Limite entre (insuffisante) définition du besoin et recherche d'efficacité

[lilou]

Bonjour,

Dans le cadre d'un MAPA de service (étude) les opérationnels souhaitent effectuer des auditions avec les x meilleurs candidats afin de recadrer leurs réponses (a priori la réponse attendue sort du cadre usuel de la profession).

Afin de ne pas faire travailler les candidats pour rien, j'envisage plutôt de recourir à une consultation restreinte ; et de rencontrer les candidats retenus après envoi du DCE et avant remise des offres pour leur expliquer plus précisément nos attentes (à l'instar de ce qui se pouvait se pratiquer en concours Moe avec la séance de Q/R sur site).

Avez-vous déjà pratiqué? est-ce ouvrir la voie aux recours ultérieurs, cela ne pourrait-il pas être taxer d'insuffisante ou mauvaise définition du besoin?

[speedy]

sur le principe je ne vois pas d'objection pour la légalité d'un tel processus
la difficulté est le respect de l'égalité de traitement entre les candidats admis à remettre une offre
si vous les recevez séparément vous allez prouver comment  cette égalité de traitement ? donc tous ensemble ...
vous allez retranscrire les échanges  avec une diffusion à tous ?
faisable mais engrangez des billes pour vous défendre au cas où....  convocations en RAR (NB limité par candidat) , feuille de pointage, compte rendu diffusé en RAR
nota RAR ou par le profil d'acheteur, des preuves !!!

[Ponta]

Bonjour,

Pourquoi ne pas formaliser d'ores et déjà vos attentes, vos objectifs ? Puisqu'ils semblent déjà connus.
C'est curieux de le faire une fois des candidats retenus.

[lilou]

J'étais effectivement partie sur une réunion commune pour garantir l'égalité de traitement et la transparence, surtout en cas de question de l'un d'entre eux... avec tous les risques inhérent à la réunion de (par exemple) 5 candidats.
Mais dans la balance des risques, dans le dernier cas, ils pèsent moins lourds.

[speedy]

à PONTA : tu as raison  mais des commentaires, surtout s'il y a des variantes autorisées à cadrer ou des interfaces informatiques pour les livrables
le secteur de l'étude  n'étant pas défini, la réponse est un peu généraliste sur la légalité ...

[lilou]

Bonjour,

Pourquoi ne pas formaliser d'ores et déjà vos attentes, vos objectifs ? Puisqu'ils semblent déjà connus.
C'est curieux de le faire une fois des candidats retenus.

Des dires des mes opérationnels, les bureaux d'études vont foncer tête baissée sur la lecture qu'ils font du cahier des charges et du besoin (avec reformulation à leur sauce le cas échéant).
J'avais éventuellement pensé à adjoindre au DCE une "notice" des attentes sortant du champ habituel de la profession... je n'ai pas eu des masses de succès avec cette proposition...

[lilou]

Des dires des mes opérationnels, les bureaux d'études vont foncer tête baissée sur la lecture qu'ils font du cahier des charges et du besoin (avec reformulation à leur sauce le cas échéant).
J'avais éventuellement pensé à adjoindre au DCE une "notice" des attentes sortant du champ habituel de la profession... je n'ai pas eu des masses de succès avec cette proposition...

on est dans le cadre d'étude de programmation (avec volet paysager...diagnostic de site, programmation de l'espace...)

[speedy]

alors à quelle étape ? une nécessité d'éclairer les candidats dans le cahier des charges
1 défrichage
2 recherche de trois solutions détaillées avec objectifs, étapes, chiffrage et planning
3 rédaction d'un programme pour ensuite mettre en concurrence les MOE?
4  un mixt de tout ça

?  votre cahier des charges doit être explicite sur vos objectifs,  les livrables et aussi sur les études existantes préliminaires ....

[Michel]

cela ne pourrait-il pas être taxer d'insuffisante ou mauvaise définition du besoin?

      OUI         et hélas "comme beaucoup" 

[Ponta]

sur le principe je ne vois pas d'objection pour la légalité d'un tel processus
la difficulté est le respect de l'égalité de traitement entre les candidats admis à remettre une offre
si vous les recevez séparément vous allez prouver comment  cette égalité de traitement ? donc tous ensemble ...
vous allez retranscrire les échanges  avec une diffusion à tous ?
faisable mais engrangez des billes pour vous défendre au cas où....  convocations en RAR (NB limité par candidat) , feuille de pointage, compte rendu diffusé en RAR
nota RAR ou par le profil d'acheteur, des preuves !!!

+1.
Par exemple, avec une procédure restreinte, il faudrait envisager de fournir dès la phase de recherche des candidatures, un "dossier d'appel à candidature" fourni. Il contiendrait :
- les fameux objectifs, un préprogramme, les attendus,...

Et après sélection des candidats admis à remettre une offre, faire une audition/réunion de cadrage/espace de dialogue avec les candidats retenus puis lancement de la phase offre avec remise du DCE "retouché après les échanges avec les candidats".

Non ?

[TpF]

Bjour,

A mon sens, un cahier des charges de consultation ne peut pas être "évolutif"
Ni dans le sens + sur une direction ni dans le sens - vers une autre
et pas plus vers le plus précis
Je dois être en possession de tous les paramètres pour candidater, sinon, il y a distorsion de concurrence et je flaire le favoritisme.

Une règle : définir le besoin comme les critères de choix et s'y tenir !

Dans toutes les autres situations vous compensez une insuffisance du DCE par une prise de risque juridique.
Le favoritisme n'est pas loin.

[speedy]

pour une fois je te trouve très dur sur ce point .... car les procédures négociées sont autorisées et s'il n'y a pas de grain à moudre alors il faut passer par les AO !

[max]

Bonjour,

Dans le cadre d'un MAPA de service (étude) les opérationnels souhaitent effectuer des auditions avec les x meilleurs candidats afin de recadrer leurs réponses (a priori la réponse attendue sort du cadre usuel de la profession, ils sont forts vos opérationnels ils savent déjà que les réponses seront à recadrer... si le besoin est mal défini oui, sinon avec un bon cahier des charges définissant le besoin, attente, objectif etc... les candidats ne seront pas à recadrer).

Afin de ne pas faire travailler les candidats pour rien, ça c'est le problème des candidats et ne vous préoccupez pas du travail qu'ils vont faire pour répondre ceux qui veulent le marché vont répondre et travailler, j'envisage plutôt de recourir à une consultation restreinte ok plus long mais possible au niveau sourçing ça donne quoi, combien de candidats potentiels moins de 5? plus de 10? combien vous en sélectionnez et comment? ; et de rencontrer les candidats retenus après envoi du DCE (le DCE est à joindre dès la phase candidature, cahier des charges, CCAP...)et avant remise des offres pour leur expliquer plus précisément nos attentes (à l'instar de ce qui se pouvait se pratiquer en concours Moe avec la séance de Q/R sur site).

on est dans le cadre d'étude de programmation (avec volet paysager...diagnostic de site, programmation de l'espace...) Donc rien d'exceptionnel a priori, la France ne manque pas de programmistes et de BET paysagistes et en général ils savent faire

Avez-vous déjà pratiqué? est-ce ouvrir la voie aux recours ultérieurs, cela ne pourrait-il pas être taxer d'insuffisante ou mauvaise définition du besoin?

A la rigueur un dialogue compétitif aurait plus de sens si vous ST ne connaissent pas le moyens à mettre en œuvre pour atteindre l'objectif

[speedy]

ce type de dossier est itératif, la collectivité (pour ne pas dire les élus décideurs) ne sait pas encore exactement ce quelle veut, en réalité  elle veut des études d'aide à la décision. C'est pour ça que j'ai posé des questions sur le stade d'avancement de s étude et de la réflexion ...

[TpF]

pour une fois je te trouve très dur sur ce point ....

Tu as sans doute raison, j'ai en tête une opération où je n'avais pas fait répondu à la consultation de Moe, au vu du dossier, l'opération ne semblait pas motivante et un peu floue.
Et puis maintenant, je vois un de mes collègues concurrent réaliser un ouvrage qui n'a pas grand chose à voir avec ce qui était annoncé.