Optimisatation tableau bord marchés publics

[mds]

Bonjour,

Je cherche à optimiser le  tableur de suivi que j'utilise actuellement.
Il s'agit d'un tableau me permettant de rentrer "N° DE CONSULTATION ET INTITULE CONSULTATION   TYPE DE PROCEDURE   N° DE MARCHE   INTITULE DU MARCHE (lot)   TITULAIRE (+ lignes répartition pour groupement et sous-traitant)   TYPE DE MARCHE (Unique, MbC...)   DATE DE DEBUT    DATE DE FIN   RECONDUCTION (préciser si tacite ou expresse)   ESTIMATION € HT   MONTANT € HT (si pas de mini/maxi)   MINI (le cas échant)   MAXI (le cas échant)   REVISION   Retenue de Garantie   Avance"

Ma problématique est la suivante :
-Ce tableau est un peu lourd à manipuler mais je n'arrive pas à me résoudre à le découper ;
- Je souhaiterai y intégrer une colonne "modalité d'exé" qui reprendrait les phrases du type "la phase bidule sera déclenchée sur OS blablba", et une colonne "date du PV réception/admission" afin d'aider mes services à bien suivre l'exé (objectif pervers double : taper sur les doigts s'ils oublient de notifier un OS, un Bdc, faire une réception, etc).
- Je le trouve austère et pas fun ;


Aussi, avez vous un modèle qui inclurait les données que j'ai déjà + celle que je souhaite insérer? + un conseil sur les couleurs (je m'adresse ici plus à mes homologues féminines...), ou tout autre critique particulière.
Merci


ps : Même s'il n'est donc pas parfait, je suis ok pour envoyer le tableau que j'ai à ceux qui n'en auraient pas.

[Lolila]

perso je ferais 2 tableaux : un pour la passation, un pour l'exécution, ce qui permettrait d'alléger

pour les couleurs je n'ai rien à conseiller, mes tableaux sont aussi austères et pas fun
les couleurs me servent à distinguer les services c'est tout

[mds]

perso je ferais 2 tableaux : un pour la passation, un pour l'exécution, ce qui permettrait d'alléger

Tu mettrais quoi dans passation? Les étapes de la procédure etc? Le "souci" c'est que j'ai déjà des fiches "mémoires" sur mes pochettes. J'ai peur qu'en sur-multipliant les endroits où noter d'en oublier la moitié.
et dans exé? l'exé technique et l'exé financière?
Cela ne te prend pas trop de temps à tout remplir à chaque fois? (sur -multiplication des cliques et des cases?)

[Coccy]

perso je ferais 2 tableaux : un pour la passation, un pour l'exécution, ce qui permettrait d'alléger

pour les couleurs je n'ai rien à conseiller, mes tableaux sont aussi austères et pas fun
les couleurs me servent à distinguer les services c'est tout

+1! avec des liens entre tableaux, pour "alléger le nb de clics" 

perso, j'ai ce type de tableau, avec un onglet RECAP qui me permet d'éditer directement les stats annuelles

toujours en cours d'améliorations, car il y a toujours une colonne à rajouter à laquelle on n'a pas pensé 

[Lolila]

Tu mettrais quoi dans passation? Les étapes de la procédure etc? Le "souci" c'est que j'ai déjà des fiches "mémoires" sur mes pochettes. J'ai peur qu'en sur-multipliant les endroits où noter d'en oublier la moitié.

Les fiches mémoire c'est dans chaque dossier, le tableau sert à globaliser en un coup d'oeil toutes les procédures qui sont en cours.
Il n'y a pas autant de colonnes dans le tableau que dans le rétroplanning de chaque marché (par exemple, dans le tableau, la date d'ouverture des plis, on oublie). C'est aussi pratique pour vérifier l'ordre du jour des commissions et des instances.

Cela ne te prend pas trop de temps à tout remplir à chaque fois? (sur -multiplication des cliques et des cases?)

c'est une habitude à prendre, en faisant au fur et à mesure ça prend 5 minutes.
Par contre il ne faut pas oublier sinon la mise à jour c'est l'horreur.
De toutes façons je suis fataliste : ces tableaux nous sont demandés dans le cadre des procédures qualité, donc... autant y mettre du sien et essayer de faire quelque chose de lisible.

perso, j'ai ce type de tableau, avec un onglet RECAP qui me permet d'éditer directement les stats annuelles

ça a l'air pratique, il faudrait vraiment que j'apprenne à mieux utiliser les tableurs

[mds]

De toutes façons je suis fataliste : ces tableaux nous sont demandés dans le cadre des procédures qualité,

Vous êtes certifié "ISO"? ou ce sont des process qualités internes? (ça m'intéresse)

perso, j'ai ce type de tableau, avec un onglet RECAP qui me permet d'éditer directement les stats annuelles

En gros tu reprends les données des autres onglets? ou tu rajoutes des stats, graphiques, et tout le bazar?

J'imagine que tout cela peut servir dans un rapport d'activité.

[Coccy]

Vous êtes certifié "ISO"? ou ce sont des process qualités internes? (ça m'intéresse)

En gros tu reprends les données des autres onglets? ou tu rajoutes des stats, graphiques, et tout le bazar?

J'imagine que tout cela peut servir dans un rapport d'activité.

tu peux après faire tout ce qui te plait  ça me sert aussi de base de données pour tous les courriers ou documents à éditer..... notifications, avenants, bdc, os,.....

[Lolila]

Vous êtes certifié "ISO"? ou ce sont des process qualités internes? (ça m'intéresse)

On a une régie qui est certifiée ISO, pour les autres c'est du process de qualité interne (enfin qualité, c'est une façon de voir les choses  parce qu'on a beaucoup perdu en efficacité et en réactivité je trouve)

[mds]

tu peux après faire tout ce qui te plait  ça me sert aussi de base de données pour tous les courriers ou documents à éditer..... notifications, avenants, bdc, os,.....

Pour l'édition des documents, tu as fait ta base de données sous excel? c'est compliqué à mettre en place?

Et merci "Lolila" pour ta réponse également. Et oui , parfois la "lenteur" c'est un peu le revers de la médaille dans un process qualité.

[Coccy]

Pour l'édition des documents, tu as fait ta base de données sous excel? c'est compliqué à mettre en place?

pas du tout: tu lies ton document Word,  à partir de l'onglet "publipostage", avec le fichier excel en sélectionnant l'onglet ad'hoc: tes colonnes deviennent alors des champs de fusion et le tour est joué