AOO/prime

[goran]

possible de prévoir d'indemniser les candidats pour la mise à dispo d'un matériel dans le cadre d'une démo (critère d'analyse des offres) ? une mise à dispo d'une semaine vous semble t elle possible ? n'aurait t on pas intérêt à déplacer nos agents ?

[Ponta]

Pour moi, la prime est possible. Elle permet une concurrence plus large en attirant des opérateurs économiques moins argentés : on est dans l'esprit des marchés publics.

Pour la durée, ça me paraît possible : à voir si les pratiques du secteur sont ainsi.

Pour le déplacement des agents, à voir si cela est plus économique.

[Shmouck]

Sur l'aspect juridique, oui, au même titre que des échantillons sont indemnisés si leur coût est conséquent pour le candidat, le déplacement sur site pour une démonstration peut tout autant l'être. Une mise à dispo d'une semaine, ça me semble relativement standard aussi. Pensez quand même à prévoir les conditions de responsabilité / assurance dans le cadre de la mise à dispo.

Chez nous, quand on vise des installations lourdes, on déplace nos agents aux frais des candidats, sur un site fonctionnel le plus proche possible, en demandant de prévoir le déplacement de X personnes au max. Sur de la démonstration, on a jamais vraiment pris la peine d'indemniser... Pas plus qu'on indemniserait un candidat se déplaçant chez nous pour une audition ou un entretien de négociation en fait.

Autant sur les échantillons on a changé nos pratiques après avoir eu quelques remarques de PME, autant sur les déplacements sur site, les démonstrations, les mises à dispo ou autre, je n'en ai pas le souvenir.

[goran]

Merci à tous; je pense que je vais prévoir une prime dont le coût avoisinera le montant d'une location de même durée. Si on devait déplacer nos agents, ils seraient trop nombreux.

[hpchavaz]

A/ Même si juridiquement cela est possible, le versement d'une prime en appel d'offres ouvert ou même en appel d'offre restreint sans limitation du nombre des candidats me semble le plus souvent peu judicieux.

Soit la prime est faible et ne résoud pas le problème de la barrière à l'entrée qui est le coût global de la constitution de l'offre.
Soit elle est élevée et elle risque d'attirer des offres d'opportunité et des contentieux ultérieurs.

Le juste milieu est difficile à trouver.

B/ Dans le cas présent :

1/ S'agit il d'une démo ou d'une mise à disposition(*) ?
2/ Est ce réellement justifié ? les entreprises n'ont elles pas des matériels en surplus ou des plate-formes de démonstration ?

*) Si mise à disposition il faut régler selon les risques :
- le pbs des responsabilités  
- la formation éventuelle des utilisateurs

[goran]

  il s'agit de balayeuses de voirie; la collectivité tient absolument à ce que les agents les testent eux-mêmes; il était envisagé au départ de faire la démo sur "bons de commande", mais je ne vois pas trop comment articuler ça dans un AO .... la PCN ne se justifie pas, pas plus que la limitation du nb. de candidats (AOR ou PCN) ...

[Ponta]

Houla.

On parle de véhicule, qui seront en circulation pour les tests, avec un maniement particulier : ça peut être vite compliqué à assurer et accidentogène.

Pourquoi ne pas faire d'essais pendant la phase de sourcing (prépublication) ?
Vu que ce secteur offre très peu d'opérateurs économiques (RAVO, TENNANT et je crois qu'il y a un 3ème), des tests dans les 2 ou 3 entreprises doivent être possibles.

[goran]

c'est ce que je me tue à dire ... la réponse est non 

[Michel]

Vous pouvez (vos ST) peut-être vous rapprocher d'utilisateurs existants ? les références fournies par les soumissionnaires.
Allez voir de réels utilisateurs dans une commune voisine ; et tester avec eux en situation réelle

[goran]

Vous pouvez (vos ST) peut-être vous rapprocher d'utilisateurs existants ? les références fournies par les soumissionnaires.
Allez voir de réels utilisateurs dans une commune voisine ; et tester avec eux en situation réelle

le problème : nous savons ce que nous voulons (et ce dont nous ne voulons pas); le but est d'associer les "balayeurs" au choix, pour des raisons sur lesquelles je ne m'étendrais pas. Le sourcing est fait, c'est certain. Je réfléchis tout haut : un AOR avec limitation à 5, c'est déjà beaucoup je pense vu le nb. de candidats potentiels ? en nous basant pour évacuer les candidats sur les résultats du sourcing ? légal, pas légal ? 

[goran]

je réfléchis toujours à mon problème : faire chiffrer le coût du "prêt" de matériel pour les essais par les fournisseurs ? en tenir compte (ou pas ?) dans le jugement du critère prix ? ça rompt l'égalité de traitement non ?
par ailleurs, tout comme une prime classique, le montant de cette "chose" devra être fixé et approuvé au préalable par l'autorité compétente je pense ?

[goran]

on a finalement décidé de faire de l'AOR, avec fixation d'une "prime" pour rémunérer les tests; je vais bien sûr limiter à 5 le nb de candidats admis, mais comment en éliminer ? (si tant est que nous ayons plus de 5, ce dont je doute - mais en raison de la prime, mieux vaut être prudent)

[Ponta]

le problème : nous savons ce que nous voulons (et ce dont nous ne voulons pas); le but est d'associer les "balayeurs" au choix, pour des raisons sur lesquelles je ne m'étendrais pas. Le sourcing est fait, c'est certain. Je réfléchis tout haut : un AOR avec limitation à 5, c'est déjà beaucoup je pense vu le nb. de candidats potentiels ? en nous basant pour évacuer les candidats sur les résultats du sourcing ? légal, pas légal ? 

Le sourcing est une étape préalable à la consultation.
Pour évincer des candidats en procédure restreinte, il faut s'en tenir aux critères de sélection des candidatures. Pour moi, le sourcing ne peut en être un.
Les tests, je verrais plutôt ça comme élément de notation des offres.

je réfléchis toujours à mon problème : faire chiffrer le coût du "prêt" de matériel pour les essais par les fournisseurs ?

Pourquoi pas dans l'optique de fixer le montant de la prime qui devrait être identique pour tout candidat. Sinon la rupture d'égalité me semble qualifiée de donner 1 000 € à X et 1500 € à Y par exemple.

En tenir compte (ou pas ?) dans le jugement du critère prix ? ça rompt l'égalité de traitement non ?

Avec un montant de prime unique, il produirait la même notation pour tous. Vu que ça semble un nid à contentieux de l'intégrer, je ne l'intègrerai pas vu son impact nul dans la notation.

par ailleurs, tout comme une prime classique, le montant de cette "chose" devra être fixé et approuvé au préalable par l'autorité compétente je pense ?

Oui, une délib ou une DM sont à envisager qui fixera le montant.

on a finalement décidé de faire de l'AOR, avec fixation d'une "prime" pour rémunérer les tests; je vais bien sûr limiter à 5 le nb de candidats admis, mais comment en éliminer ? (si tant est que nous ayons plus de 5, ce dont je doute - mais en raison de la prime, mieux vaut être prudent)

Moyens humains et matériels, CA minimum, nombre et pertinence de références.

[goran]

Merci Ponta