Analyse technique qui suscitent beaucoup de questions

[MARI50]

Bonjour à tous,
Dans le cadre d'un AOO pour le traitement de déchets divisés en plusieurs lots, l'analyse suscite beaucoup de questionnements.

Tout d'abord nous avons des erreurs de report de prix de la part de beaucoup de candidats mais étant en PU nous pouvons aisément retrouver les bons totaux donc pas de difficultés à ce niveau là.

En revanche l'analyse technique est plus épineuse.

- dans son mémoire un candidat mentionne un "sur tri" à l'arrivée sur son sites des bennes déjà triées. Ce n'est pas une demande de notre part mais une initiative du candidat. Cela a en revanche logiquement une incidence sur le PU du traitement à la tonne. Puis-je demander au candidat l'impact financier de ce "sur tri" sur le PU? En revanche, même si ce "sur tri" n'est pas demandé et est couteux je suis contraint de prendre le prix à la tonne proposé celui-ci étant intangible?
- Nous avons également dans un mémoire l'application par le titulaire d'une pénalité adressée à la collectivité en cas de réception de déchets non conformes.
Notre CCTP quant à lui indique une marge de x% de déchets transmis et non conformes en déca duquel le prestataire ne peut refuser les bennes. C'est donc là encore une initiative d'un candidat qui ne correspond pas à notre demande et qui n'est pas en notre faveur, puis-je faire retirer cette mention au mémoire dans le cadre d'une mise au point si ce candidat est retenu?
- Le service gestionnaire souhaite soumettre à un candidat un autre site de traitement que celui mentionnait dans son mémoire afin de réduire les couts de transport et l'impact carbone. Pour moi cela n'est pas possible car cela revient à négocier avec le candidat pour qu'il change son offre.
- Certains mémoires sont très légers et il manque pas mal de données de présentation du site de traitement/valorisation nécessaire à la notation (effectif/capacité/arrêté d'autorisation...) Puis-je demander ces compléments d'informations sans difficultés? Il me parait injustifié d'éliminer les offres pour ces différents manquement, mais nous ne pouvons noter correctement la partie technique en l'état.

Merci par avance pour vos avis
Bonne réception

[Ponta]

Bonjour,

- dans son mémoire un candidat mentionne un "sur tri" à l'arrivée sur son sites des bennes déjà triées. Ce n'est pas une demande de notre part mais une initiative du candidat. Cela a en revanche logiquement une incidence sur le PU du traitement à la tonne. Puis-je demander au candidat l'impact financier de ce "sur tri" sur le PU? En revanche, même si ce "sur tri" n'est pas demandé et est couteux je suis contraint de prendre le prix à la tonne proposé celui-ci étant intangible?

Deux questions se posent.
1) L'initiative du candidat est-elle conforme au DCE ? Variante permise ? Offre irrégulière ?
2) Demander l'impact financier de ce "sur tri" est possible. Mais ce ne sera qu'une simple information. En AO, le prix est intangible sauf erreur matérielle. Je ne crois pas que ce soit une erreur matérielle dans ce cas.

- Nous avons également dans un mémoire l'application par le titulaire d'une pénalité adressée à la collectivité en cas de réception de déchets non conformes.
Notre CCTP quant à lui indique une marge de x% de déchets transmis et non conformes en déca duquel le prestataire ne peut refuser les bennes. C'est donc là encore une initiative d'un candidat qui ne correspond pas à notre demande et qui n'est pas en notre faveur, puis-je faire retirer cette mention au mémoire dans le cadre d'une mise au point si ce candidat est retenu?

Je vous conseille vivement de faire retirer cette pénalité via une mise au point. Si le candidat refuse, élimination pour offre irrégulière.

- Le service gestionnaire souhaite soumettre à un candidat un autre site de traitement que celui mentionnait dans son mémoire afin de réduire les couts de transport et l'impact carbone. Pour moi cela n'est pas possible car cela revient à négocier avec le candidat pour qu'il change son offre.

Oui, cela s'apparente à de la négociation, prohibée en AO.
De plus, cela risque d'être une modification substantielle, non permise en AO ou en MAPA.
En outre, pourquoi soumettre à un seul candidat ? C'est une inégalité de traitement voire du favoritisme.
Enfin, si le besoin doit être redéfini, il faudrait envisager un sans suite et un nouvel AO.

- Certains mémoires sont très légers et il manque pas mal de données de présentation du site de traitement/valorisation nécessaire à la notation (effectif/capacité/arrêté d'autorisation...) Puis-je demander ces compléments d'informations sans difficultés? Il me parait injustifié d'éliminer les offres pour ces différents manquement, mais nous ne pouvons noter correctement la partie technique en l'état.

Demander des précisions légères est possible. Permettre au candidat de compléter, renforcer et négocier son mémoire, non.
La frontière entre les deux est floue. Il vous faut être prudente.
Si les mémoires sont lacunaires, ils doivent être notés en conséquence.

[speedy]

Deux questions se posent.
1) L'initiative du candidat est-elle conforme au DCE ? Variante permise ? Offre irrégulière ?
2) Demander l'impact financier de ce "sur tri" est possible. Mais ce ne sera qu'une simple information. En AO, le prix est intangible sauf erreur matérielle. Je ne crois pas que ce soit une erreur matérielle dans ce cas.

idem , surtout être clair que vous ne négociez pas

Je vous conseille vivement de faire retirer cette pénalité via une mise au point. Si le candidat refuse, élimination pour offre irrégulière.

perso je ferais retirer avant le rapport final sous peine d'être irrégulier, je ne prendrais pas le risque d'etre attributaire par la CAO et devoir le déclarer irrégulier après

Oui, cela s'apparente à de la négociation, prohibée en AO.

idem

Je vous conseille vivement de faire retirer cette pénalité via une mise au point. Si le candidat refuse, élimination pour offre irrégulière.
Oui, cela s'apparente à de la négociation, prohibée en AO.
De plus, cela risque d'être une modification substantielle, non permise en AO ou en MAPA.
En outre, pourquoi soumettre à un seul candidat ? C'est une inégalité de traitement voire du favoritisme.
Enfin, si le besoin doit être redéfini, il faudrait envisager un sans suite et un nouvel AO.

idem

Demander des précisions légères est possible. Permettre au candidat de compléter, renforcer et négocier son mémoire, non.
La frontière entre les deux est floue. Il vous faut être prudente.
Si les mémoires sont lacunaires, ils doivent être notés en conséquence.

idem
par contre je demanderais bien les éléments factuels simples tels que effectifs, autorisations d'exploiter etc  mais pas le descriptif complet du process

[MARI50]

Merci pour vos avis,

Elément de contexte supplémentaire pour la plupart des lots nous n'avons qu'une offre.

- 1) et 2) : Effectivement les variantes ne sont pas autorisées, la question de la régularité de l'offre est a se poser (seule offre reçue).
De plus, cette étape de "sur-tri" manque de précision puisque le service souhaite s'assurer auprès du prestataire que cette étape se fait bien sur chaque benne.
J'ai vais donc demander pour information, le coût engendré par ce "sur tri" et demander confirmation sur le fait que ce "sur-tri" est une étape systématique du process. Je vais effectivement préciser que cette demande n'a pas vocation à modifier l'offre financière du candidat mais est un simple élément d'information.

- Pour la question des pénalités que souhaite nous appliquer le prestataire que pensez-vous de la formulation suivante :
"L'application des pénalités évoquées dans votre mémoire n'est pas conforme au CCTP de notre marché. Si votre offre venait a être retenue ces pénalités seront retirées de votre mémoire par le biais d'une mise au point de marché.
Sans accord de votre part votre offre devra être éliminée pour irrégularité. Acceptez-vous cette mise au point ? "


Pour les questionnements plus général sur les mémoires techniques, il est vrai qu'il est compliqué de trouver la frontière :
- Pour ce qui est des arrêtés non fournis, je vais les demander afin de m'assurer que les candidats ont les autorisations nécessaires pour traiter les déchets.
- Certains candidats ont également omis de préciser les sites de traitement de secours, ainsi que la destination des fameux x% de déchets transmis et non conformes. Je pensais aussi demander ces informations afin d'avoir ces éléments dans leurs engagement contractuels.
- Pour du déchets verts le prestataires omet de préciser comme demandé, le diamètre et la longueur des branchages acceptées, là aussi je pensais demander ces informations, mais j'hésite à considérer que n'ayant rien précisé il accepte tout diamètre et longueur.
- Pour un autre lot, il était demandé au candidat de confirmer qu'il prenait en charge certains type de déchets (type vaisselle en plastique/film...), ce qu'il n'a pas fait, je pensais considérer qu'il les acceptait étant donné qu'il a répondu à l'AO sans pour autant lui poser la question.
- De même pour d'autres éléments, le service gestionnaire souhaite demander confirmation que le candidat a bien pris note de tel ou tel éléments mentionnés dans le CCTP, je pensais ne pas poser ce type de questions, au risque en d'avoir un candidat qui me réponde non et modifie son offre nous obligeant alors à la rejeter... De plus, je pars du principe que s'il répond c'est qu'il a tout pris en compte...

Pour les erreurs dans les calculs de façon général demandez vous la confirmation du montant que vous avez calculé à vos candidats?

Ponta, pour la question de l'impact carbone lié au transport des déchets et au souhait du service de proposé une autre alternative, en soit pas de favoritisme car là aussi le candidat est seul mais je vous rejoins sur la modification substantielle.
Et en soi on n'a pas a faire des suggestions d'amélioration des offres...

Et pour mes mémoires "légers" les candidats étant bien souvent seul il reste malgré tout dans la course...

Encore merci pour vos messages
Belle journée à tous

[speedy]

OK
nota : le sur-tri est peut être nécessaire pour ce prestataire au vu de ses lieux de traitement/dépôt ultime des déchets .... ou pour son optimisation financière  .....

[Ponta]

En toute régularité juridique, je ne le tolèrerais pas mais en raison du contexte particulier (une seule offre), une réflexion pourrait être : pourquoi ne pas attribuer à ce candidat après avoir fait les mises au point nécessaires. Quel risque contentieux ?

De plus, de mémoire sur d'autres posts sur le forum, votre territoire présente un secteur concurrentiel assez restreint.

[MARI50]

En toute régularité juridique, je ne le tolèrerais pas mais en raison du contexte particulier (une seule offre), une réflexion pourrait être : pourquoi ne pas attribuer à ce candidat après avoir fait les mises au point nécessaires. Quel risque contentieux ?

De plus, de mémoire sur d'autres posts sur le forum, votre territoire présente un secteur concurrentiel assez restreint.

Effectivement sur ce type de presta dans le secteur il n'y a pas beaucoup de concurrence, quelques uns se partagent les parts du gateau.

Vous voulez dire pour la question de soumettre un autre site de traitement au candidat? via une mise au point ? Ce qui m'interpelle c'est que c'est le site de traitement d'un concurrent que le service voulait soumettre, un qui n'a pas répondu au lot

Du fait du manque de concurrence il avait d'ailleurs était voulu a un moment passer en procédure avec négociation. Mais à mon sens le manque de concurrence ne le justifie pas.

[MARI50]

Bonjour à tous,
J'ai de nouveau besoin de vos conseils sur l'analyse de cette consultation.

- J'ai un candidat qui n'a pas rempli l'acte d'engagement de mon DCE mais un formulaire DC3. Sachant que je n'avais pas de données complémentaires a celle présente dans le DC3 dans mon AE est-ce dérangeant? Dois-je lui demander de remplir l'acte d'engagement du DCE avant une éventuelle attribution?

- Dans notre DCE nous avions un DQE non contractuel qui sert de base à l'analyse des offres. Dans ce DQE composé de deux lignes les tonnages ont été inversés (1260 tonnes et 850 tonnes). Sachant que ce sont les PU qui sont contractuels, pour moi cela n'est pas dommageables. Surtout qu'a la lecture des CCTP et aux tonnages traités les années passées le candidat pouvait se projeter en terme de quantité.
Ce candidat ayant fait une erreur de calcul dans ces totaux, je pensais profiter d'un échange pour lui demander de me confirmer le calcul de son offre, pour lui signifier l'inversion des tonnages dans le DQE.

Avez-vous la même lecture que moi? Cette inversion est sans conséquence?

Toujours sur ce lot, les candidats devait proposer un prix de traitement des déchets et un prix de rachat des matières (ferrailles et cartons). En refaisant les calculs entre le prix du traitement et les rachats j'arrive a un montant d'AE négatif, puisque le candidat me propose un prix de rachat plus élevé que le prix de traitement. Cela me fait bizarre d'avoir un montant d'AE en négatif, est-ce dérangeant selon vous si le montant du marché est formulé comme cela dans l'AE?
(ce montant est estimatif en fonction des prévisions de tonnage non contractuelles)

- Sur cette consultation nous avons un dépassement important entre l'estimatif et les propositions obtenues sur certains lots pour lesquels nous n'avons qu'une offre. J'étudie les alternatives qui se présentent à nous si ces offres sont déclarées inacceptables en CAO.

Relancer en AOO /Relancer en procédure avec négociation / Passer un marché sans publicité ni mise en concurrence

Vu la situation je pensais au marché sans publicité ni mise en concurrence. Dans ce cadre, je peux échanger avec celui qui a fait une offre et tenter de négocier ?

Il s'agit de marchés qui débutent en 2023 donc les crédits ne sont pas encore votés, l'écart entre l'estimation suffit pour déclarer l'offre inacceptable ?

Si les membres de la CAO n'arrivent pas a statuer sur le devenir de l'ensemble des lots est-il possible d'ajourner les décisions sur certains lots et de reconvoquer une CAO?

Merci par avance pour vos retours
Bonne journée

[speedy]

- J'ai un candidat qui n'a pas rempli l'acte d'engagement de mon DCE mais un formulaire DC3. Sachant que je n'avais pas de données complémentaires a celle présente dans le DC3 dans mon AE est-ce dérangeant? Dois-je lui demander de remplir l'acte d'engagement du DCE avant une éventuelle attribution?

si même contenu c'est bon .

- Dans notre DCE nous avions un DQE non contractuel qui sert de base à l'analyse des offres. Dans ce DQE composé de deux lignes les tonnages ont été inversés (1260 tonnes et 850 tonnes). Sachant que ce sont les PU qui sont contractuels, pour moi cela n'est pas dommageables. Surtout qu'a la lecture des CCTP et aux tonnages traités les années passées le candidat pouvait se projeter en terme de quantité.
Ce candidat ayant fait une erreur de calcul dans ces totaux, je pensais profiter d'un échange pour lui demander de me confirmer le calcul de son offre, pour lui signifier l'inversion des tonnages dans le DQE.

Avez-vous la même lecture que moi? Cette inversion est sans conséquence?

il faut rectifier son offre : erreur manifeste dont la rectification est évidente, s'il refuse il est out car irrégulier

Toujours sur ce lot, les candidats devait proposer un prix de traitement des déchets et un prix de rachat des matières (ferrailles et cartons). En refaisant les calculs entre le prix du traitement et les rachats j'arrive a un montant d'AE négatif, puisque le candidat me propose un prix de rachat plus élevé que le prix de traitement. Cela me fait bizarre d'avoir un montant d'AE en négatif, est-ce dérangeant selon vous si le montant du marché est formulé comme cela dans l'AE?
(ce montant est estimatif en fonction des prévisions de tonnage non contractuelles)

à voir avec le comptable public : pas d'avance possible par exemple , c'est vous qui devrez faire un titre de recette  à moins que le comptable accepte d'encaisser sur facture/avoir du titulaire ? à priori sous-traitance impossible ou à vérifier ....


mais surtout se pose le problème de la notation du prix : si pas de translation il est fort probable que votre formule donne une note négative interdite par le juge  .... reste à faire une translation mais qui ne doit pas donner de note supérieure au maxi sinon il faut faire une translation proportionnelle .... cas précis à examiner, avez vous publier la formule de notation du prix ?

- Sur cette consultation nous avons un dépassement important entre l'estimatif et les propositions obtenues sur certains lots pour lesquels nous n'avons qu'une offre. J'étudie les alternatives qui se présentent à nous si ces offres sont déclarées inacceptables en CAO.

Relancer en AOO /Relancer en procédure avec négociation / Passer un marché sans publicité ni mise en concurrence

Vu la situation je pensais au marché sans publicité ni mise en concurrence. Dans ce cadre, je peux échanger avec celui qui a fait une offre et tenter de négocier ?

Il s'agit de marchés qui débutent en 2023 donc les crédits ne sont pas encore votés, l'écart entre l'estimation suffit pour déclarer l'offre inacceptable ?

Si les membres de la CAO n'arrivent pas a statuer sur le devenir de l'ensemble des lots est-il possible d'ajourner les décisions sur certains lots et de reconvoquer une CAO?

1 je ne vois pas quel article du CCP permettrait de passer un marché sans publicité ni mise en concurrence ....
2 le MN est délicat R2124-3 car il faudrait signer nettement en dessous de l'offre initiale pour éviter que le CL ne qualifie de détournement de procédure  .....
3 toujours difficile de justifier inacceptable .....
4 si la CAO n'attribue pas il est possible (et même obligatoire sauf à justifier du pourquoi) de reconvoquer pour pourvoir signer , elle n'a pas alors épuisé sa compétence .....

[MARI50]

il faut rectifier son offre : erreur manifeste dont la rectification est évidente, s'il refuse il est out car irrégulier

L'erreur vient de nous pas du candidat, le DQE a été publié avec une inversion, je peux quand même rectifier en erreur manifeste?

mais surtout se pose le problème de la notation du prix : si pas de translation il est fort probable que votre formule donne une note négative interdite par le juge  .... reste à faire une translation mais qui ne doit pas donner de note supérieure au maxi sinon il faut faire une translation proportionnelle .... cas précis à examiner, avez vous publier la formule de notation du prix ?

Pour la notation, le prix reste positif, en effet, il était demandé au candidat un prix plancher (de reprise) et un prix de reprise. L'analyse du prix se faisait sur ce prix plancher qui lui est inférieur au montant du traitement.
Dans l'AE en revanche les candidats devaient mettre le prix traitement - le prix de reprise et la je suis en négatif.
La formule de notation du prix était publiée.

1 je ne vois pas quel article du CCP permettrait de passer un marché sans publicité ni mise en concurrence ....

Effectivement je dis n'importe quoi, je pensais au R2122-2 mais c'est en cas de candidatures irrecevables ou offres inappropriées

2 le MN est délicat R2124-3 car il faudrait signer nettement en dessous de l'offre initiale pour éviter que le CL ne qualifie de détournement de procédure  .....

Ok et j'ai peu d'espoir d'avoir une baisse, donc a éviter

si la CAO n'attribue pas il est possible (et même obligatoire sauf à justifier du pourquoi) de reconvoquer pour pourvoir signer , elle n'a pas alors épuisé sa compétence .....

Ok donc ce n'est pas dérangeant si la CAO ne statue pas sur l'ensemble des lots en une seule et même CAO. Parfait

Merci pour votre aide 

[speedy]

L'erreur vient de nous pas du candidat, le DQE a été publié avec une inversion, je peux quand même rectifier en erreur manifeste? non  ça devient la règle du jeu , tant pis pour vous mais vous pouvez examiner ce que ça donnera ..... il faudra de la subtilité et vous ne pouvez rien officiellement  ....

Pour la notation, le prix reste positif, en effet, il était demandé au candidat un prix plancher (de reprise) et un prix de reprise. L'analyse du prix se faisait sur ce prix plancher qui lui est inférieur au montant du traitement. OK
Dans l'AE en revanche les candidats devaient mettre le prix traitement - le prix de reprise et la je suis en négatif.
La formule de notation du prix était publiée. mais vu la précision ci-dessus RAS
Effectivement je dis n'importe quoi, je pensais au R2122-2 mais c'est en cas de candidatures irrecevables ou offres inappropriées
Ok et j'ai peu d'espoir d'avoir une baisse, donc a éviter c'est prudent
Ok donc ce n'est pas dérangeant si la CAO ne statue pas sur l'ensemble des lots en une seule et même CAO. Parfait oui

[MARI50]

Une dernière question j'espère.
Une fois que mes erreurs matérielles dans les calculs sont confirmées par les candidats et que nous sommes ok sur les montants pour l'analyse, je peux régulariser le montant de l'AE et de DQE par mise au point au moment de l'attribution ou il vaut mieux redemander l'AE et DQE modifié avant la CAO?
Merci par avance

[speedy]

de combien en % ça change le montant ? et ça change le gagnant ?
nota, toujours mieux avant la CAO car l'accord coupera court à la réclamation du perdant  ..... sauf si le montant change radicalement la donne .....

[MARI50]

Cela ne change jamais le gagnant car bien souvent les candidats sont seuls sur les lots.
Parfois il y a un gros écart entre le montant signifié dans l'AE et le montant réel dû a des erreurs de report.
Je vais tout faire modifier en amont au moins pas de problème derrière.
Merci

[MARI50]

Bonjour,
Toujours en pleine réflexion avec nos marchés qui dépassent nos estimations je de nouveau une question.
Pour faire simple, pour deux lots, on a une seule offre qui est 3 fois supérieurs à nos estimations.
Nous avons demander le coût du "sur tri" non demandé pour avoir un ordre d'idée, et cela a un impact mais pas au point de faire x3.
Les collègues souhaiterais connaitre la décomposition de l'intégralité du prix à la tonne.
En soit pourquoi pas mais pas sur que cette donnée change quelque chose, car même si le prestataire fait une grosse marge rien ne lui interdit.
Qu'en pensez-vous?