Tableaux de bord, rétroplanning, diagramme de GANTT,...

[Dorca]

Certains ont ça en stock? J'aimerai formaliser davantage les choses pour éviter les ratés et assurer la mémoire des différentes consultations ! 

Je prends tout : préparation, passation, exécution, évaluation, chaussures contrefaites, spiritueux et autres réjouissances!

A vot' bon coeurs 

[fanchic]

Eviter les rétroplanning

Car çà oblige souvent à faire rentre des tâches qui normalement ne rentre pas dans le délai

[speedy]

qu'on le fasse dans un sens ou l'autre le résultat est le même puisque l'on a une demande de date de notification ....
l'important c'est de connaître les pratiques de son environnement propre avec quelques statistiques et une anticipation
il faut faire une planification des tâches ....

[Lolila]

c'est pourtant bien, les rétroplannings, pour voir où ça dérape et comment améliorer les phases semblant anormalement longues

[Dorca]

Si vous avez des modèles 

[mighty]

Nous on a un tableau avec au moins 10 colonnes dans lequel on met le montant, la procédure et toutes le différentes dates (DCE, AAPC, PV ouverture, analyse, CAO jusqu'à l'avis d'attribution et même l'observatoire des MP). On peut faire des tris, etc. Cela me permet également de faire un bilan sur les délais de procédures. C'est assez simple finalement.

[Lolila]

Si vous avez des modèles 

désolée je n'ai plus de modèles

mais c'est facile à reconstituer, en prenant toutes les étapes de la procédure. Perso je changeais la couleur de la date pour que ceux qui consultent le tableau de toutes les consultations en cours (les techniciens ou la hiérarchie), puissent différencier le prévisionnel du réalisé.
Quand la case était colorée, c'était fait. Sinon, c'était une date espérée.

[sanam971]

Nous avons un tableau excel monstrueux de suivi qui démarre de la saisine de la procédure jusqu'à la notification du marché avec comme jalons les étapes importantes de la consultation. Il permet également de faire le suivi des modifications.
Depuis quelque temps je cherche une manière plus ergonomique et intuitive de le faire. Mais je n'ai aucune idée.
Donc je suis preneuse si vous avez des modèles.
Merci

[fanchic]

c'est pourtant bien, les rétroplannings, pour voir où ça dérape et comment améliorer les phases semblant anormalement longues

Le rétroplanning ne permet pas de voir où çà dérape, il déroule un process en partant de la fin

Très dangereux.
Dire : "je dois notifier le marché au plus tard le JJ/MM/17" sans avoir au préalable détaillé chaque phase et établit le chemin critique (c'est à dire faire le planning) risque de réduire certaines phases en deçà du temps nécessaire pour les réaliser

Un planning non rétro permet de connaître quelle sera la date de fin du projet. Et celle-ci sera surement différente (dans 95% des cas) de celle envisagée à brûle pourpoint.

Par définition, ex nihilo, on sait quand on commence, on ne sait pas quand on fini
Après avoir réalisé un planning, on sait enfin quand on doit finir et l'hypothèse est raisonnable
Le rétro planning fait souvent commencer avant aujourd'hui...

Nous avons un tableau excel monstrueux de suivi qui démarre de la saisine de la procédure jusqu'à la notification du marché avec comme jalons les étapes importantes de la consultation. Il permet également de faire le suivi des modifications.

46 colonnes chez nous sur la table principale source de données des TCD annexes qui calculent les statistiques et ratio permettant le pilotage du service
Malheureusement sur EXCEL 2003, on ne peut pas faire grand chose sans maîtriser le VBA

Si j'avais ACCESS ou maîtrisais un peu plus la programmation, je pense que j'aurai quelque chose de plus ergonomique avec des tables interconnectées (CONSULTATION / CONTRAT / OPERATEURS / SERVICES / NOMENCLATURE...)

[speedy]

le plus important c'est d'avoir un planning réaliste par rapport aux pratiques de votre collectivité !
le débat sur faut il démarrer par aujourd'hui et les tâches à venir ou la date de fin et remonter n'a pas le plus grand intérêt si vous n'êtes pas prêt à l'établir très tôt ....c'est la seule possibilité pour avoir une planification de votre travail dans la bonne humeur .....
évidemment il ne faut pas diffuser  des plannings initiaux  qui ont des taches en retard !

[Lolila]

Le rétroplanning ne permet pas de voir où çà dérape, il déroule un process en partant de la fin

Si, en comparant le planning établi initialement avec le résultat à l'arrivée (en examinant ligne par ligne et non pas en notant simplement le décalage de la noification)

Le rétroplanning est nécessaire dans le cas de marchés à reconduire

Pour les marchés "neufs", c'est en effet juste un planning, en partant du début et non de la fin

[fanchic]

Si, en comparant le planning établi initialement avec le résultat à l'arrivée (en examinant ligne par ligne et non pas en notant simplement le décalage de la noification)

Le rétroplanning est nécessaire dans le cas de marchés à reconduire

Pour les marchés "neufs", c'est en effet juste un planning, en partant du début et non de la fin

Si vous avez déjà atteint votre objectif rien ne sert de planifier

La planification n'est pas la cartographie de ce qui a été fait mais la représentation de ce qui se fera

[Lolila]

Si vous avez déjà atteint votre objectif rien ne sert de planifier

je ne comprends pas cette phrase : comment puis-je avoir atteint mon objectif avant même d'avoir lancé le marché ?

Mes plannings sont toujours tombés justes, dans 99% des cas, parce que je prends en compte les délais internes de validation et de signature pratiqués dans la collectivité.

Il faut bien, au démarrage, être en mesure de dire au technicien à quelle date pourra être donné le premier coup de pioche (ce que veut savoir son élu), ou s'il va y avoir une interruption dans un service de collecte des déchets...

[fanchic]

je ne comprends pas cette phrase : comment puis-je avoir atteint mon objectif avant même d'avoir lancé le marché ?

Mes plannings sont toujours tombés justes, dans 99% des cas, parce que je prends en compte les délais internes de validation et de signature pratiqués dans la collectivité.

Il faut bien, au démarrage, être en mesure de dire au technicien à quelle date pourra être donné le premier coup de pioche (ce que veut savoir son élu), ou s'il va y avoir une interruption dans un service de collecte des déchets...

Vous avez dit çà :
"Si, en comparant le planning établi initialement avec le résultat à l'arrivée (en examinant ligne par ligne et non pas en notant simplement le décalage de la noification)"
Si résultat à l'arrivée, vous avez donc lancé le marché et même plus que çà!

Dans votre dernier post
Vous parlez de "démarrage" donc de planning pas de rétroplannings
Vous parlez de premier coup de pioche donc de planning pas de rétroplannings

[hpchavaz]

La planification nécessite une base de référence : une connaissance des temps standards(1) par type de tâches est nécessaire.
Au dela, la gestion de planning revient assez souvent à une gestion des marges(2), de la disponibilité des ressources et des aléas.

Un planning sans marge sera rarement tenu(3) => Un planning tenu avait des marges.

Une bonne partie du problème est de rendre les marges explicites(4) et de savoir comment sont prises les décisions d'allocation des ressources.
Il peut être intéressant de passer d'une vision chemin critique à une vision chaine critique, ne serait ce que pour voir quelles sont les difficultés habituellement rencontrées.


Pour la gestion de procédure un bon tableau peut suffire mais ne va t-on pas vouloir faire évoluer les processus et  dans ce cas quelles sont les informations dont on souhaite disposer ?

i.e. :
Le service valide les dossiers en 15 jours,
Souhaite t-on savoir
- si dans ces 15 jours quelle est la la durée totale consacrée à la vérification (peut être un 1/2 journée) ?
- d'où proviennent les 15 jours :
. demandes de compléments et de modification
. processus interne de validation
. lissage du plan de charge


Il faut donc savoir quelles sont les finalités du tableau de bord :
- checklist
- planification
- information des autres services
- reporting
- alimentation du processus d'amélioration continue
...


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1,2,3,4) et cela pourrait continuer : il y a un très gros parallèle avec la gestion financière d'un projet.