AO restreint : visite ratée par un candidat : SOS que faire dans un tel cas ?

[Lulu]

Bonjour à tous,

Ce lundi commence bien 

Dans le cadre d'un appel d'offres restreint, on a indiqué aux candidats admis à présenter une offre, qu'une visite des
lieux, obligatoire, serait programmée (c'était la semaine dernière).

Un candidat qui a loupé la visite nous écrit qu'il a eu des problèmes informatiques qui l'auraient désorganisé (on ne voit pas trop le rapport) et, sacant qu'elle est obligatoire sous peine de rejet, demande s'il peut faire une visite à un nouveau créneau.

Comment géreriez-vous cette demande ? Je dirais qu'on ne peut pas accepter pour éviter toute rupture d'égalité de traitement... mais faut-il être si formel ?

Merci à tous d'avance.

[gratin]

Bonjour,

Vous faites une publicité complémentaire indiquant une nouvelle date de visite vous rallongez la date de remise des offres.


La visite obligatoire avec une seule date, c'est le mal.

[Lulu]

Bonjour,

Vous faites une publicité complémentaire indiquant une nouvelle date de visite vous rallongez la date de remise des offres.


La visite obligatoire avec une seule date, c'est le mal.

Effectivement sauf qu'il s'agit ici d'un appel d'offres restreint où seuls 5 candidats ont été admis à remettre une offre. Pourquoi (je me fais l'avocat du diable) rattraper ce candidat qui a raté une visite qu'il ne pouvait ignorer, pb informatiques ou pas ?

[Ponta]

Le souci des visites obligatoires est qu'elles vont à l'encontre de la liberté d'organisation du candidat.
Si le candidat a envie de répondre au marché 1 jour avant la date limite de remise des plis ou a découvert votre jolie annonce 1 jour avant, c'est son droit.

Les visites à horaires imposées m'ont toujours chagrinées sur ce plan.

Donc comme le suggère Gratin, je reculerai la date de remise et informerait tout le monde d'une nouvelle visite.

[Andoli]

Effectivement sauf qu'il s'agit ici d'un appel d'offres restreint où seuls 5 candidats ont été admis à remettre une offre. Pourquoi (je me fais l'avocat du diable) rattraper ce candidat qui a raté une visite qu'il ne pouvait ignorer, pb informatiques ou pas ?

Bonjour, je suis le diable  

Est ce que vous avez assorti l'obligation à 1 sanction claire et précise (pas de visite = élimination) ?
Comment aviez vous informé les candidats de la date et de l'heure ?
Aviez vous demandé confirmation de la visite ?

[Lulu]

Bonjour, je suis le diable  

Est ce que vous avez assorti l'obligation à 1 sanction claire et précise (pas de visite = élimination) ?
Comment aviez vous informé les candidats de la date et de l'heure ?
Aviez vous demandé confirmation de la visite ?

Merci à tous ceux qui ont répondu.
Je rappelle cependant qu'il s'agit d'un appel d'offres restreint. Dans la lettre de consultation qui a été envoyée aux 5 candidats admis à présenter une offre, il leur était précisé qu'une visite des lieux - obligatoire -  était organisée et qu'il fallait se reporter à l'art. X du règlement de la consultation pour les détails . Il leur était également précisé qu'au nombre des pièces à remettre dans l'offre, devait figurer l'attestation de visite.

Ils ont donc tous été informés dès le début de la phase restreinte de cette obligation. 

[Lolila]

disposez-vous du retour de l'AR ?
Si oui, il vous faut :
- vérifier que la visite est bien indispensable pour que les candidats puissent faire une offre (et pas juste un prétexte pour évincer les candidats qui habitent loin, c'est pas que c'est courant mais ça se pratique  )
- que vous aviez laissé un temps raisonnable entre le moment où ils ont reçu le RC et le jour de la visite

[Andoli]

Le fond de ma pensée est le suivant :

La clause de la visite obligatoire doit être absolument adaptée à l'objet et à l'enjeu du marché.
C'est quelque chose d'important parce qu'elle demande déjà un investissement en temps et en déplacement  de la part du candidat. C'est loin d'etre neutre. Est ce que la visite est le seul moyen pour que l'entreprise se rende compte des difficultés ?
Est ce que des plans précis, un bon descriptif ne suffiraient pas ?
Si on se met tous à imposer des visites obligatoires, les boîtes vont encombrer les routes

Si effectivement pour x ou y raisons objectives et démontrables la visite s'impose...alors attention... Faut faire ça aux petits oignons parce que ça doit être exceptionnel.
A mon sens on ne peut pas uniquement se réfugier derrière le "c'était écrit à l'article 10 du RC".
Non.
A procédure exceptionnelle, dispositif d'accompagnement exceptionnel. On accompagne les boîtes, on téléphone, on prend le nom de la personne qui doit venir.

Pour moi, mais c'est mon seul avis, c'est autant de la faute de l'entreprise, que de la votre.
A vous de voir maintenant faut assumer : soit l'application stricte de votre RC et élimination... Soit vous rattrapez.

[Lulu]

disposez-vous du retour de l'AR ? Oui, la lettre de consultation a été envoyée via le profil acheteur
Si oui, il vous faut :
- vérifier que la visite est bien indispensable pour que les candidats puissent faire une offre (et pas juste un prétexte pour évincer les candidats qui habitent loin, c'est pas que c'est courant mais ça se pratique  ) oui, le sujet est très complexe et une visite est nécessaire pour sa bonne compréhension
- que vous aviez laissé un temps raisonnable entre le moment où ils ont reçu le RC et le jour de la visite : 20 jours

Bonjour,
Les explications ci-dessus répondent aussi à Andoli. Après c'est peut-être pas assez "aux petits oignons" 

[NIKAL]

Je considère que les entreprises sont assez grandes pour savoir ce qu'elles doivent faire.

Sur 5 entreprises, une seule loupe la visite. Tant pis pour elle.

C'est généralement révélateur d'un fonctionnement hasardeux de la société.

Élimination sans sommation.

Pas de sentiment avec les candidats, ils nous le rendent rarement...

[Lolila]

au vu de ce que vous dites, je ferais comme Nikal : out, tant pis.

Car organiser des visites de rattrapage c'est toujours le bazar, il y a des entreprises qui veulent revenir, il vous faut sûrement reporter la date limite et ça vous ruine votre planning, alors que vous leur aviez laissé trois semaines pour s'organiser

[Lulu]

Merci à tous pour cet échange, toujours riche malgré les divergences 

On va lui dire non, d'autant que si on organisait une nouvelle visite, les autres candidats qui pourraient décider de venir visister à nouveau,  comprendraient vite quel était le candidat manquant la première fois !

[Ravelle]

Bonjour,

Cas similaire ... en pire

Suite à AOR, nous avons reçu 5 plis des candidats retenus sur la phase offre qui comprenait une visite obligatoire.
Un cafouillage avec 2 candidats sur la récupération des éléments du DCE a conduit le service technique, sans en informer le service "marchés", à procéder à une visite complémentaire ... ce que j'apprends à l'échéance de la date limite de remise des offres.
Hic : les 3 candidats qui ont participé à la seule visite prévue s'attendent bien à n'être que 3 en lice ...

Avez-vous déjà été confrontés à ce type de situation ? comment procéderiez-vous ?

[NIKAL]

C'est pas bon pour vous...

j'ai assisté à une audience au TA pour un cas similaire et le juge a tranché en faveur de l'entreprise (présente à la visite prévue initialement contrairement à l'attributaire présent à une visite ad hoc).

Y'a plus qu'a prier pour que l'attributaire soit venu à la visite "officielle" et serrer les fesses.

Tel est mon humble avis.

[Virkiel]

d'où l'intérêt de ne jamais faire de visite groupée, cela vous coince lorsqu'il y a un couac dans votre procédure.