Mémo "décideurs"

[juriste juniore!]

Bonjour tout le monde,

je me demandais si vous auriez dans vos tiroirs un mémo à l'attention de vos décideurs (élus ou autres selon votre structure) qui reprendrait en gros les points de vigilance avant de signer un marché?

Merci!

[fanchic]

Règle n°1 : faire confiance en sa direction des achats

[Vivaelparaguay]

Quels marchés ? Quelle structure ? Quelle attention ? Quels objectifs ? Quels risques visés ? Quelqu'un a peut être effectivement déjà fait le boulot à votre place, mais encore faudrait il savoir quel boulot.

[juriste juniore!]

La commande qu'on m'a passé n'est pas beaucoup plus précise... En gros les points que doit vérifier le signataire du marché avant de signer (par ex : vérifier que les seuils ont bien été respectés) et les risques (pénaux, administratifs...) encourus s'ils ne les respectent pas.

Le hic c'est que ça doit faire deux pages maximum et évoquer toutes les procédures! Donc vraiment un truc basique!

Pour répondre :

- quels marchés? tous!
- quelle structure? grosse très grosse structure avec plein de gens qui signent (au moins 30)
- quelle attention? quels objectifs ? arrêter de signer n'importe quoi surtout pour les "petits" achats
- quels risques visés? tous!

[lepouch]

Question complémentaire : qui aura la signature électronique ?
Car, à partir du 1er Octobre, c'est surtout ça qui va bloquer ...

[R.J]

- quels marchés? tous!
- quelle structure? grosse très grosse structure avec plein de gens qui signent (au moins 30)
- quelle attention? quels objectifs ? arrêter de signer n'importe quoi surtout pour les "petits" achats
- quels risques visés? tous!

Difficile de mettre en place un document unique qui réponde à la totalité des cas de figure ... A vrai dire, l'attention du signataire au plus haut niveau doit essentiellement être attirée sur le processus de validation du parapheur, sans même avoir à s'interroger sur le contenu de l'acte lui-même. Alors que le signataire d'un petit achat devra opérer personnellement un certain nombre de contrôles.

Définition de trois niveaux de contrôle a minima.

[juriste juniore!]

Difficile de mettre en place un document unique qui réponde à la totalité des cas de figure ... A vrai dire, l'attention du signataire au plus haut niveau doit essentiellement être attirée sur le processus de validation du parapheur, sans même avoir à s'interroger sur le contenu de l'acte lui-même. Alors que le signataire d'un petit achat devra opérer personnellement un certain nombre de contrôles.

Définition de trois niveaux de contrôle a minima.

Je suis bien d'accord mais ce n'est pas la commande que j'ai.

Tant pis je vais essayer de me débrouiller pour faire qq chose de concis.

[juriste juniore!]

Sur la forme finale il faudrait que ça ressemble aux pages 40/41 du document suivant : http://www.cci-paris-idf.fr/sites/default/files/corporate/pdf/documents/marches-publics-mode-d-emploi.pdf

[fanchic]

J'ai un peu de mal à percevoir comment çà marche chez vous mais en règle général, celui qui signe vient en bout de ligne.

Tous les filtres permettant de réduire ou circonscrire les risques ont déjà opéré avant la signature

Dès lors, le signataire n'a plus rien à vérifier.

Si vous voulez réaliser une check list pour celui qui aura la lourde tâche de passer avant le signataire, on peut essayer de travailler sur quelque chose

A brûle pourpoint et pas forcément dans cet ordre

BLOC X : Le cocontractant
- Est-il autorisé à soumissionner
- est-il capable
- son assurance RC (+ RCD en travaux pour lesquels une décennale est exigée) est-elle valable
- paye-t-il ses cotisations fiscales et sociales
- le représentant du cocontractant a-t-il le pouvoir d'engager la société

BLOC Y : L'offre
- Est-elle l'offre économiquement la plus avantageuse (voir RAO) => A mon sens pas besoin d'aller plus loin, le signataire ou son bras droit n'as pas à refaire l'analyse des offres
- Les crédits sont-ils dispos pour la financer => Logiquement oui si c'est oui au dessus

BLOC Z : Le processus décisionnel
- La CAO ou l'organe consultatif a-t-il été régulièrement consulté => délai de convoc, quorum, conflit d'intérêt...
- L'assemblée délibérante s'est-elle prononcée régulièrement => Délai, quorum, conflit d'intérêt, contenu de la délib...

BLOC W : Le signataire
- Dispose-t-il d'une délégation de signature régulière
- existence ou non de conflits d'intérêt

BLOC D (la réponse D) : Si quelqu'un a quelque raison que ce soit de s'opposer à ce contrat, qu'il parle maintenant, ou se taise à jamais

[hpchavaz]

Cela dépend :
1/ du type de structure : potentiellement de la société privée à la COLTER
2/ du processus interne (qui dépend du 1/ type de structure et des décisions d'organsation prise par la structure) : qui est impliqué,  qui décide de quoi
3/ du type de décideur et de quoi il décide réellement (qui dépendent du 2/) 

[juriste juniore!]

Merci pour vos réflexions. Malheureusement la commande me vient pas d'une personne ayant compris ce processus et estime, en grosses mailles, que certains RPA se retrouvent à signer des marchés potentiellement risqués.

Donc non je ne pense pas qu'il faille aller jusqu'à lui dire de vérifier les assurances et les attestations fiscales et sociales, mais la commande est tellement vague que je ne sais pas par où commencer.

Pour l'instant mon plan est le suivant :

1/ définition du MP (oui oui!)
2/ grandes principes de la commande publique
3/ quels risques juridiques (administratifs et pénaux) si on ne respecte pas ces grands principes.

Il ne s'agit pas de faire une chek list, qui est un autre projet que nous avons et qui pour le coup nous pose moins de souci!

[Papillon]

Justement, si la commande est si vague que ça, mettez-y ce que vous voulez... de pertinent !

[fanchic]

Merci pour vos réflexions. Malheureusement la commande me vient pas d'une personne ayant compris ce processus et estime, en grosses mailles, que certains RPA se retrouvent à signer des marchés potentiellement risqués.

Alors mettez le devant son incompétence : demandez d'expliquer ce qu'il veut exactement, pour quels objectifs et vers quel public

[juriste juniore!]

Alors mettez le devant son incompétence : demandez d'expliquer ce qu'il veut exactement, pour quels objectifs et vers quel public

Hum...

[fanchic]

Hum...

Je comprends, les incompétents n'aiment pas être mis devant leur incompétence...