Fourniture de denrées alimentaires, lot unique et variante logiciel

[S.A]

Bonjour à tous,

Nous préparons actuellement un marché de fourniture de denrées alimentaires pour une cantine scolaire (avec logiciel de composition des menus). Nous serions en AOO, avec un montant d'environ 150 000 par an (ACBC sur 1 an renouvelable 3 fois, mini/maxi encore à définir).

Plusieurs points nous posent questions :  

1) Allotissement : sur les DCE que j'ai pu consulter, 99% des marchés sont diviser en lot. Le service en charge de la restauration souhaite un marché avec un seul prestataire ... Cela nous parait difficilement réalisable, même en justifiant "que acheteur n'est pas en mesure d'assurer par lui-même les missions d'organisation, de pilotage et de coordination" (il s'agit d'une petite collectivité qui ne dispose pas de moyens humains suffisants pour lui permettre de coordonner les commandes, livraisons, préparations des repas etc...)

2) Remise d'échantillons : une remise d'échantillons sera demandée aux candidats. des conseils sur cette remise d'échantillons ? Vous parait-il envisageable de faire différer la date de remise des offres et celle des échantillons ? Des conseils sur la manière dont choisir les produits à tester ?

3) Enfin, le service nous demande que soit intégré dans le marché, la mise à disposition par le futur titulaire, d'un logiciel permettant de concevoir des menus équilibrés, variés et validés par un diététicien, de manière automatique (service actuellement proposé par le prestataire de la commune dans le cadre d'un contrat). Imposer aux candidats de présenter une offre répondant à cette exigence est à mon sens, trop restrictif en terme de concurrence. Nous avions penser à autoriser une variante pour ce logiciel. Cela pourrait permettre aux opérateurs de répondre, même s'ils n'offrent pas ce service ... Qu'en pensez-vous ?

Très sincèrement il nous semble compliqué de monter un marché qui répondrait aux demandes du service mais si vous avez des conseils je suis preneuse.

[Michel]

3) Enfin, le service nous demande que soit intégré dans le marché, la mise à disposition par le futur titulaire, d'un logiciel permettant de concevoir des menus équilibrés, variés et validés par un diététicien, de manière automatique (service actuellement proposé par le prestataire de la commune dans le cadre d'un contrat). Imposer aux candidats de présenter une offre répondant à cette exigence est à mon sens, trop restrictif en terme de concurrence. Nous avions penser à autoriser une variante pour ce logiciel. Cela pourrait permettre aux opérateurs de répondre, même s'ils n'offrent pas ce service ... Qu'en pensez-vous ?

Pas nécessairement. Un tel logiciel n'est pas une chose très complexe ; et si cela répond à un besoin exprimé valablement. Perso alors j'inclurais d'office.
En variante, cela donne probablement l'avantage à ceux qui n'en propose pas ! et seront alors moins cher !

[Ponta]

Vous achetez les denrées brutes ou cuisinées et vous faites l'assemblage ?
Vous faites vous-même la mise en barquettes ou les produits sont-ils livrés déjà emballés ?

1) Ne pas allotir, c'est mal, nous sommes d'accord. Cependant, il faudra bien que la cantine tourne. Le juriste défend les principes légaux mais il doit faire preuve également de réalisme. Je vous invite à vérifier si le personnel de restauration est vraiment dans l'incapacité de gérer des lots ou si cela serait trop difficile. Certes la cour des comptes vous tirera l'oreille et vous n'aurez qu'à vous remettre d'équerre mais si un service (cantine) fonctionne très mal, vous pénalisez une équipe, des enfants, leurs parents et des élus. Avoir tout ce petit monde sur le dos peut avoir des répercussions.
L'allotissement est le principe que dans la mesure où l'organisation de votre collectivité le permet. S'il vous faut doubler la masse salariale, dépensez des milliers d'euros d'équipements... il faut mettre cela en balance (c'est normalement le rôle de votre hiérarchie d'arbitrer ce genre de décisions).

2) Pour la remise d'échantillons, ce sont souvent des denrées périssables (oubliez leur archivage ). Il convient de les goûter rapidement après leur réception afin d'éviter qu'ils ne se dénaturent. Concrètement si un candidat répond 2 semaines avant les autres, n'attendez pas ou peu. Soyez le plus factuel et précis possible dans les échantillons : poids (ou nombre de personnes), ingrédients, contenant (livré dans une barquette, livré chaud et servi...), bio, circuits courts...
Ne faites pas différer la remise des échantillons (certains malins pourraient y glisser des documents oubliés) sauf si vous faites une dégustation avec service à table qui devra se faire à la date que vous aurez déterminée. Le conseil est de ne pas goûter tous les échantillons le même jour sauf à avoir un estomac très grand format . Bien sûr dégustation à l'heure du midi (ou le matin si denrées de ptit déj). J'ai fait à 3 heures de l'après-midi pour 3 candidats, ce fut dur de manger 3 entrées, 3 plats et 3 desserts.
Les échantillons et leur livraison ou service coutent cher. Il faut éviter de demander 500 échantillons . Si vous voulez avoir plus de concurrence, restreignez les échantillons au minimum. Attention aux produits frais nécessitant une réfrigération aussitôt : il ne faut pas qu'ils traînent toute la matinée à l'accueil... (c'est l'expérience qui parle ).

3) Je n'y connais rien sur ce genre de logiciel. Vos craintes me semblent fondées. Le demander en variante non obligatoire à répondre, me semble sage.

[Michel]

Pour la remise d'échantillons, ce sont souvent des denrées périssables (oubliez leur archivage ).

Mais Si mais Si : Archivage légale ! non mais !
Surgelé dans de l'azote liquide     (pas toucher avec les doigts !

[mbodier]

Pour les échantillons, j'avais imposé une date de remise correspondant à celle de la dégustation pour garantir leur fraicheur.

pour le logiciel, ça pourrait plutôt faire l'objet d'un lot distinct, cette prestation étant objectivement dissociable de la fourniture d'aliments.

[zoran]

La grande question du coup est de savoir si ce sont des repas préparés (liaison froide ou chaude?) ou simplement de la fourniture de denrées pour permettre à des cuisiniers de faire des repas. Si c'est la dernière solution, je ne vois pas comment échapper à un allotissement. A mon sens l'organisation des commandes n'est pas si compliquée que ça pour un service de restauration.

A+

[S.A]

Bonjour à tous et merci pour vos réponses ! Finalement ce marché va peut être voir le jour grâce à vos conseils

Pour répondre à Zoran et Ponta, il s'agira de faire livrer des denrées alimentaires brutes, qui seront cuisinées sur place par l'équipe de la cantine.

[Ponta]

Si c'est du brut, je préconiserais des lots. Avec si possible, un lot pour du petit producteur local bio (si on vous suit politiquement) .

[S.A]

Si c'est du brut, je préconiserais des lots. A part se faire tirer les oreilles par la cour des comptes, quels seraient les risques à ne pas allotir à votre avis ? Avec si possible, un lot pour du petit producteur local bio (si on vous suit politiquement) .

le bio est même une volonté politique puisqu'on nous "impose" au moins 20% de bio par menu ! Ainsi qu'un pourcentage de local mais là, c'est encore une autre affaire ^^