la trésorerie demande un guide interne de procédure d'achat.... au secours

[Sonia]

Bonjour à tous et à toutes,
J'ai la Trésorerie qui demande un guide interne de nos procédures d'achats.
Je suis dans une commune de 10 000 hab et je n'ai pas ça en stock !
J'ai essayé de regarder un peu sur internet, pour avoir des modèles, ça donne une bonne idée.
Toutefois, je présume qu'il faut ensuite que ça passe au CM ? auriez vous un modèle de délib ?

Si vous avez des retours d'expérience (éléments à ne surtout pas mettre ou au contraire à bien préciser...) je suis preneuse ?
Par ailleurs, est ce vraiment utile ?

Merci par avance pour votre contribution

[maka88]

Vous n'avez aucune obligation d'avoir un guide de procédure interne pour les marchés publics. En tout cas, personnellement, je déconseille de la passer en CM, ça vous imposerait le strict respect du guide.....et de quoi se mêle le trésorier.

Le guide peut être utile pour l'organisation au sein de votre commune, mais ne vous imposer de manière obligatoire des règles supplémentaires. La règlementation est bien suffisante.

J'ai un guide à vous transmettre si vous le souhaitez.

[Kpiaf]

C'est un outil très utile car il permet d'homogénéiser les procédures d'achat et sécurise les "acheteurs" occasionnels, mais il n'a rien d'obligatoire.
D'autre part, si vous décidez de vous doter d'un tel guide, vous n'avez pas intérêt à le faire valider par le CM afin de conserver un maximum de souplesse ; accessoirement, si vous le faites valider et que, ultérieurement, on découvre que votre guide contient une erreur (ce qui n'est pas rare), cela mettrait en péril toutes les procédures passées...

[fanchic]

MAKA a bien résumé la situation.

Votre Trésorier abuse de son pouvoir, probablement pour excuser des nombreux retards de paiement. Un grand classique...

Un guide interne? Pourquoi pas mais aussi pourquoi pas pas!

[Arnaud LATRECHE]

Proforma a posté le 14 décembre dans les News une observation de CRC qui stigmatisait le fait que les règles d'organisation internes du PA pour les MAPA ne soient pas validées par l'assemblée délibérante (premier niveau du PA) : "la détermination de règles internes par les seuls services, en dehors de l'avis de l'assemblée délibérante et d'une décision du maire, ne semble donc pas conciliable avec l'article 28 du code des marchés publics".

A méditer

[maka88]

J'avais lu ce post et les Observations CRC. Comme il y est dit, l'analyse est pertinente et fine mais sur les guides internes, elle manque cruellement de pragmatisme selon moi...

[maka88]

http://agorapublix.localjuris.com.fr/index.php?topic=15482.0

[speedy]

la CRC et le TPM outrepassent leur droits ....
la CRC est inexcusable sur le guide bien qu'elle ait raison sur la computation et sur la nécessité d'avoir un minimum de directives de la part des élus, les services ne faisant que préparer les décisions.
Le TPM n'est absolument pas excusable car il y a eu plusieurs (au moins deux) circulaires leur rappelant qu'ils n'ont plus de regard sur la légalité de passation des marchés mais uniquement sur les pièces justificatives de paiement, plus certes un devoir de conseil,

donc uniquement du conseil et je rejoins ceux qui sont contre le passage devant l'assemblée .

[fanchic]

un minimum de directives de la part des élus, les services ne faisant que préparer les décisions.

Exact et nous devons souvent le rappeler à nos chers élus!!!

Combien de fois en CAO, on m'a demandé "pourquoi une avance de 30%", "pourquoi le critère prix seulement à 60%", "pourquoi ceci ou cela"?
Combien de fois, je leur ai répondu "Je vous avais proposé en début d'année de fixer les curseurs sur les principales clauses à dimension politique, vous aviez indiqué que c'étaient aux services administratifs et aux techniciens de fixer cela"

[raffalli]

Un guide interne n'est pas obligatoire.
Cependant, j'invite à le faire dans la mesure où l'achat public est quelque chose qui demande juridiquement comme économiquement de la rigueur car c'est une utilisation de deniers publics au jour le jour et l'on doit se poser les questions en amont et non après.

La directrice des affaires juridiques de Toulon, préconise ce guide validé par le CM dans la mesure où:
- il a beaucoup plus de légitimité qu'une note de service
- validé par des nombreux élus y compris de l'opposition, il protège davantage car moins suspect de favoriser telle ou telle société que lorsqu'il s'agit d'une décision d'un seul.
Il faut cependant faire attention et je rejoins KPIAF, à ce que ce guide ne soit pas verrouillé mais garde de la souplesse car c'est une illlusion de penser que l'on peut tout prévoir, l'achat public est riche en suprises ;-)
Pour ce qui est de la trésorerie, il ne faut pas qu'elle outrepasse son rôle, même si il faut voir le bon côté car elle légitime les services juridiques, finances , marches. En effet, souvent lorsque l'on dit aux elus ou aux services, il y a tel ou tel risque; ils vous disen mais non vous exagerez.
Pour cause: beacuoup de marches ne vont pas en pref et les pref debordees ne controle que partiellement les marches et souvent ils donnent pas suite à leurs LO. Beacuoup de candidats jouent au bluff, en disant, je suis pas content, je réfléchis à faire un recours, puis rien.....
Donc on se trouve parfois dans la peau du gamin qui crie au loup, et que personne ne croie, alors que pourtant la réglementation existe bien et la jurisprudence ou les CRC n'ont pas de scrupule à l'appliquer.

[Kpiaf]

Je comprends tes arguments mais je maintiens qu'il est préférable de ne pas faire valider ce guide par le CM.
La réglementation en matière de MP évolue trop vite pour se permettre de figer un tel guide. Concrètement, si les seuils changent, si une procédure évolue, si le juge administratif nous donne une solution qui est contraire à ce que prévoit le guide, les services doivent continuer à appliquer le guide tant que les modifications rendues nécessaires (par l'évolution de la réglementation ou de la jurisprudence) n'ont pas été validées par le CM. C'est pénalisant, bloquant et extrêmement dangereux dans les collectivités qui ne sont pas dotées d'un expert juridique en MP qui suit l'actualité et assure la mise à jour du guide. Or, la plupart du temps, personne, dans les collectivités n'assure se travail de veille ; de fait, les services appliquent des règles tirées d'un guide non actualisé... 
Un petit contrôle de la CRC mettant en évidence une erreur dans le guide aurait pour effet de remettre en cause la légalité de toutes les procédures faites en application du guide... C'est déjà arrivé et ça a fait très très mal !

[Sonia]

Je vous remercie pour vos conseils et vos différentes remarques.
Pour faire un point, si j'ai bien compris :
Un guide interne n'est pas obligatoire en soit.  Il peut donc être utile dans la mesure où il donne une ligne de conduite générale qui reste adaptable en fonction de l'objet du marché et de son montant.
Il reste après le message posté par Zouc_ : c'est interessant mais comment faire alors quand on veut mettre un minimum de procédure en place et ne pas s'enfermer non plus tout en restant dans le cadre légal...

J'ai également pris note du message de raffalli.

Je pense que dans un premier temps, je vais essayer de "monter" un guide interne (je suis preneuse Maka88) qui restera interne aux services, pour rester totalement adaptable. Il ne passera pas au CM ainsi, au fur et à mesure il pourra être réajuster si besoin et les erreurs corrigées. Qu'en pensez vous ?

Merci par avance

[Kpiaf]

Je vous remercie pour vos conseils et vos différentes remarques.
Pour faire un point, si j'ai bien compris :
Un guide interne n'est pas obligatoire en soit.  Il peut donc être utile dans la mesure où il donne une ligne de conduite générale qui reste adaptable en fonction de l'objet du marché et de son montant.
Il reste après le message posté par Zouc_ : c'est interessant mais comment faire alors quand on veut mettre un minimum de procédure en place et ne pas s'enfermer non plus tout en restant dans le cadre légal...
J'ai également pris note du message de raffalli.
Je pense que dans un premier temps, je vais essayer de "monter" un guide interne (je suis preneuse Maka88) qui restera interne aux services, pour rester totalement adaptable. Il ne passera pas au CM ainsi, au fur et à mesure il pourra être réajuster si besoin et les erreurs corrigées. Qu'en pensez vous ?
Merci par avance

Ca me semble être une solution raisonnable.
Quant à la CRC, ce qu'elle affirme n'est aucunement confirmé sur le plan juridique. Il n'y a donc aucune raison de s'inquiéter.

[maka88]

Ok sonia, je peux t'envoyer ce que j'ai par mail.

[raffalli]

Je comprends tes arguments mais je maintiens qu'il est préférable de ne pas faire valider ce guide par le CM.
La réglementation en matière de MP évolue trop vite pour se permettre de figer un tel guide. Concrètement, si les seuils changent, si une procédure évolue, si le juge administratif nous donne une solution qui est contraire à ce que prévoit le guide, les services doivent continuer à appliquer le guide tant que les modifications rendues nécessaires (par l'évolution de la réglementation ou de la jurisprudence) n'ont pas été validées par le CM. C'est pénalisant, bloquant et extrêmement dangereux dans les collectivités qui ne sont pas dotées d'un expert juridique en MP qui suit l'actualité et assure la mise à jour du guide. Or, la plupart du temps, personne, dans les collectivités n'assure se travail de veille ; de fait, les services appliquent des règles tirées d'un guide non actualisé...
Un petit contrôle de la CRC mettant en évidence une erreur dans le guide aurait pour effet de remettre en cause la légalité de toutes les procédures faites en application du guide... C'est déjà arrivé et ça a fait très très mal !

Oui c'est sur, malgré tout , je maintiens l'idée d'un guide validé par les élus, avec des clauses selon lesquelles la révision des seuils se fait automatiquement dès l'entre en vigueur des textes sans besoin de repasser au CM et surtout il doit etre souple et ne pas tout prévoir.
En effet, il y a beaucoup d'évolutions, mais fondamentalement les idées essentielles de la commande publique n'ont pas changé depuis 2001:
definir et regrouper ses besoins, anticiper, choix du mieux disant, l'absence de mise en concurrence doit pouvoir se justifier et publicité des marchés ne signie pas toujours publication, et suivre l'éxecution de ses marchés....

Mais Au dela de la théorie, du reve d'un monde idéal ou tout le monde adhere a la necessite de l'achat public., il faut etre pratique, il faut raisoner en fonction de la taille de la collectivite, la volontes des elus et des agents.....
C'est pour cela que si il n'est pas possible de faire un guide CM, je conseille qu'au minimum de faire  qu'un guide interne visé par lle DGS .