gestion des contrats hors procédure marchés public

[raffalli2]

Bonjour, suite à ma prise de poste je dois travailler sur un guide achats

je reflechis entre autres  a la repartition des rôles entre service commande publique et les autres directions.

actuellement lorsqu'on est en dessous des seuils de 40 000 € HT, le service opérationnel gère ses achats, et parfois le contrat qui est passé avec le fournisseur.

Je voulais savoir vos pratiques  :

aucun rôle pour le service achats marchés

simple information pour  le service achats marchés

si le service ou l'entreprise veut faire un contrat , ca passe par le service achats marchés

le service achats intervient mais que par rapport a un seuil ex 25 000 € (qui represente deja un beau montant et en outre correspond au seuil des données essentielles.

perso j'envisage de récupérer la gestion de ce type de contrats , quitte a faire parfois des contrats avec conditions generales d'achats mais exclure (pour ne pas a avoir tout gérer) les subventions et contrats de prestations artistiques.

merci de vos conseils et retours d'expériences 

[Ponta]

Bonjour,

Ma pratique (pour une ville à 50 000 000 € de budget incluant invt + fonctionnement) :

En deça de 40 000 € HT, pas de contrôle ou d'information du service marchés.

Mais il y a, a posteriori, une étude annuelle des dépenses réalisées en regardant le livre budgétaire par fournisseur. Cela permet de pointer les achats récurrents et/ou onéreux. Par onéreux, j'entends plus de 20 000 € HT annuels ou pire au-delà des 40 000 € HT.

Pour les achats récurrents et les achats au-delà des 40 000 € HT, un marché est mis en place le cas échéant.

[hpchavaz]

Il n'y a pas que le respect du CCP mais également la gestion des risques :

- contrats présentant une nouveauté (dans la passation, dans la nature de la prestation ou dans certaines clauses)

- contrats stratégiques ou critiques :
. nécessité de maintien de la prestation (le montant peut être ridicule d'une part en valeur absolue et d'autre part en valeur relative par rapport au risque de rupture)
. autres contrats stratégiques en raison des effets d'une mauvaise prestation

- contrats nécessitant une attention particulière :
. assurances
. sous-traitance au sens RGPD
. engagements post contrat
etc.
. contrats qui pourraient s'apparenter à de la mise à disposition de personnel

- contrats avec effet sur des contrats aval : exemple maîtrise d'oeuvre

- contrats avec effets posts contrats :
. responsabilités aval : maîtrise d'oeuvre (décennale, etc.)
. limitation éventuelle des mises en concurrence ultérieures (dépendance, ....)
etc.

J'en oublie et encore cela n'est qu'en se limitant en se limitant au seul aspect contractuel, mais d'autres aspects doivent être également pris en compte notamment compliance.

[fanchic]

Il faut pouvoir computer les seuils :
- Soit a chaque demande d'achat
- soit en amont pendant la prépa budgétaire

[Ponta]

simple information pour  le service achats marchés

C'est une possibilité. Mais ne risque-t-on pas de vous "enquiquiner" quand il y aura un problème en vous reprochant de ne pas avoir alerter ou agi ?

si le service ou l'entreprise veut faire un contrat , ca passe par le service achats marchés

Je recommande. C'est toujours bien de vérifier. Il peut y a voir des clauses avec durée "éternelle" sur simple reconduction tacite.

quitte a faire parfois des contrats avec conditions generales d'achats

Les CGV sont un socle minimal. Je vous y encourage. Ca peut résoudre certaines situations problématiques.


Enfin, voir et valider/faire un marché pour chaque achat, est très chronophage pour vous et particulièrement enkylosant pour les services utilisateurs. Je déconseille. Vous allez faire que ça, de toutes vos journées. Et vous allez prendre des missiles du genre : "c'est trop lent", "c'est trop compliqué", "je sais pas faire le contrat"....
Il convient de travailler en harmonie ou en bonne intelligence avec les autres services. A vous de voir où placer le curseur pour le bon fonctionnement de votre structure.

[cmpcchoette]

Bonjour
chez nous en dessous de 40 000 € (ce qui suppose un vrai recensement des besoins... ce qui est loin d'être le cas mais bon), les services font une consultation de 3 fournisseurs, que je valide, avec expression de besoin et mini cahier des charges si necessaire, puis BDC avec renvoi à des conditions générales d'achat.
si contrat du fournisseur, je le valide
bon tout ça c'est la théorie mais beaucoup de choses m'échappent