Coucou les amis ! Petit sujet qui pourrait intéresser beaucoup. Dans le cadre de nos fonctions achats, marchés publics, nous avions toujours des centaines de contrats à suivre en cours d'exécution. Avec des reconductions, des dates de fins etc.
Comment suivez vous toutes ces dates ? Avec quel outil ? Merci pour vos retours d'expériences :)
Un bon vieux tableur Excel
bloc papier + crayon graphite + gomme ;D
puis tableur excel :D
puis basculement envisagé sur "logiciel marché" intégré du commerce....
et limiter le nombre d'évènements à suivre pour pénalités ....
Le coup du papier, j'ai ri ;D
Sur le tableau excel vous faîtes comment pour avoir vos alertes et vos points de vigilances ?
Sur l'outil du commerce c'était genre quoi ?
exemple en PJ
avec le tri des données/filtrage des colonnes on trouve facilement les échéances qui approchent
Citation de: mighty le Mai 26, 2021, 10:06:45 AM
Le coup du papier, j'ai ri ;D
Sur le tableau excel vous faîtes comment pour avoir vos alertes et vos points de vigilances ?
un collègue avait développé un outil pour les dates clés dont le délai global
point de départ plus délai plus os + avenants= date contractuelle plus couleur cellule (orange si atteinte dans 2 mois, rouge si dépassée ) plus date de doc de preuve rouge si date atteinte sans date de remplie , vert si doc établi.......
Citation de: mighty le Mai 26, 2021, 10:06:45 AM
Sur l'outil du commerce c'était genre quoi ?
les logiciels de marché , la plupart à modules rédact, passation, suivi financier et administratif ... par des éditeurs bien connus comme M de polo de Axxou des logiciels de compta d'opérations G de projet de Pxxx
Bonjour ☺
Comme beaucoup : un fichier excel.
Pour les dates / échéances : une couleur flashy, reprise en début de colonne, qu'on actualise avec la fonction tri.
OK merci pour les infos et les outils partagés ! Si d'autres veulent réagir n'hésitez pas. Personne n'a créé un outil avec internet par exemple ou un truc stylé ? ;D
@mathieu : cet outil est bien. tu as deux tableaux donc ? Un pr la procédure de passation, un autre pour l'exécution ?
La difficulté de ton outil c'est qu'il n'y a pas une alerte automatique; Cela oblige à faire une action sur ton tableau. SI on zappe on est foutu. NON ?
idem
la problématique c'est la mise à jour des tableaux et la sophistication des formules pour tenir compte des modifications du contrat !
oui il faut allez voir régulièrement, utiliser le tri des données pour classer les marchés par date (de reconduction, de fin...)
rien d'automatique
Citation de: mighty le Mai 26, 2021, 11:18:00 AM
La difficulté de ton outil c'est qu'il n'y a pas une alerte automatique; Cela oblige à faire une action sur ton tableau. SI on zappe on est foutu. NON ?
Est-ce bien une difficulté, 2 fois par semaine d'ouvrir son tableau de bord EXCEL pour vérifier si des cellules ne sont pas devenues rouge?
Je ne crois pas
plan de charge car l'ouvrir et regarder c'est bien, le tenir à jour et donc obtenir les infos c'est mieux .....
Citation de: speedy le Mai 26, 2021, 01:47:37 PM
le tenir à jour et donc obtenir les infos c'est mieux .....
:D +1 mais quelques soit l'outil, il faudra bien le tenir à jour ! ::)
sauf à avoir un outil très "intuitif" et accessible par tous sur son smartphone ;D mais je n'en connais pas !
tout à fait, l'objectif de passer d'Excel à un autre outil c'est de diminuer les doubles voir triples saisies et même plus ....
Citation de: fanchic le Mai 26, 2021, 12:35:44 PM
Est-ce bien une difficulté, 2 fois par semaine d'ouvrir son tableau de bord EXCEL pour vérifier si des cellules ne sont pas devenues rouge?
Je ne crois pas
+1.
C'est un outil vital dans l'activité.
Sinon il y a aussi l'option de ne plus faire de marché à reconductions expresses.
pour ce PB de reconduction vous pouvez les mettre dans vos agendas par exemple OUTLOOK quelques mois avant pour décider reconduction ou remise en concurrence !
un bon tableau excel rempli à la mimine
tout dans la tête
et pointage une fois par mois pour rappeler aux services les dates
moi j'avais un beau tableau élaboré sur internet par un informaticien qui faisait les rappels via outlook et tout. C''était automatique. C'était bien :D