Droit de l'employeur d’ouvrir les emails adressés et reçus par leur salarié

[LOPEZ]

Bonjour,

Le 16 mai 2013, la Cour de cassation a posé le principe selon lequel « les courriels adressés et reçus par le salarié à l'aide de l'outil informatique mis à sa disposition par l'employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel en sorte que l'employeur est en droit de les ouvrir hors la présence de l'intéressé, sauf si le salarié les identifie comme personnels » (Cass. Soc., 16 mai 2013, N° de pourvoi: 12-11866).

Très concrètement comment doit on procéder ?

Merci.

[beau temps]

Créer un dossier "personnel" dans votre BAL et mettre "personnel" en objet des mails concernés

[LOPEZ]

Je dois ouvrir la messagerie d'un salarié et souhaiterai savoir s'il y a un formalisme à respecter avant ?

[Ponta]

A personnel, je rajoute confidentiel - ne pas lire.


@ Lopez : Normalement, vous avez le droit de tout lire sauf s'il porte une mention qui indique que c'est personnel :
personnel, confidentiel, privé, ne pas lire...

[LOPEZ]

Ok mais doit-on prendre une décision formelle avant

[Th G]

en fait, il nous manque un élément déterminant pour pouvoir vous répondre.
dans quelle procédure êtes-vous qui vous oblige à ouvrir la BAL de votre salarié hors sa présence ?
absence pour congés maladie ? sanction disciplinaire ?...

si vous êtes à la recherche de preuve pour vous constituer un dossier, je vous encourage à passer par un constat d'huissier

[LOPEZ]

Officiellement c'est absence pour "congés maladie" mais nous savons qu'il ne reviendra pas. C'est assez problématique car il est quand même chef de service et il ne faudra surtout pas que son absence paralyse le service.

[Vivaelparaguay]

donc il s'agit de palier l'absence pour faire tourner la boutique, pas de sanctionner la personne ou de rechercher des preuves contre elle ?

[Ponta]

Vous pouvez déjà rerouter les mails arrivant à votre agent en maladie, vers une autre adresse. Vous êtes ainsi tranquille pour l'avenir. Avec un filtre spam des messages comportant la mention "personnel", vous êtes diligent.

Pour les messages déjà reçus, pourquoi ne pas demander à l'interressé l'autorisation de consulter sa boîte mail pour des raisons professionnelles, en insistant que les mails à teneur personnel seront ignorés ? Un courrier à cette personne et son accord débloqueraient la situation, si vous n'êtes pas en conflit avec elle ou dans une optique disciplinaire.

[Th G]

Vous pouvez déjà rerouter les mails arrivant à votre agent en maladie, vers une autre adresse. Vous êtes ainsi tranquille pour l'avenir. Avec un filtre spam des messages comportant la mention "personnel", vous êtes diligent.

Pour les messages déjà reçus, pourquoi ne pas demander à l'interressé l'autorisation de consulter sa boîte mail pour des raisons professionnelles, en insistant que les mails à teneur personnel seront ignorés ? Un courrier à cette personne et son accord débloqueraient la situation, si vous n'êtes pas en conflit avec elle ou dans une optique disciplinaire.

+1
en l'absence de conflit, l'obtention préalable de l'agent me semble une bonne solution

[manug]

Le vrai préalable à tout cela est de jouir d'une charte informatique annexée au règlement intérieur, charte prévoyant naturellement le cas de figure du style :

5.4.1.   Conditions d'utilisation
La messagerie mise à disposition des utilisateurs est destinée à un usage professionnel.
L'utilisation de la messagerie à des fins personnelles est tolérée si elle n'affecte pas le travail de l'agent ni la sécurité du réseau informatique.
Tout message qui comportera la mention expresse ou manifeste de son caractère personnel bénéficiera du droit au respect de la vie privée et du secret des correspondances. A défaut, le message est présumé professionnel.
L'établissement s'interdit d'accéder aux dossiers et aux messages identifiés comme «personnel» dans la messagerie de l'agent.
L'utilisation de la messagerie électronique doit se conformer aux règles d'usage définies par le service informatique interne, et validées par la Direction Générale :
-   volumétrie de la messagerie,
-   taille maximale de l'envoi et de la réception d'un message,
-   nombre limité de destinataires simultanés lors de l'envoi d'un message,
-   gestion de l'archivage de la messagerie.
Le transfert de messages, ainsi que leurs pièces jointes, à caractère professionnel sur des messageries personnelles est soumis aux mêmes règles que les copies de données sur supports externes.
Les agents peuvent consulter leur messagerie à distance, à l'aide, entre autre, d'un navigateur (webmail). Les fichiers qui seraient copiés sur l'ordinateur utilisé par l'agent dans ce cadre et si cet ordinateur n'est pas le sien doivent être effacés dès que possible de l'ordinateur utilisé.

5.4.2.   Consultation de la messagerie
En cas d'absence d'un agent et afin de ne pas interrompre le fonctionnement du service, le service informatique interne peut, ponctuellement transmettre au supérieur hiérarchique un message électronique à caractère exclusivement professionnel et identifié comme tel par son objet et/ou son expéditeur (cf conditions d'utilisation).
Le supérieur hiérarchique n'a pas accès aux autres messages de l'agent. L'agent concerné est informé dès que possible de la liste des messages qui ont été transférés.
En cas d'absence prolongée d'un agent, le supérieur hiérarchique peut demander au service informatique, après accord de la Direction Générale, le transfert des messages reçus.

[Michel]

Je dois ouvrir la messagerie d'un salarié et souhaiterai savoir s'il y a un formalisme à respecter avant ?

Avez-vous un ordre hiérarchique "supérieur" écrit !
+1 avec chaque messages précédents.
Avez-vous un paragraphe "messagerie électronique" dans le règlement intérieur de votre établissement ?.

+1 également avec le fait que, par défaut, cet outil est à destination "professionnel"
donc ok pour intervenir, mais avec "précautions" !