réussir à obtenir des offres performantes via la rédaction des pièces techniques

[math]

Hello,

je suis en plein brainstorming avec moi-même sur la rédaction d'un CCTP (en FCS) et du cadre de réponse technique s'y rapportant.
En clair, le CCTP est tellement détaillé qu'analyser des offres revient à cocher des cases  oui/ non à chaque item. Et nous sommes d'accord qu'un item manquant = offre irrégulière.
Le cahier des charges n'offre donc que très peu de leviers d'optimisation, et il suffira que l'offre soit conforme en tous points pour obtenir une très bonne note.

Aussi, j'essaie de catégoriser et d'organiser les exigences du CCTP, afin de faire émerger des leviers de performance pour les entreprises.

Que pensez-vous de la classification suivante des exigences du CCTP :

- obligation de moyens impérative : l'exigence est absolue, une offre qui ne correspondrait pas serait irrégulière (à éviter au max car élève le risque d'infructuosité)
- obligation de moyens minimale : le CCTP fixe une exigence minimale mais l'entreprise est encouragée à faire mieux dans son offre (dans le cas une offre qui se limiterait aux exigences du CCTP serait notée à 1)
- obligation de résultat : le choix des moyens est laissé à la libre appréciation des candidats, ils seront notés sur leur efficacité, performance, efficience. (= cahier des charges fonctionnel)
et dans les obligations de résultats on peut identifier des obligations impératives, et minimales (exemple : pour les délais).

Le but étant d'utiliser cette grille de lecture pour balayer le CCTP avec les directions prescriptrices, pour éviter des cahiers des charges trop verrouillés et essayer de favoriser les offres avec une plus value.

Qu'en pensez-vous?  est-ce que la démarche vous semble pertinente? la pratiquez vous avec vos directions prescriptrices?

Je vous remercie par avance pour vos retours!

[Ponta]

Bonjour,

Pour les différentes obligations, pourquoi pas.

Pour le détail du CCTP, c'est à double tranchant et tout dépend du contexte et du marché.

Tout régir est utile pour l'application de pénalités par exemple.

Seulement tout verrouiller ne risque-t-il pas de restreindre la concurrence ? A hyperdétailler, n'exigez-vous pas qu'un seul produit ou une seule façon de faire ? N'allez-vous pas rebuter les candidats qui respectent à 95 % le CCTP  et vous exposez à peu d'offres ?
Vous expliquez que l'hyperdétail revient à dire l'offre est recevable ou non, que la valeur technique est un critère inutile. C'est ennuyeux de neutraliser ce critère ?

Le mieux est parfois l'ennemi du bien.

[speedy]

en FCS le mélange d'obligations de moyens et de résultats est vraiment bizarre, je ne comprends pas

[math]

C'est que ça doit être aussi un peu embrouillé dans ma tête... il faut que je révise mes bases. 

[speedy]

En clair, le CCTP est tellement détaillé qu'analyser des offres revient à cocher des cases  oui/ non à chaque item. Et nous sommes d'accord qu'un item manquant = offre irrégulière.
Le cahier des charges n'offre donc que très peu de leviers d'optimisation, et il suffira que l'offre soit conforme en tous points pour obtenir une très bonne note.

oui mais c'est l'examen de conformité  et non l'analyse technique des  "plus"  donc ne rentre pas dans la notation !!!

Que pensez-vous de la classification suivante des exigences du CCTP :

- obligation de moyens impérative : l'exigence est absolue, une offre qui ne correspondrait pas serait irrégulière (à éviter au max car élève le risque d'infructuosité)
- obligation de moyens minimale : le CCTP fixe une exigence minimale mais l'entreprise est encouragée à faire mieux dans son offre (dans le cas une offre qui se limiterait aux exigences du CCTP serait notée à 1)

quelle différence car dans les deux cas si pas bon c'est l'exclusion, non ?  c'est une garantie pour l'approvisionnement et le service, mais pas sur  le niveau de performance de la fourniture

- obligation de résultat : le choix des moyens est laissé à la libre appréciation des candidats, ils seront notés sur leur efficacité, performance, efficience. (= cahier des charges fonctionnel)
et dans les obligations de résultats on peut identifier des obligations impératives, et minimales (exemple : pour les délais).

c'est içi que l'analyse et la notation prend son ampleur   et vous laissez le choix des moyens il ne faut pas mettre la barre très haut sur les moyens minimaux impératifs  sinon vous videz en partie la possibilité de noter  ...

[Michel]

Il faut surtout à chaque exigence du CCTP se poser la question : est-ce notre besoin ?       ou bien une des solutions à notre besoin ?
détailler les vrais besoins : OK et même "obligatoire" ; mais ne donnez pas par défaut de solution , c'est à l'OE de proposer ses solutions. 

[hpchavaz]

Il faut surtout à chaque exigence du CCTP se poser la question : est-ce notre besoin ?       ou bien une des solutions à notre besoin ?
détailler les vrais besoins : OK et même "obligatoire" ...

C'est effectivement la bonne question.

...c'est à l'OE de proposer ses solutions.  

Cela dépend de la nature du besoin et de ce que l'on entend par besoin :

Exemple :

En travaux : 1/ il y a un maitre d'oeuvre dont la mission est la description plus ou moins détaillée d'un projet répondant au programme (phase PRO), 2/ les ouvrages ont une vie très longue, leur pérennité est un sujet primordial or le retour d'expérience est nécessairement long : une description détaillée est donc communément pratiquée (sinon on est dans la variante large ou dans a conception réalisation)

En SI la description fonctionnelle est courante mais d'autres contraintes (comme la maintenabilité)  peuvent conduire à plus ou moins encadrer les solutions.

Dans tous les cas (notamment fournitures équipements) la maintenance a souvent une importance primordiale, l'hétérogénéité du "parc" présente des contraintes (mais a notamment comme avantages de répartir les risques et de permettre le maintien de la concurrence)

Quant à cette concurrence, la question n'est pas tant celle de ne pas la limiter mais de savoir la maintenir à un bon niveau sur le long terme.
Ce point est souvent passé sous silence dans les politiques d'achat ou plus exactement l'objectif affiché ne se traduit systématiquement dans des décisions opérationnelles.

[dominique]

Je vais être sympa : ci-joint deux corrigés d'exercices que je donnais il y a 14 ans en formation management de la commande publique qui sont de ma conception , après avoir laissé les stagiaires travaillés et échangés sur ces tableaux sans les réponses. Échanges d'ailleurs toujours très intéressants :
- Distinguer les caractéristiques d'achat qui s'adaptent le mieux à l'un ou l'autre des processus de rédaction entre "Descriptif technique en termes de moyen à mettre en œuvre - normalisation" et "Descriptif technique de résultat en performances ou d'exigences fonctionnelles.",
- Puis sur deux exemples pratiques
Si vous l'utilisez, merci d'y laisser mon nom
Dominique Fausser

[math]

Un grand merci c'est très aimable à vous!! 

[fanchic]

Le cahier des charges n'offre donc que très peu de leviers d'optimisation, et il suffira que l'offre soit conforme en tous points pour obtenir une très bonne note.

Non une offre simplement conforme obtient 0

[M.Tartempion]

Non une offre simplement conforme obtient 0

ça dépend du point de vue  mais la chose qui est sûre c'est qu'un critère qui porte sur des exigences bordées au CCTP n'a aucun intérêt. J'ai pourtant l'impression que c'est la norme, au point que parfois les opérationnels, les MOE se contentent de commentaires du style "fiche technique fournie : 20", "méthodologie décrite : 20" 

[math]

Non une offre simplement conforme obtient 0

Je ne suis pas vraiment d'accord, mais j'ai vu qu'il y avait un fil de discussion très étoffé et très intéressant sur le sujet!
.

[fanchic]

ça dépend du point de vue  mais la chose qui est sûre c'est qu'un critère qui porte sur des exigences bordées au CCTP n'a aucun intérêt. J'ai pourtant l'impression que c'est la norme, au point que parfois les opérationnels, les MOE se contentent de commentaires du style "fiche technique fournie : 20", "méthodologie décrite : 20" 

Non c'est la règle.
Dès lors qu'une offre irrégulière n'est pas notée, une offre simplement conforme a forcément 0
Mais en effet, les opérationnels, la plupart du temps ne recherchent pas l'offre économiquement la plus avantageuse, juste celle qui est conforme

[hpchavaz]

Le problème provient souvent d'une insuffisance (courante) dans la description des critères.

Quand l'on écrit  que la qualité  est "apprécié selon les pièces fournies ", on n'a rien défini.

[M.Tartempion]

Si c'est présenté comme un niveau minimal ça se discute (relativité par rapport aux autres offres présentées), si le CCTP est tellement bordé que de toute façon les offres ne peuvent qu'être conformes ou irrégulières je vois pas pourquoi on irait mettre un 0 alors qu'on est pas capables de prévoir des critères corrects et de faire une analyse digne de ce nom ...