Tableau de bord

[mds]

Bonjour,

Je cherche à mettre à plat mon tableur de suivi des marchés, afin d'être sur de ne pas rater une échéance, et de bien pouvoir suivre les pièces (avenants, OS) etc.
Un outil lisible, qui devrait théoriquement être accessible à l'ensemble des services qui s'interrogent sur un marché.
Tenir ce genre de tableau est fastidieux quand on est seul dans un service, et celui que j'ai initialement mis au point, ne me satisfait pas pleinement. Un peu "old school" et n'incite pas à sa mise à jour régulière. Il perd donc son intérêt.

A défaut de partager vos outils, ce que je peux comprendre, quelles sont les colonnes et mentions spécifiques que vous faites apparaitre dans vos tableaux de suivi?

merci

[Ponta]

Bonjour,

Les colonnes sont objet du marché, n°, Procédure,date de notif, terme, titulaire, montant, suivi.
Dans la case suivi, je mets tout en vrac : sous-traitance, avenant, exemplaire unique...
Cette case suivi, un peu fourre-tout me permet d'éviter de multiplier les colonnes.

[mds]

Cette case suivi, un peu fourre-tout me permet d'éviter de multiplier les colonnes.

Ne perds tu pas en lisibilité sur les grosses opérations où il y a beaucoup de suivi (je pense particulièrement aux travaux) ?

Ce tableau est il uniquement consulté par toi, ou ton service?

[Coccy]

idem Ponta
- avec un onglet par opération
- avec un peu plus de colonnes car je note aussi la procédure de consultation
- avec un onglet RECAP où je ne renvoie que les infos principales plus lisible pour les autres

[Ponta]

Ne perds tu pas en lisibilité sur les grosses opérations où il y a beaucoup de suivi (je pense particulièrement aux travaux) ?

Ce tableau est il uniquement consulté par toi, ou ton service?

C'est le dilemne de faire un tableau clair mais avec trop de colonne ou de faire un tableau avec des cases denses mais où tout est centralisé.
J'opte pour avoir tout l'historique, ça a le mérite de forcer à la relecture intégrale des événements : ce qui est pratique pour limiter les erreurs.
Ca a le démérite d'être chronophage et bordélique.

Etant seul dans les marchés, c'est consultable seulement par moi mais dans un service + étoffé, ce tableau serait partagé pour que n'importe qui puisse avoir un topo sur l'opération ou prendre ma suite en cas d'absence.

[Mitzy]

Pour ma part, nous avons 2 tableaux: comme vous un tableau classique avec numéro de marché, intitulé, attributaire(s), date de notification, durée du marché, montant du marché et un tableau par marché reprenant les montants des avenants et les pourcentages d'augmentation.

Pour le suivi, nous nous servons des documents scannés (sous-traitance, OS...) pour s'y retrouver facilement.

Mais je pense que cette méthode n'est valable que s'il y a assez peu de marchés à suivre en même temps...

[mds]

Merci pour vos avis. Effectivement, tout dépend de l'objectif du document.
La problématique ici est double :
-D'une part, me permettre d'avoir un outil potable et peu chronophage pour suivre les marchés
-D'autre part, pouvoir combler le déficit d'information dont certains services peuvent souffrir suite à un agrandissement de la collectivité (quand ils étaient 3, c'était facile de communiquer et d'avoir une info. Aujourd'hui on recrute quasiment chaque mois).

[david17]

nous on a un modèle avec des onglet par type de procédure, je peux t'envoyer le notre si ça peut éventuellement t'aider , transmets moi ton adresse mail.