Tableau de suivi de vos contrats

[mighty]

Coucou les amis ! Petit sujet qui pourrait intéresser beaucoup. Dans le cadre de nos fonctions achats, marchés publics, nous avions toujours des centaines de contrats à suivre en cours d'exécution. Avec des reconductions, des dates de fins etc.
Comment suivez vous toutes ces dates ? Avec quel outil ? Merci pour vos retours d'expériences

[MP339875]

Un bon vieux tableur Excel

[speedy]

bloc papier + crayon graphite + gomme 
puis tableur excel 
puis basculement envisagé sur "logiciel marché" intégré du commerce....

et limiter le nombre d'évènements à suivre pour pénalités ....

[mighty]

Le coup du papier, j'ai ri 
Sur le tableau excel vous faîtes comment pour avoir vos alertes et vos points de vigilances ?

Sur l'outil du commerce c'était genre quoi ?

[Mathieu]

exemple en PJ

avec le tri des données/filtrage des colonnes on trouve facilement les échéances qui approchent

[speedy]

Le coup du papier, j'ai ri 
Sur le tableau excel vous faîtes comment pour avoir vos alertes et vos points de vigilances ?

un collègue avait développé un outil pour les dates clés dont le délai global
point de départ plus délai plus os + avenants= date contractuelle  plus couleur cellule  (orange si atteinte dans 2 mois, rouge si dépassée ) plus date de doc de preuve rouge si date atteinte sans date de remplie , vert si doc établi.......

Sur l'outil du commerce c'était genre quoi ?

les logiciels de marché , la plupart à modules rédact, passation, suivi financier et administratif ...   par des éditeurs bien connus comme M de  polo  de Axxou des logiciels de compta d'opérations G de projet de Pxxx

[calisa]

Bonjour ☺

Comme beaucoup : un fichier excel.
Pour les dates / échéances : une couleur flashy, reprise en début de colonne, qu'on actualise avec la fonction tri.

[mighty]

OK merci pour les infos et les outils partagés ! Si d'autres veulent réagir n'hésitez pas. Personne n'a créé un outil avec internet par exemple ou un truc stylé ?  

@mathieu : cet outil est bien. tu as deux tableaux donc ? Un pr la procédure de passation, un autre pour l'exécution ?
La difficulté de ton outil c'est qu'il n'y a pas une alerte automatique; Cela oblige à faire une action sur ton tableau. SI on zappe on est foutu. NON ?

[speedy]

idem
la problématique c'est la mise à jour des tableaux et la sophistication des formules pour tenir compte des modifications du contrat !

[Mathieu]

oui il faut allez voir régulièrement, utiliser le tri des données pour classer les marchés par date (de reconduction, de fin...)

rien d'automatique

[fanchic]

La difficulté de ton outil c'est qu'il n'y a pas une alerte automatique; Cela oblige à faire une action sur ton tableau. SI on zappe on est foutu. NON ?

Est-ce bien une difficulté, 2 fois par semaine d'ouvrir son tableau de bord EXCEL pour vérifier si des cellules ne sont pas devenues rouge?
Je ne crois pas

[speedy]

plan de charge car l'ouvrir et regarder c'est bien, le tenir à jour et donc obtenir les infos c'est mieux .....

[Michel]

le tenir à jour et donc obtenir les infos c'est mieux .....

  +1       mais quelques soit l'outil, il faudra bien le tenir à jour ! 
sauf à avoir un outil très "intuitif" et accessible par tous sur son smartphone       mais je n'en connais pas !

[speedy]

tout à fait, l'objectif de passer d'Excel à un autre outil c'est de diminuer les doubles voir triples saisies et même plus ....

[Ponta]

Est-ce bien une difficulté, 2 fois par semaine d'ouvrir son tableau de bord EXCEL pour vérifier si des cellules ne sont pas devenues rouge?
Je ne crois pas

+1.

C'est un outil vital dans l'activité.

Sinon il y a aussi l'option de ne plus faire de marché à reconductions expresses.