services commande publique

[babeth1982]

Hello....

Je viens vers vous car je suis en mode désespérée !
J ai été recrutée en mars dans un service commande publique d u e commune nouvelle de 7 000 hab
C est une création de service donc une création de poste....c est un sacré challenge mais je suis épuisée
Entre les marchés divers et variés le pointage de facture la mise en place de la compta d engagement je suis noyée.
Difficile donc de mettre en place des tableaux de bords.... difficile aussi de faire passer le message : que chaque agent et élu doivent me faire remonter leur BL ou commande. Donc ça commande a droite a gauche sans savoir si y a du budget. Je met un temps fou a valider une facture car je cours après les BL et je cherche qui a commandé....
Donc je voulais mettre en place une organisation pas trop lourde
Comment organisez vous?

Merci pour vos infos

[mighty]

Déjà il faut clarifier ta stratégie au niveau des procédures.
Achat - 15 K €
Achat - 50 K €
Achat - 90 K € etc.

Ensuite il faut analyser tes achats par famille homogènes sur tes codes de nomenclature et voir qui achète quoi principalement. Utilise la règle de Pareto 80/20. Déjà ça structurera 

Ensuite il faut absolument que tu ailles voir le Maire pour dire qu'il ne doit pas signer les factures ou autres avant que tu aies validés. Que désormais les techniciens ne passent plus commande comme bon leur semble. Sinon tu n'auras aucun poids vu que tu n'est pas leur chef.

Ensuite il restera la pédagogie auprès des techniciens, services. Leur enseigner les bases des MP. Les accompagner. Créer un guide déontologique qui rappelle le passage en case prison si jamais y a trop de dérives...

Enfin il te reste le baton de pélerin 

[Mitzy]

Pas mieux que Mighty: établir un guide des procédures (je suis en plein dedans, à chaque fois que j'intègre une nouvelle collectivité, je reprends tout depuis le début, et c'est pas simple!), voir ton supérieur hiérarchique et lui en parler, qu'il fasse une note de service afin que tu sois la destinataire des documents que tu dois viser...

Comme le dit Mighty, tu n'es pas la supérieure hiérarchique de tes collègues, il faut donc que les ordres arrivent de + haut!

Garde le moral et bon courage, tu vas y arriver!

[babeth1982]

Pour la stratégie, j ai mis en place un règlement intérieur de la commande publique.
Pour les achats en dessus de 3 000 euros ça ne posent pas trop de problème.
C est pour les achats de - de 3 000 pour lesquels c est la pagaille.

Pas de nomenclature... mais quand vais je pouvoir la créer avec le TAF que j ai. Faire appel a un stagiaire en master...

Enfin bref... 6 mois que je bosse dans cette CT et je suis déjà épuisée

[babeth1982]

Il est là le problème.... on a informé la dgs de tout cela mais bon . Ça n avance pas.
Hier elle m a demandé de rédiger une note de services... et elle m a dit qu elle fera passer le message aux élus.

[Mitzy]

Déjà, si tu as le soutien de ta DGS, c'est bien, ça va t'aider!

(ce n'est pas toujours le cas malheureusement...)

[speedy]

y a t il des réunions de direction générale avec les principaux responsables administratifs et techniques ?
avez vous recenser les principaux services dépensiers et les principaux fournisseurs habituels ?
parfois il faut un rappel à l'ordre par le DGS : votre mission , les principes généraux à respecter et le passage à l'acte : à partir de telle date refus de payer des commandes qui seraient hors procédure donc en informer les fournisseurs principaux
dans la procédure obliger le visa de la compta ou le votre ...
arme suprême : interdire les BdC à tut contrevenant quelqu'il soit
mais d'abord s'assurer que le DGS vous soutient et idem pour le service compta/finances

[babeth1982]

En effet, nous avons une réunion de services tous les lundis après midi.
Sont présents : la DGS, le responsable technique (batiment voirie), puis les services mutualisés (vu que nous sommes une commune nouvelle) : les deux collègues de la compta, le service urbanisme, le service RH et le service commande publique. Nous sommes qu'un par service..donc le tour est vite fait.
Ne sont pas présents à ces réunions, les secrétaires de mairie des communes déléguées, la responsable bibliothèque et le service police municipale.

Au niveau affaire scolaire, tout est en place. Les profs ( 8 écoles ) font leur commande et je la valide sur le net.

Pour le reste, en dessous de 3 000 euros, c'est la catastrophe. On a tiré la sonnette d'alarme à plusieurs reprises. J'ai crée un bon d'engagement afin que, pour les achats urgents; on note le fournisseur, le montant, le libellé des articles achetés, pourquoi ils ont été acheté et le tampon du fournisseur une fois les articles livrés ou retirés directement en magasin. Puis agraphé au dos de ce bon d'engagement, le bon de livraison. Ben ça ne fonctionne pas !!

Alors je me creuse la tête pour rédiger une note de service.

Les acheteurs de la commune sont identifiés, les fournisseurs également, c'est notre organisation interne qui rame.

Je travaillais dans une collectivité bien plus importante avant, pas dans la commande publique, mais c'était organisé, carré, et tous suivaient les procédures...Difficile pour moi de travailler dans ce nouveau contexte surtout que je suis loin de maitriser le code des marchés...

[speedy]

vérifie que tout marche au dessus de 3000 €  avant d'attaquer dur sur ce point
prends le temps d'expliquer, c'est long certes et fatiguant

si ça marche alors ramène ce seuil à 2500 car correspond à des obligations du code du travail ....

puis analyse de l'historique avec la compta pour faire des marchés à bons de commandes (tu as parlé d'engagement par des bons mais pas de marché .....)

donne toi du temps ( car sinon tu restera dans le stress actuel) et note tes actions et les améliorations car si contrôle de la Chambre des comptes ou DIRECTTE (Ex DGCCRF ) ça fera du biscuit pour défendre ta position et celle de la/du  DGS.

bon courage pour ce challenge

[speedy]

maîtriser le CMP c'est d'abord du bon sens à partir des principes généraux
1 Liberté d'accès à la commande publique donc mise en concurrence  publicité mais liberté surveillée avec des interdictions d'accés ... par différents Codes ... 
2 Transparence dans les procédures et choix on dit et on affiche ce qu'on va faire, on écrit ce qu'on fait, on prouve qu'on a fait ce qu'on a dit qu'on allait faire
3 Egalité de traitement entre tous les candidats On reste neutre dans nos relations avec les candidats et fournisseurs et ensuite on fait appliquer les contrats
4 Protection des deniers de la collectivité le code est axé historiquement sur ce point mais en nota la responsabilité sociétale pointe son nez
5 Sanctions attention au risque de favoritisme intentionnel ou non
nota :
a) le développement durable et la responsabilité sociétale commencent à venir dans les règles détaillées ART 15, Achats véhicules propres, les critères possibles etc
b) il y a des dérogations (on est bien en France ....) ça sert bien ....

Ensuite c'est comprendre un minimum la computation, c'est à dire comment on compare les besoins chiffrés en € HT aux différents seuils
pour ce dernier point lit le CMP et les directives puis reviens poser des questions (en tapant "COMPUTATION" dans la fonction recherche tu auras des réponses mais sans doute un peu longues
enfin c'est la maîtrise des procédures MAPA / MN / AO puis les autres
et on fait le lien avec les principes généraux


puis reste l'habilitation à signer selon le CGCT et le contrôle de légalité

à bientôt

[fanchic]

le pointage de facture la mise en place de la compta d engagement je suis noyée

Si on vous a confié çà en plus, je comprends pourquoi vous êtes noyée

Cà fait beaucoup de travail "affaires courantes" et peu pour développer.

Ce n'est que mon avis mais il vous faut du renfort au moins pour déléguer des tâches dites "secrétariat"

Et enfin, ne vous souciez pas trop, vous débutez, il y a tout à faire, çà ne se fait pas en 6 mois... Il y a aura des ratés, il y aura des dérives, l'essentiel est de prendre le droit chemin même si la pente est forte

[Ponta]

Je met un temps fou a valider une facture car je cours après les BL et je cherche qui a commandé....

Dans votre nouvelle collectivité, je pense qu'il faut organiser les choses petit à petit.
Pour votre problème de courir après qui a commandé, faites une trame de BC où le nom du commanditaire apparaît et est obligatoire. Pour être sûre que le nom soit renseigné, vous y ajouterez une mention du genre "sans nom du commanditaire, le bon est réputé nul et ne pourra servir à passer commande".

Pour la suite, prenez 2h voire une 1/2 journée par semaine, pour identifier les missions chronophages et/ou bordéliques, et mettez en place des procédures simples et rapides pour y remédier.

[raffalli2]

ROME ne s'est pas faite en un jour

et changer l'administration c'est pire....


donc faites par petites touches