Organisation Commande Publique grosses collectivités

[Dorca]

Bonjour à tous,

J'aurais souhaité avoir des infos sur l'organisation et le mode de fonctionnement de la Commande Publiques propres aux grosses collectivité (type CD et CR) pour ceux qui pourraient faire un petit retour d'expérience.

Ci-dessous, une petite liste de question non exhaustives :

1) Comment la commande publique est-elle organisée chez vous (un service dédié, des pôles au sein de chaque direction)? Si oui taille du service dédié (nombre de juriste, gestionnaires,...)?

2) Dans le quotidien, pour ceux fonctionnant en service, comment sont répartis les dossiers entre agents (par thématique de prédilection par juriste (l'un ne faisant que des travaux, l'autre que du service,...) ou plutôt au fil de l'eau)?

3) La répartition des missions des agents (mission des juristes, gestionnaires, assistants,...) où commence les missions des uns et s'arrête celles des autres?

4) Le rôle du responsable du service/pôle (relecture de l'ensemble des DCE traités par les agents pour validation, autonomie assez large et tâches plus manégériales dans la répartition des missions et la gestion des priorités, dossiers sensibles,...).

Cela fait beaucoup d'interrogation mais cela me serait bien utile (sans doute à très court terme) d'avoir quelques retours.

Merci à ceux qui prendront le temps de contribuer

Bonne fin de journée et reprise pour certains peut-être.  

[Mp01]

Bonjour,

Je ne peux répondre à vos interrogations mais les réponses m'intéressent

[Healfe]

Allez, je me lance, en espérant que je rentre dans vos critères de "grosse collectivité".

Département d'environ 600.000 habitants,

1) Au sein d'une direction "Finances et Achat" se trouve le service "Achats et commande publique", comprenant 8 agents : 1 conseiller achat, 3 gestionnaires, 1 juriste (moi-même), 2 assistantes marchés, et une chef qui chapeaute le tout.

2) Les dossiers nous parviennent sur une boite mail commune au service : soit la chef nous dirige certains dossiers en fonction de nos affinités pour 80% du temps (pas de spécialités bien arrêtées cependant, tout le monde est susceptible de tout voir à un moment donné), soit on pioche dedans en précisant que le dossier est pris par nous (pour les 20% restants, c'est une pratique marginale).

3) Je reprends ma décomposition du service exposée au 1) :
     - le conseiller achat s'occupe du pilotage, de l'évaluation et du suivi de la programmation des achats ;
     - les gestionnaires sont en charge de l'instruction et de l'élaboration des DCE et de la gestion des procédures de passation ;
     - le juriste gère les dossiers nécessitant une expertise juridique, les pré-contentieux et contentieux (le moins possible, évidemment !) et également l'instruction et l'élaboration des DCE avec les gestionnaires ;
     - les assistantes gèrent les pièces d'exécution des marchés, mettent en GED, transmettent au contrôle de légalité et préparent les CAO.

Tous les agents ont un rôle commun : le conseil et l'assistance aux services et directions.

4) La chef de service répartit les dossiers entre les agents, mais elle en prend également. Les gros marchés à lancer/à traiter sont vus avec elle, et elle donne l'ordre de priorité dans la gestion des dossiers. Elle gère également le côté managérial, comme tout chef de service.


En espérant que ces petites réponses conviennent, bonne journée !

[fanchic]

On est dans une commune de 55 000 hab, c'est limite pour intégrer vos critères

1/ un service en charge de la mise en musique administrative des contrats de la CP, sous la direction des finances. Un responsable, 3 gestionnaires, 2 assistant.es

2/ Une demande d'achat transite des finances validant la disponibilité des crédits. Dès réception de cette DA, prise de contact avec le service demandeur pour qu'il transmette ses besoins. Le cas échéant, une réunion est organisée pour caler planning, reformulation, choix de la structure d'achat, mise en commun avec d'autres services, voir d'autres organismes pour groupement de commande...
Pas de spécialisation dans des segments d'achat, chacun peut être amené à assurer de la MOE, de la fourniture courante, des travaux...

3/ le responsable supervise et au besoin met les mains dans le cambouis (bref rédige), pilotage, tableau de bord, stats, réunions, formation, veille, cadrage docs types
les gestionnaires rédigent les pièces administratives, questionnent sur la parties techniques, assurent la phase passation
les assistant.es assurent la logistique (courrier, appel, GED, pièces fiscales et sociales, démat), le contrôle de légalité, les avenants et sous-traitance

4/ le responsable a tendance à opérer une relecture de tous les dossiers mais le fait de moins en moins car les erreurs relevées à son arrivée persistent encore quelques années plus tard. Pour responsabiliser les gestionnaires, ils les laissent dorénavant gérer eux mêmes leurs erreurs, ils apprendront mieux en observant les conséquences