Artilce 30 : organisation événementielle

[Market]

Bonjour,

je dois lancer une consultation pour l'organisation d'un colloque. Quelqu'un aurait-il un modèle de DCE à me proposer ?

Merci.

[Market]

J'ai un souci : je dois lancer ce marché dans l'urgence (puisque événement prévu début décembre) et les pages jaunes recensent moins de 10 OE susceptibles de répondre.

Selon vous, que pourrais-je mettre en oeuvre comme procédure rapide et efficace ?

[NIKAL]

Tout dépend de l'estimation du montant du marché...

[Market]

Tout dépend de l'estimation du montant du marché...

< 90 000  € HT

Je m'oriente sur une procédure type marché négocié mais si quelqu'un avait des idées de génie, je prends !

[NIKAL]

J'aurais fait une publication sur le profil acheteur + lettres de consultation à 5-6 prestataires potentiels avec un délai de réponse de 15 jours.

Pour le DCE, je n'ai rien à proposer.

[le biscuit]

tu montes un cahier des charges qui définit

- l'objet et les objectifs à atteindre

- les critères d'analyse dt mémoire technique relatif l'organisation du colloque ( à forte pondération) que tu contractualiseras

- la DLRO


tu transmets à l'ensemble des opérateurs recensés et tu laisses le maximum de délai possible pour répondre

[Market]

tu montes un cahier des charges qui définit

- l'objet et les objectifs à atteindre

- les critères d'analyse dt mémoire technique relatif l'organisation du colloque ( à forte pondération) que tu contractualiseras

- la DLRO


tu transmets à l'ensemble des opérateurs recensés et tu laisses le maximum de délai possible pour répondre

cool. 

En fait, je fais comme si j'étais dans un marché négocié pour urgence impérieuse ? Le délai que je pourrai laisser serait de 10 à 15 jours, pas plus 

Et je me demande comment je vais dégoupiller cela car les OE sont censés pouvoir louer des salles et réserver un traiteur. alala

Merci Biscuit

[Market]

Je sais ! Je vais leur demander de nous faire des propositions en ce sens : quel traiteur, quelle salle etc. Je vais voir dans quelle mesure je pourrai le faire.

[le biscuit]

Je sais ! Je vais leur demander de nous faire des propositions en ce sens : quel traiteur, quelle salle etc. Je vais voir dans quelle mesure je pourrai le faire.

oui c'est l'orga du colloque...

que tu noteras

bof l'urgence impérieuse en la matière 

tu fais comme qqn pris par le temps devant une demande pressante plutôt

en expliquant qu'un colloque ne se gère pas au dernier moment mais que heureusement et exceptionnellement tu fais pour le mieux sachant que c'est loin d'être parfait en terme de procédure

[Market]

oui c'est l'orga du colloque...

que tu noteras

bof l'urgence impérieuse en la matière 

tu fais comme qqn pris par le temps devant une demande pressante plutôt

en expliquant qu'un colloque ne se gère pas au dernier moment mais que heureusement et exceptionnellement tu fais pour le mieux sachant que c'est loin d'être parfait en terme de procédure

C'est drôle mais c'est exactement ce que j'ai dit 

Merci Biscuit. Je t'enverrai une coupe si j'ai au moins une offre correcte. Histoire de te tremper dedans. 

[mighty]

Je dépoussière un peu ce topic. Ma vision est confrontée à celle d'un collègue. Soit un DCE pour l'organisation d'une rencontre annuelle. On recherche un prestataire capable de tout prendre en charge pour organiser à notre place ! Perso je dis OK. Lui me dit que non, il faut mettre en place des lots selon les catégories de prestations (un peu comme un marché de travaux).
Moi je dis trop compliqué, on recherche un point d'entrée qui va gérer tout pour nous.
Vous feriez comment ? Par ailleurs, je suis tjrs à la recherche d'un DCE. Si vous avez un modèle n'hésitez pas !

[mighty]

Je re up vu que j'ai pas obtenu de réponse. Et la forme du marché ? Vous feriez un global et forfaitaire ? A prix unitaire ? Sachant qu'on est pas sur du nombre de personnes d'invité...Cela risque de jouer

[Ponta]

Pour ne pas te laisser seul face à ton problème, je vais apporter mon humble contribution.

En fait, tu cherches un organisateur d'évènements qui s'occupera de tout mettre en place : traiteur, accueil, animations...

Voilà comment je procèderai. Déjà, j'utiliserai tous les marchés en place et utiles à ton event : du genre le marché traiteur, le marché SSIAPP...
Ensuite, je ferai juste un marché pour trouver un organisateur d'évènements. Je n'allotirai pas afin de préserver la qualité et l'unité de l'évènement.
Je ferai un marché pour une prestation clés en main : il organise tout mais il te trouve et met en place traiteur, accueil...
Le rôle de l'organisateur sera de tout préparer et de te faire des propositions de scenarii organisationnels et financiers dans le cadre que tu auras défini.

Donc le marché serait principalement à PGF avec une partie à BDC (pour gérer l'impondérable, du genre le préfet qui vient à la dernière minute...).
Concernant le nombre d'invités, c'est ennuyeux de ne pas avoir au moins une fourchette. Pour proposer une offre, les OE ont besoin d'avoir une estimation. Si tu es coincé, demande un prix selon une fourchette haute et un autre selon une fourchette basse.

[Ravelle]

J'ai déjà eu à lancer ce type de marché.
Plusieurs configurations possibles :
- j'ai parfois alloti (organisation logistique distincte de la partie restauration par exemple)
- j'ai parfois tout regroupé sauf le lieu (qui souvent, de surcroît, conditionne la restauration à une liste de traiteurs autorisés). Notamment : hébergement, déplacement, correspondances, inscriptions, vestiaires-accueil, scénographie, communication .... pour des raisons de coordination.

[mighty]

Ben là je vais faire clé en main. Ce sera plus simple. Ce sera un super gros gros marché de la mort qui tue. Vous imaginez l'évènement aura lieu en avril 2015 
Ben g pensé à cette manière à savoir partie forfaitaire et prix unitaires.
Mais je me suis dit la fourchette c'est 600 à 700 p. Je peux bien prévoir un prix global et forfaitaire pour le tout nan ?

Sinon le forfait : gestion de l'organisation, organisation de la salle, organisation de la réception, de la sécurité, de la partie scénographie, caméraman, etc.
Partie unitaire : la restauration, l'hotellerie et les navettes ?

Qu'est ce que vous en pensez ? 

Bien évidemment dans le CCTP, il faut prévoir un minimum de qualité pour les hotels (genre entre 3 et 4*) et les repas genre 50 € max par repas ?