Classement informatique des marchés

[humanisto]

Salut la communauté,

Quand j'ai commencé à travailler dans un service marché (où j'étais tout seul), je me suis naturellement posé la question du classement, en particulier informatique.

Après réflexion, je me suis dit que l'unité de base pour moi était le marché et que je ferai un dossier papier et un dossier informatique par marché (pas de dossier comprenant tous les avenants ou toutes les publicités de l'ensemble des marchés mais un dossier ayant la pub, les avenants... d'un même marché).

Et comme je suis assez fan de classement (chacun ses petits travers...), j'ai réfléchi à la meilleur arborescence de chaque dossier de marché. L'idée était que ça devait être le plus logique possible et surtout la même quelque soit le type de procédure et de montant. J'en suis arrivé à créer une arborescence qui représente les différentes étapes d'un marché en même temps qu'un système de classement. La voici :
0 Réflexions préalables
1 DCE
2 Mise en concurrence
3 Réception des plis
4 Analyse des plis
   41 Demandes complémentaires
   42 Négociations
   43 Analyse
   44 Commission
   45 Préfecture
5 Résultats
   51 Lettres d'attribution
   52 Lettres de rejet
   53 Lettres sans suite
   54 Demandes de motivation
   55 Publicité d'attribution
6 Contrats
   61 Pièces contractuelles
   62 Pièces annexes
7 Suivi
   71 Exécution
   72 Paiements
   73 Avenants
   74 Reconductions
   75 Sous-traitance après attribution
   76 Autres

L'avantage, c'est que n'importe quel service comprend là où on en est et ce qu'il reste à faire. Mais même un rapport d'analyse, par exemple, est divisé en 5 points, reprenant ces cinq étapes (même si c'est la 4 qui sera la plus développée). Bien sûr dans mes dossiers papiers (quand pourrais-je enfin m'en passer ? oui, parce que je scanne tout, tout, tout !), je m'arrête aux grandes étapes, je ne fais pas des pochettes de subdivision...

Et là, je suis preneur de toute idée d'amélioration. Ce classement a pas mal évolué depuis son début. Il y a des éléments qui sont le fruit de cette histoire et qui ne mérite en réalité plus vraiment leur place.
Par exemple, je me demande s'il ne serait pas plus opportun de mettre les avenants (73) dans le dossier 6 (genre 63 Avenants) vu qu'ils représentent parfaitement le contrat.

Si vous avez des remarques, des critiques ou même une autre façon de classer tout ça, je suis preneur.

Merci d'avance.

[Mitzy]

Etant donné que je reprends les services "en route" en faisant des remplacements, soit je reprends ce qui est déjà fait, soit je crée quand le service est en cours de création ou de refonte...

En ce moment, j'utilise l'arborescence suivante (de mémoire, pas assez détaillée je pense):

2014-XX Nom du marché lot Y

Passation:
- DCE définitif
- Publicité
- Demande de compléments
- Négociations
- Analyse candidatures
- Analyse offres
- Courriers (en dissociant dans sous-dossiers: courrier notif, courriers candidats non retenus)
- Contrôle de légalité

Exécution:
- Docs candidat retenu
- Avenants
- Sous-traitance
- Décisions de poursuivre
- DGD

Ce découpage est perfectible, mais je travaille dans une petite collectivité où la grande majorité des marchés sont des MAPA

[humanisto]

Moi aussi la très grande majorité des marchés sont des MAPA. Mais je pense que c'est bon d'avoir quand même une arborescence bien détaillée.

Au niveau des numéros de marché, j'utilise la forme suivante (j'ai eu la chance de mettre en place mon service et donc de pouvoir tout paramétrer comme je voulais) :
- Marchés supérieurs à 15 000 € HT : M14-01 avec M pour Marché, 14 pour l'année et 01, le premier marché de plus de 15 000 de l'année en cours
- Marchés inférieurs à 15 000 € HT : L14-01 avec L pour lettre de commande (c'est comme ça que je nomme les marchés inférieurs à 15 000), le reste comme au-dessus
- Accord-cadre : A14-01 avec A pour accord-cadre...
- Marchés subséquents : S14-01 avec S pour subséquent

L'année correspond à l'année de mise en concurrence puisque je donne ce n° en début de procédure, jamais à la fin.

[Mitzy]

Pareil chez moi, les numéros de marché sont attribués avant leur lancement pour plus de clarté.

[humanisto]

J'ai connu des collectivités où le n° était attribué à la fin (souvent par le service financier). Je pense que c'est toujours source d'erreur. Un marché doit avoir une identité qui ne change jamais au cours de la vie du marché. Si on faisait pareil pour les êtres humains, ce serait infaisable. Eh bah c'est pareil...

Je vois que ton arborescence ressemble pas mal à la mienne (en même temps, c'est pas étonnant...). J'avais imaginé un moment de faire une distinction entre deux gros dossiers comme toi (consultation et contrat). Mais ça me paraissait plus pratique et plus pédagogique d'indiquer les 7 étapes dans des dossiers différents.

Tu as des remarques à faire sur mon classement. J'ai le sentiment que mon classement peut s'appliquer à n'importe quel marché quelque soit la procédure ou le montant. Mais c'est peut-être perfectible...

[Mitzy]

Je pense que ton classement est très complet, le tout est que tous les services retrouvent les documents qui les intéressent et en prennent l'habitude.

Comme toi, je prends l'habitude de scanner au maximum, mais ce n'est pas toujours à évident quand le nombre de marchés est important sur une même période.

[humanisto]

Question scan, ça marche bien. Quand je suis arrivé dans ma collectivité il y a quelques mois, j'ai expliqué à tout le monde que je scannerai intégralement tous les marchés et qu'ils pourraient trouver toutes les info à tel endroit. Et franchement, ils ont pris le pli. Donc c'est cool !
Désormais, la version originale papier reste dans mon bureau. Le service financier, le service demandeur et même la TP n'a que la version scannée.

Quant au nombre de marché à scanné. Je dois tourner à une cinquantaine de marché par an. Donc ça reste gérable, même si je suis tout seul. Si un jour on passe à des chiffres beaucoup plus importants, il sera toujours temps de se reposer la question...

[Michel]

+ 10.000     je scan TOUT !
reste à faire un classement,   le mien est "simpliste" en 4 ou 5 dossiers max  environ
- documents de travails et assimilés
- DCE consultation & analyses
- marché (contrats) & avenants
- exécution

(de mémoire car je suis pas au boulot ; je vérifierais à la première occasion)

[humanisto]

+ 10.000     je scan TOUT !

Je suis carrément d'accord. Tout doit être scanné (oui, même le mémoire technique et les documents de la candidature). Je suis ravi de voir que d'autres font comme moi !

[Mitzy]

Pour les documents de candidature, c'est assez rapide en général, mais pour ma part, pour le mémoire technique, ça dépend de la taille du document: quand ils font des dizaines de pages, je ne le fais pas.

[fanchic]

documents de travails et assimilés
- DCE consultation & analyses
- marché (contrats) & avenants
- exécution

Cà ressemble à çà chez moi aussi

[Ponta]

Je scanne tout aussi, tant que ça ne dépasse pas le A3. Ca m'évite de fouiller dans le dossier papier et je suis plus réactif quand un service ou la trésorerie demande un bpu par exemple : un mail et c'est réglé.

Sur l'arborescence des dossiers, je fais simple presque comme Michel, pour ne pas que ce soit chronophage. Je préfère nommer précisément mes documents (pour qu'ils soient parlants que de mettre des documents nommés "à la va-vite" dans des dossiers au nom parlant. Mais c'est affaire de goût.