Difficultés ….

[Lorette]

Bonjour à tous,

Je ne suis pas rattachée au service marchés mais au bureau d'études.

Le service marché produit à l'heure actuelle un guide interne imposant une mise en concurrence dès le 1er euro via profil acheteur ....j'ai envoyé à mon DGS une alerte sur le fait que cela pourrait nous créer des ennuis et que ce serait inopérant pour les services.

La directrice des affaires générales prend mal le fait que je ne sois pas ok avec la procédure interne.

Le DGS m'a donc convoquée ainsi que mon homologue (qui ne fait que du FCS) pour discuter de cela. Cette dernière est vraiment sous la coupe de sa directrice.

Je ne suis dans cette collectivité que depuis 4 mois et j'ai peur de ce qu'il m'attend.

J'ai mis la zizanie sans vraiment le vouloir, juste en alertant...

Comment réagir maintenant ?

A part accepter les choses sans broncher.

Bonne journée

[shorty]

Dans la logique, obéissance hiérarchique => possible d'argumenter mais on applique et accepte les choses...

Pour la blague, la prochaine fois qu'on te demande un crayon ou un café, tu répond attend je fais une mise en concurrence.

[Ponta]

Bonjour,

Pas facile comme situation, je compatis.
Mais des egos bousculés ou des personnes qui s'offusquent pour rien, vous en croiserez des centaines dans votre carrière.
Pourquoi les ménager quand ils n'hésiteront pas à vous utiliser comme paillasson.

A votre place, je défendrais mon point de vue, sans attaquer la personne. Parce que votre point de vue s'entend : il n'est ni supérieur ni inférieur à la vision de la directrice des AG. Les deux se valent.
J'expliquerai en deux temps :
- sur le plan juridique, je citerai les textes permettant l'absence de mise en concurrence,
- sur le plan pragmatique, j'expliquerai que la volonté de sécuriser l'achat est louable mais que dans leur quotidien, les services sur demande du DGS ou du Maire / Président ont besoin de réagir vite voire dans l'urgence. Que la sollicitation de trois devis systématiquement limite la réactivité de l'activité quotidienne.

Ne vous rabaissez pas, vous faites seulement valoir une autre organisation juridiquement possible de l'achat.

Et je demanderai également le soutien de votre hiérarchie car celle-ci peut entendre le besoin de réactivité.

[Ponta]

Dans la logique, obéissance hiérarchique => possible d'argumenter mais on applique et accepte les choses...

Pour la blague, la prochaine fois qu'on te demande un crayon ou un café, tu répond attend je fais une mise en concurrence.

Lorette n'est pas sous la responsabilité de la directrice, me semble-t-il.

[Lorette]

Effectivement je ne suis pas sous la responsabilité de cette personne.

Merci pour vos avis / conseils. Je me prends sûrement trop la tête.

Le DGS m'a déjà dit de ménager les susceptibilités malheureusement je n'en fait qu'à ma tête sur ce sujet qui me semble sensible.

Le guide ne préconise pas forcément 3 devis mais une consultation via profil acheteur avec analyse derrière ... pour pouvoir justifier du bon usage des deniers publics à la CRC.  Du coup pour un devis sur le prix il faut argumenter ... je ne vois pas comment !

[Ponta]

Vous avez eu un contrôle de la CRC précédemment qui préconise cela ?
Si la réponse est négative, la volonté de la directrice est un peu extrême.

Analyse pour acheter une baguette pour le centre de loisirs ?

Veut-elle expliquer à l'exécutif qu'il devra préalablement lui donner une analyse complète de trois restaurants avant tout repas professionnel ?

[mighty]

Idem. Il faut ménager la chèvre et le choux en indiquant que l'action de la directrice est louable mais extrême et peu opérationnelle vis à vis du terrain.
Il faut essayer si possible d'assouplir la vision et trouver un juste milieux en conformité avec le code.

J'ai justement ce problème : dans mon actuelle structure : 3 devis obligatoire dès le 1er euros. Les gens le font mais grincent énormément des dents. je vais donc assouplir la règle. Avec (comme le disait Speedy) un contrôle deux fois par an sur les familles homogènes pour vérifier que l'on ne prend pas toujours le même fournisseur et que l'on respecte les deniers publics.

[Michel]

idem mighty ! restez cool !  
Au premier euros , faites donc une consultation "ADAPTé" !  
en clair : allez vous accouder au comptoir du bar des amis ,place de la mairie , et lancez à la cantonade : "qui peut me procurer / faire . . .     "
Dans bien des villages , c'est la consultation la plus adaptée !      et donc la plus "légale"       on ne fait pas mieux ni plus légale  

et rappel : un contrat verbal est on ne peut plus légale !    

[Lorette]

Vous avez eu un contrôle de la CRC précédemment qui préconise cela ?
Si la réponse est négative, la volonté de la directrice est un peu extrême.

Analyse pour acheter une baguette pour le centre de loisirs ?

Veut-elle expliquer à l'exécutif qu'il devra préalablement lui donner une analyse complète de trois restaurants avant tout repas professionnel ?

Pas de contrôle à ce que je sache mais si il y en avait un maintenant ça serait la cata ... j'ai des avenants de 70% à mon actif ! Pour régulariser des travaux déjà faits ... sans compter les procédures hasardeuses dont je n'ai pas connaissance (encore).

Merci Mighty et Michel, c'est en effet ce que je préconise mais ce n'est pas la volonté de la direction administrative... il a fallu mon arrivée pour se pencher sur le recensement des achats et voir l'homogénéité des familles d'achats sans nomenclature d'ailleurs.



Pour la baguette ou le restaurant, c'est un bon argument merci !

[Mathieu]

2 angles d'attaque :

1) essayer de rester factuel : essayer d'estimer la charge de travail induite et les bénéfices escomptés.
ça supposer d'aller fouiller de près dans les bons de commande d'une année, faire une analyse des dépenses... ce qui prend déjà beaucoup de temps (mais n'est pas inutile quelle que soit la décision finale)
bref ne pas se débiner mais se positionner sur la base de faits et non dans le jugement de valeur

2) avec du jugement de valeur parce que bon, zut à la fin : monter une affaire sur la plateforme est très lourd par rapport à une simple demande de devis directe, autant pour vos agents que pour les entreprises assez folles pour vous répondre... si personne n'y trouve son compte, qui est gagnant ? même pas la CRC, encore moins la collectivité quand plus personne ne répondra car trop lourd pour des clopinettes... et au final quel bénéfice ? pouvoir démontrer fièrement que la mise en concurrence pour 3 chocolatines n'a pas été bidonnée ? ...

si chacun campe ses positions, un compromis pourrait être : ok pour la mise en concurrence systématique, mais par mail simple...



ps : chocolatine > pain au chocolat

[speedy]

Le service marché produit à l'heure actuelle un guide interne imposant une mise en concurrence dès le 1er euro via profil acheteur ....j'ai envoyé à mon DGS une alerte sur le fait que cela pourrait nous créer des ennuis et que ce serait inopérant pour les services.

La CRC elle-même trouve que ce type de guide interne plus contraignant que le CCP dans de telles proportions est inadapté  !!!
https://www.ccomptes.fr/fr/documents/61246

Le médiateur a cependant choisi d'appliquer des procédures plus contraignantes en recourant à une procédure systématique de concurrence, quel que soit le montant de l'achat. Le guide d'achat prévoit à l'article 13 deux exceptions à ce principe : (1) les produits non substituables pour lesquels existe un fournisseur unique et (2) certaines commandes complémentaires lorsque le changement de fournisseur entraînerait des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées par rapport à l'objectif poursuivi.
....
LE MÉDIATEUR NATIONAL DE L'ÉNERGIE 51Certains des marchés analysés n'appellent pas d'observations particulières dans la mesure où ce sont les devis les moins chers qui ont été retenus. Dans d'autres cas, il apparaît que le MNE ne respecte pas toujours les règles qu'il s'est lui-même fixées.
...
Ces exemples montrent l'inadaptation des règles internes que le MNE s'est fixé pour les achats de faible montant. Il lui appartient de redéfinir, le cas échéant, de nouvelles règles, dans le respect des dispositions du code des marchés publics. Ces règles doivent tenir compte de l'obligation qui lui incombe de gérer de façon rigoureuse les deniers publics, sans mobiliser ses ressources de façon disproportionnée par rapport à la valeur des achats.


Il faut s'appuyer sur ce rapport et préconisations de la CRC. 

[Lorette]

2 angles d'attaque :

1) essayer de rester factuel : essayer d'estimer la charge de travail induite et les bénéfices escomptés.
ça supposer d'aller fouiller de près dans les bons de commande d'une année, faire une analyse des dépenses... ce qui prend déjà beaucoup de temps (mais n'est pas inutile quelle que soit la décision finale)
bref ne pas se débiner mais se positionner sur la base de faits et non dans le jugement de valeur

2) avec du jugement de valeur parce que bon, zut à la fin : monter une affaire sur la plateforme est très lourd par rapport à une simple demande de devis directe, autant pour vos agents que pour les entreprises assez folles pour vous répondre... si personne n'y trouve son compte, qui est gagnant ? même pas la CRC, encore moins la collectivité quand plus personne ne répondra car trop lourd pour des clopinettes... et au final quel bénéfice ? pouvoir démontrer fièrement que la mise en concurrence pour 3 chocolatines n'a pas été bidonnée ? ...

si chacun campe ses positions, un compromis pourrait être : ok pour la mise en concurrence systématique, mais par mail simple...



ps : chocolatine > pain au chocolat

Le travail de fouille commence à être mené pour éventuellement faire des marchés. Mais bon, c'est un travail long et minutieux qui ne m'incombe pas pour le moment étant rattachée aux services techniques qui est bien entendu en guerre contre l'administration générale.

Je te rejoins sur le fait que ça risque de bloquer à tous les niveaux, je n'avais même pas pensé aux entreprises en fait ! Et oui, le but c'est de démontrer que l'achat d'un boulon a été fait correctement. (On a un juriste qui sort tous les parapluies de la terre pour justifier cette procédure « les 3 devis ne sont pas juridiquement recevables au regard de la commande publique » ——> si qqn peut m'expliquer d'où ça sort d'ailleurs. Pour moi c'est tjs mieux de demander 3 devis que de demander 1 seul via la plate-forme ?!

Team chocolatine !

@Speedy, c'est grâce à toi que je suis convoquée, j'ai partagé l'article que tu m'as envoyé

[speedy]

en complément il ya dans la droite ligne du rapport de la CRC le coût de traitement d'une procédure par la plate forme, évidemment ça dépend de la tarification des plateforme : forfait quelque soit le nombre de dossier ou à l'unité selon le type de procédure parfois ..... mais ça vaut le coût d'y consacrer quelques instants  plus la saisie et le temps d'analyse pour chaque service impliqué  ...du moins en différentiel usage plateforme/non usage plateforme .

[hpchavaz]

Attention

I/ Les mesures de ce genre n'arrivent pas toutes seules du ciel, et les personnes qui les mettent en place ont généralement de "bonnes" raisons.

Ces raisons pourraient dans le cas présent trouver leur origine dans un besoin de Contrôle Interne(*) dans le cadre par exemple de la mise en place du dispositif anticorruption. Quoi qu'il en soit vous ne pouvez pas dire que la mesure est inutile car elle n'est pas imposée par le CCP.

Je ne veux pas dire par là que la mesure est appropriée (comme à vous et aux autres intervenants, elle me semble bien  être disproportionnée) mais cela pourrait être ce qui vous sera opposé dans le meilleur des cas(**).


Or, quelles que soient vos qualités, vous n'êtes plus alors dans votre champ de compétence habituel d'où le besoin de "mouiller" d'autres acteurs dont au premier chef vos responsables hiérarchiques (..., DST) (voir II.)

Il faut toutefois se faire à l'idée que les besoins de Contrôle Interne et de traçabilité ne font que se renforcer. Toutefois leur satisfaction ne peut pas se faire seulement en augmentant la charge des acteurs du processus, il faut souvent modifier le processus ou mettre en place de nouveaux outils.

II/ Que dit "votre" ligne hiérarchique (DST) ?

Lui avez-vous apporté des éléments factuels montrant en quoi la mesure va a) apporter des difficultés ou b) être impossible à appliquer ?

Incidemment, l'analyse de la mesure me semble pouvoir se décomposer en au moins 3 axes :
- traçabilité des échanges: plateforme
- traçabilité de la justification des décisions: analyse
- seuil : tout contrat d'achat

Ces axes ne répondent peut-être pas au même besoin, ne présentent peut-être pas les mêmes difficultés, et ne nécessitent peut être pas la même solution

*)  Comprendre ici et dans ce qui suit par "Contrôle Interne" comme l'ensemble des dispositifs, quelles qu'en soient leurs natures,  mis en œuvre par la direction pour lui permettre de maîtriser les opérations. En ce sens la traçabilité est un des moyens du Contrôle Interne, comme le sont le contrôle hiérarchique ou les audits.

**) La pire situation me semblant être quand une telle mesure est prise en réaction à un "problème".

[speedy]

c'est certain qu'il ne s'agit pas de refuser toute mesure mais de raison garder
un seuil de  25 000 € dans le guide interne serait déjà un bon niveau ou celui de  4 000 €...