Bon, pour finaliser, voici ce qui a été acté:
- 1ere enveloppe anonyme et réceptionnée papier chez l'AMO (avec note et panneaux AO)
- 2eme enveloppe dématérialisée réceptionnée par la secrétaire du MO (avec l'AE et la répartition par cotraitant) et qui nous sera envoyée via wetransfer.

Ce n'est peut-être pas la meilleure solution mais elle se tient juridiquement.

Merci beaucoup pour votre aide et conseils 
Bonne fin de journée

[speedy]

sérieux ? la première enveloppe anonyme .....  comment vous faites le lien entre les deux enveloppes du même candidat ?

[hpchavaz]

Solution technique qui ne manquerait sans doute pas de créer des problèmes pratiques ou même juridiques mais ce dernier point n'est pas certain en cas de de sur-chiffrement.

Tout transite par la profil mais est préalablement cryptée avec un algorithme dissociant clé prive et clé publique.
L'AMO met en place le dispositif et garde la clé privée qui éventuellement ne servira que pour cette procédure
Les soumissionnaires signent si nécessaire puis surchiffrent avec la clé publique
Seul l'AMO peut accéder au contenu
En fin de procédure l'AMO remet les pièces déchiffrées ou même la clé privée si elle est spécifique à la procédure.

Je déconseille car quelqu'un va sans doute se prendre les pieds dans le tapis mais en théorie cela semble possible.

[huetes]

C'est l'AMO qui gère l'anonymat, donc pas de difficulté pour faire le lien entre les 2 enveloppes, en théorie.

[speedy]

C'est l'AMO qui gère l'anonymat, donc pas de difficulté pour faire le lien entre les 2 enveloppes, en théorie.

ce n'est pas ce que vous avez écrit plus tôt

 

Bon, pour finaliser, voici ce qui a été acté:
- 1ere enveloppe anonyme et réceptionnée papier chez l'AMO (avec note et panneaux AO)
- 2eme enveloppe dématérialisée réceptionnée par la secrétaire du MO (avec l'AE et la répartition par cotraitant) et qui nous sera envoyée via wetransfer.

Ce n'est peut-être pas la meilleure solution mais elle se tient juridiquement.

Merci beaucoup pour votre aide et conseils 
Bonne fin de journée

expliquer moi comment ça va se faire en pratique  .....  quel lien entre les deux envois /réception ? vous ne perdez pas l'anonymat ?