Charge de travail, nombre de procédures

[Happier]

Bonjour,

Par curiosité je cherche à me faire une idée de la charge de travail dans les services MP ; je sais qu'un nombre de procédure en tant que tel ne révèle pas forcément toute la charge de travail qu'il y a derrière (allotissement, nature et complexité des procédures, relations avec les services) mais c'est pour avoir une première idée. Dans mon cas j'aurais géré environ 25-26 procédures à la fin de l'année avec environ 40% de procédures formalisées et le reste en adapté (hors procédures avenants) qui comprennent rédaction du DCE, de la pub, ouverture des plis, analyse du prix, courriers de précisions et de négo éventuelles, participation aux négociations et présentation en commission, courriers OR-ONR, rapport préf, notif (pas la saisie comptable).

J'ai une collègue qui est montée à plus de 30, et on est tous sous l'eau. Je me demande comment c'est ailleurs..?

[Ponta]

Bonjour,

40 procédures par an (1 AO et le reste en MAPA avec négo).
+ gérer tous les sinistres d'assurances
+ veille juridique

[NIKAL]

Mon record c'est 86 marchés notifiés sur une année tout seul comme un grand.

Cela dépend beaucoup de la diversité des marchés à traiter également. 85% des procédures lancées chez nous sont pour un objet similaire.

Et cela dépend aussi de la répartition des tâches avec les autres services. Les opérationnels sont assez autonomes sur la rédaction des pièces par exemple. Je suis surtout en relecture.

[Happier]

Bonjour,

40 procédures par an (1 AO et le reste en MAPA avec négo).
+ gérer tous les sinistres d'assurances
+ veille juridique

Mon record c'est 86 marchés notifiés sur une année tout seul comme un grand.

Cela dépend beaucoup de la diversité des marchés à traiter également. 85% des procédures lancées chez nous sont pour un objet similaire.

Et cela dépend aussi de la répartition des tâches avec les autres services. Les opérationnels sont assez autonomes sur la rédaction des pièces par exemple. Je suis surtout en relecture.

ah oui donc je suis un ptit rigolo avec mes 26 procédures *_* (bon par contre les services ne sont pas vraiment autonomes de notre côté, il nous arrive de faire les CCTP quand c'est pas les analyses... !)

[Happier]

Mon record c'est 86 marchés notifiés sur une année tout seul comme un grand.

Cela dépend beaucoup de la diversité des marchés à traiter également. 85% des procédures lancées chez nous sont pour un objet similaire.

Et cela dépend aussi de la répartition des tâches avec les autres services. Les opérationnels sont assez autonomes sur la rédaction des pièces par exemple. Je suis surtout en relecture.

86 comprenant tout de la rédaction du DCE à la notification par la même personne ? *_*

[mighty]

Apparemment non, il est en relecteur

Nous sommes trois au services. On gère en moyenne une soixantaine de procédure dans laquelle on accompagne à l'écriture du besoin, la passation, les courriers, la négo jusqu'à l'attribution. En fait je trouve que cela prend un temps incroyable car à chaque étape, il y a une multitude de micro tâches à faire...

En moyenne mes deux juristes gèrent entre 20 et 25 procédures par an. Ce qui amène avec moi à une cinquantaine. Ce qui donne par exemple l'année dernière 160 Contrats (lots). On est à 60% de MAPA et MNSC et 40% de AOO.

A côté de ça on essaie de monter des projets (guide, réunions de sensibilisation) et de participer à des réseaux, benchmark, retour d'expérience, groupe de travail.

Bref, on est bien loti question travail mais cela reste confortable

[Ponta]

Tout dépend des partenaires.

J'ai un responsable espaces verts avec qui les CCTP et les analyses sont rapides et pro.
Par contre, j'ai un responsable bâtiments qui me fait un tableau de calcul excel avec 180 lignes en comparant chaque prix de chaque ligne du BPU quand j'ai prévu une simple règle de trois sur le DQE..... Le même m'envoie régulièrement 27 versions du CCTP parce qu'il a des fulgurances chaque jour. D'ailleurs avec les marchés suivis par cette personne, c'est la foire aux avenants, courriers de mécontentement et autres tellement c'est bien ficelé.

[Happier]

Apparemment non, il est en relecteur

Nous sommes trois au services. On gère en moyenne une soixantaine de procédure dans laquelle on accompagne à l'écriture du besoin, la passation, les courriers, la négo jusqu'à l'attribution. En fait je trouve que cela prend un temps incroyable car à chaque étape, il y a une multitude de micro tâches à faire...

En moyenne mes deux juristes gèrent entre 20 et 25 procédures par an. Ce qui amène avec moi à une cinquantaine. Ce qui donne par exemple l'année dernière 160 Contrats (lots). On est à 60% de MAPA et MNSC et 40% de AOO.

A côté de ça on essaie de monter des projets (guide, réunions de sensibilisation) et de participer à des réseaux, benchmark, retour d'expérience, groupe de travail.

Bref, on est bien loti question travail mais cela reste confortable

Ah ça se rapproche de ce qu'on a nous aussi et je suis d'accord il y a un nombre de tâches incroyables à chaque étape. Du genre les analyses de prix avec des BPU de fournitures à rallonge et je ne sais combien d'offres *_* Les courriers de précisions, les négociations (des demi-journées ou journées entières quand c'est en plus en face à face avec les compte-rendus qui suivent), les délibérations à rédiger etc. Nous on fait quelques sessions de formation à destination des services, mais concernant la veille juridique et benchmarking ça passe malheureusement à la trappe !

[Happier]

Par contre, j'ai un responsable bâtiments qui me fait un tableau de calcul excel avec 180 lignes en comparant chaque prix de chaque ligne du BPU quand j'ai prévu une simple règle de trois sur le DQE..... Le même m'envoie régulièrement 27 versions du CCTP parce qu'il a des fulgurances chaque jour. D'ailleurs avec les marchés suivis par cette personne, c'est la foire aux avenants, courriers de mécontentement et autres tellement c'est bien ficelé.

Mdr !  ça je connais bien !!! Ou quand on apprend 10 minutes avant de publier que "ah non mais là c'est pas bon en fait faut remodifier" et qu'il faut relancer la procédure plusieurs fois car le cahier des charges ne va pas du tout ou que les estimations étaient complètement erronées et que "bah non les offres sont trop chères" !

[mighty]

Après Happier 26 procédures/an tu es dans les normes. J'avais fait des analyses d'efficience et un travail confortable tourne autour de ce nombre. L'urgence ça va bien un moment mais ce n'est pas viable non plus.

[NIKAL]

86 comprenant tout de la rédaction du DCE à la notification par la même personne ? *_*

Je confirme que ne rédige pas les DCE de toutes les procédures. Je suis en relecture de 80% environ.

Depuis, j'ai eu du renfort, nous sommes 2 mais du coup nous allons récupérer la rédaction des DCE. Sachant que nos DCE sont assez similaires d'un point de vue administratif.

[fanchic]

100 procédures par an pour 120-18 contrats selon l'allotissement.

2 rédacteurs + moi + 2 assistantes (en charge notamment des sous-traitance, avenant, contrôle de légalité, commission, démat...)

on réalise toute la rédaction sauf plans, CCTP et BPU ou CDPGF

on assiste en sourcing, on assiste en définition de besoin, on assiste en analyse d'offre, négo, exécution

[Vivaelparaguay]

100 procédures par an pour 120-18 contrats selon l'allotissement.

2 rédacteurs + moi + 2 assistantes (en charge notamment des sous-traitance, avenant, contrôle de légalité, commission, démat...)

on réalise toute la rédaction sauf plans, CCTP et BPU ou CDPGF

on assiste en sourcing, on assiste en définition de besoin, on assiste en analyse d'offre, négo, exécution

même organisation pour la répartition des taches, un peu plus de 150 procédures par an pour environ 400 marchés, pour 3 rédacteurs et un responsable (qui fait aussi un peu rédacteur lui meme)

[mighty]

150 procédures à 4 ? Vous cravachez les amis.
quelle répartition sur la catégorie : -25 K€ / Adaptée / Formalisée ?

[Ponta]

Avec un logiciel ou une bonne organisation, ça se fait.
Parce que quand il faut un RAO, un tableau de synthèse de l'analyse, une note à l'éu, une explication orale à l'élu (quand la note fait plus de 3 lignes), une décision municipale, faire valider les fiches de recensement.... c'est très chronophage.

Mon dernier marché en date, 5 mois de relecture et corrections à base de synonymes et de reformulations (9 allers-retours pour des virgules, taille de police et autres tirets... ), juste pour constituer le DCE. Et cerise sur le gâteau, l'élu qui signe, vient aussi souvent dans une année que j'ai de doigts sur la main . Vive les marchés !