enveloppes

[mim]

différence de point de vue dans mon service : faut il garder les enveloppes d'envoi des plis style chronop..... ou autres?
Merci

[Aliunda]

euh je ne vois pas quelle en serait l'utilité
nous ne conservons que les enveloppes qui nous permettent de ne pas mélanger les documents mais pas les enveloppes "extérieures"

[Raspoutine]

nous ne cionservons aucune enveloppe

[Miss Tinguette]

je garde tout

[yfetrocho]

Faut bien avoir une preuve d'envoi notamment au niveau des dates d'arrivées... faut tout garder....

[mim]

hum.... personne ne peut trancher? ça fait deux partout...

[Aliunda]

Je considère que conserver les enveloppes n'est pas nécessaire, même pour garder une trace de la date d'arrivée, puisque le registre des dépôts conserve la trace des dépôts. D'ailleurs, pour les entreprises qui déposent directement leur dossier, il n'y a aucune preuve, à part l'inscription dans le registre, qu'il est arrivé à temps.
Mais effectivement les deux thèses peuvent se défendre, c'est une histoire d'interprétation.

[Choup]

Les archives départementales dont dépend ma collectivité nous ont dit que ce n'était pas la peine de les garder. D'ailleurs comme l'a précisé Aliunda, le registre des dépôts (pour ceux qui en tiennent un) est suffisant. On nous a dit qu'on pouvait toujours garder les enveloppes des hors-délais avec le cachet d'arrivé dessus, ça fait une preuve en cas de contestation. Mais bon c'est pas obligatoire apparemment. Dans mon ancienne collectivité on gardait tout. Moi je vois le côté pratique pour ranger dans les boites à archives !!
Je rebondis sur la question des plis hors délai. Il y a une pratique chez nous qui m'a étonnée, on photocop l'enveloppe avec le cachet et on envoie à la prèf pour les marchés formalisés, la copie du courrier informant l'entreprise malheureuse et la photocop de l'enveloppe. Vous faites quelquechose de spécial vous ?

[Aliunda]

nous ne transmettons rien de ce genre à la Pref
le rapport de présentation indique juste qu'une ou plusieurs enveloppes sont arrivées hors délai

[Choup]

OK c'est ce que je fais, mes collègues ont le chiche de se donner du travail supplémentaire inutile !! C'est désespérant des fois !! Moi tant qu'on ne me dit rien...

[RV]

Perso, je garde le tout (ds l'enveloppe principale que j'essaie de conserver en état, pas comme certains gros bourrins que j'ai pu voir et qui arrachent tout) et si il y a un chronopost de collé sur l'enveloppe ou l'accusé reception, je le met dans l'enveloppe.
Après clôture de la procédure, hop, aux archives.

[goran]

personne ne récupère les timbres ? nan j'déconne !

[Diomède]

Je considère que conserver les enveloppes n'est pas nécessaire, même pour garder une trace de la date d'arrivée, puisque le registre des dépôts conserve la trace des dépôts.
      Le registre de dépôt est une espèce d'attestation sur l'honneur de la PRM, mais il ne prouve rien en lui-même. La seule chose qui acrédite le contenu du registre de dépôt, c'est l'enveloppe extérieure du candidat. En plus, comme ce registre est établi à partir d'éléments matériels, il est donc  facilement contre-vérifiable.

D'ailleurs, pour les entreprises qui déposent directement leur dossier, il n'y a aucune preuve, à part l'inscription dans le registre, qu'il est arrivé à temps.
      Pour les dépôts de plis, je remets au candidat une attestation de remise de pli signée par la PRM (en fait son représentant, le Resp. Marchés) et le candidat pour pallier au fait qu'il n'y a pas de preuve d'envoi de son pli.

Mais effectivement les deux thèses peuvent se défendre, c'est une histoire d'interprétation.

Pour moi, les enveloppes extérieures doivent être gardées, car elles prouvent que tel attributaire a bien soumissionné entre l'AAPC et la DLRO : le respect des procédures, c'est quand même la base des marchés. Nous conservons donc tout aux archives. Ceci étant, la conservation des enveloppes n'a de réel intérêt qu'en cas de contestation dans les 2 mois des notifications en fin de procédure (au bout de quelques années, ça m'étonnerait que l'enveloppe extérieure fasse l'objet d'un contrôle !).