Charge de travail, nombre de procédures

[Vivaelparaguay]

150 procédures à 4 ? Vous cravachez les amis.
quelle répartition sur la catégorie : -25 K€ / Adaptée / Formalisée ?

plus précisément en 2017 450 marchés dont 55 qui sont des achats sur devis à - de 25k, 55 conclus après procédure formalisée, le reste en MAPA. Ensuite on est dans la catégorie "autres acheteurs" du décret après avoir été sous ordonnance 2005, on a donc quelques racourcis de procédure par rapport aux collectivités (pas de délib, notamment). On a une organisation souple, pas 36 relectures inutiles, signature électronique  quasi instantanée du RPA, notif électronique, contrôle de légalité dématérialisé instantané et ainsi de suite...  Quand tout roule bien on arrive à notifier des MAPA en à peine 30 à 35 jours de procédure, y compris trois semaines de consultation.

Ca n'empêche pas les opérationnels de trouver notre intervention longue, complexe et fastidieuse  .

[TBLeuz]

Chez nous on tourne à environ 90 marchés notifiés par an, pour l'équivalent de 7 ETP.

On fait quasiment tout du début à la fin : on intervient dès la naissance du projet d'achat pour aider les prescripteurs. Concrètement, si on suit un fil chronologique, on participe (et initie souvent) le sourcing, on aide pour la définition du besoin / la rédaction du CCTP, on rédige le DCE et la pub, on assiste pour l'analyse, on participe à toutes les négos, on rédige tous les documents de présentation (RAO, décisions d'attribution, rapport de présentation etc.), on fait toutes les formalités procédurales/administratives (lettres de rejet, d'attribution, avis d'attrib, notif, saisie dans les logiciels internes de budget et compta, etc.). Et en cours d'exécution, c'est nous qui faisons les avenants, les bons de commande, les OS, les agréments de sous-traitants etc.
On est assez polyvalents quoi     
Par contre tous les - 25k€ on ne gère pas, sauf cas particulier.

En termes de natures d'achats : à peu près tout (petits et gros travaux, moyens généraux, fournitures classiques ou matériel scientifique pour labos de recherche, services d'entretien/maintenance classiques ou services "techniques"/d'ingénierie/de PI spécialisés)

[S.A]

Hello !
En 2018, environ 25 marchés notifés (dont 70% de MAPA) du début à la fin : naissance et définition du besoin jusqu'à la fin des garanties, retour des RG/CB et parfois contentieux...

[Happier]

Ca n'empêche pas les opérationnels de trouver notre intervention longue, complexe et fastidieuse  .

Nous ils nous balancent des marchés à lancer pour hier ; dernier exemple en date marché non renouvelé donc relance HYPER URGENTE bla bla bla, je ponds le DCE en 2 jours (à l'arrache) et lance la consult ; j'ouvre les offres et je fais le point avec le service qui me sort "ah non mais en fait c'est pas urgent ce marché ça peut attendre"  Tu préfère que je te tue maintenant ou ça aussi ça peut attendre ? 

[fanchic]

Nous ils nous balancent des marchés à lancer pour hier ; dernier exemple en date marché non renouvelé donc relance HYPER URGENTE bla bla bla, je ponds le DCE en 2 jours (à l'arrache) et lance la consult ; j'ouvre les offres et je fais le point avec le service qui me sort "ah non mais en fait c'est pas urgent ce marché ça peut attendre"  Tu préfère que je te tue maintenant ou ça aussi ça peut attendre ? 

C'est toujours urgent quand c'est dans les mains du service MP, çà peut toujours attendre lorsqu'il s'agit d'analyser les offres.

[Ponta]

Mdr !  ça je connais bien !!! Ou quand on apprend 10 minutes avant de publier que "ah non mais là c'est pas bon en fait faut remodifier" et qu'il faut relancer la procédure plusieurs fois car le cahier des charges ne va pas du tout ou que les estimations étaient complètement erronées et que "bah non les offres sont trop chères" !

Venez travailler dans ma structure, vous ne serez pas dépaysé . J'ai les mêmes ingénieurs.

[Vivaelparaguay]

en tout cas dans les annonces de recrutement je vois des structures un peu surdimensionnées. A la CPAM des bouches du rhone, vous avez un responsable du Département achats et marché, qui a sous son autorité un responsable du service juridique et marchés (à 43 000€ par an) qui encadre 5 agents (tous cadres). Il y a en parallèle un service achat dont l'effectif n'est pas précisé. Tout ça pour organiser 40 à 50 procédure dans l'année donnant lieu à 100 voire 120 marchés.

Soit au moins 10 personnes pour une production équivalente à celle d'un seul assistant du service achat dans ma structure.

[beau temps]

en tout cas dans les annonces de recrutement je vois des structures un peu surdimensionnées. A la CPAM des bouches du rhone, vous avez un responsable du Département achats et marché, qui a sous son autorité un responsable du service juridique et marchés (à 43 000€ par an) qui encadre 5 agents (tous cadres). Il y a en parallèle un service achat dont l'effectif n'est pas précisé. Tout ça pour organiser 40 à 50 procédure dans l'année donnant lieu à 100 voire 120 marchés.

Soit au moins 10 personnes pour une production équivalente à celle d'un seul assistant du service achat dans ma structure.

Chut!! le trou de la sécu c'est la faute aux vilains fraudeurs aux aides sociales d'abord! Bon, allez, on sucre encore quelques remboursements.

[Happier]

en tout cas dans les annonces de recrutement je vois des structures un peu surdimensionnées. A la CPAM des bouches du rhone, vous avez un responsable du Département achats et marché, qui a sous son autorité un responsable du service juridique et marchés (à 43 000€ par an) qui encadre 5 agents (tous cadres). Il y a en parallèle un service achat dont l'effectif n'est pas précisé. Tout ça pour organiser 40 à 50 procédure dans l'année donnant lieu à 100 voire 120 marchés.

Soit au moins 10 personnes pour une production équivalente à celle d'un seul assistant du service achat dans ma structure.

je vais partir dans les bouches du Rhône, ça va me faire des vacances 
Y'en a d'autres des comme ça en région parisienne ? 

[mighty]

Pour ce poste, je vous recommande la plus grande analyse et attention Je dis ça, je dis rien.

Justement, avez vous un indicateur précis sur l'efficience de vos services ? Je veux dire, avez vous réfléchi à un indicateur sur le ratio : nbr de marchés traités / acheteur ? Par exemple, selon vous, une équipe de deux acheteurs doit être capable de traiter de combien de procédure de marché donnant lieu à combien de contrat ?
Ce serait intéressant de sortir un tel indicateur.

[Vivaelparaguay]

finalement les écarts constatés sur ce topic montrent que cette comparaison est impossible.

Chaque structure assigne des tâches différentes, certains font la rédaction des besoins + l'analyse, d'autres ont l'exécution administrative, voire financière en plus de la passation, d'autres dissocient juriste marché et acheteur (une absurdité à mon sens) parfois dans des services différents...

Et puis selon le niveau d'exigences, les pratiques en interne, le niveau de maturité de l'organisation sur les questions d'allègement de procédures et de dématérialisation, c'est le jour et la nuit.

C'est comme ça qu'on en arrive à afficher des niveaux de "productivité" qui me permettent de dire qu'un seul assistant dans ma structure produit autant que 10 cadres de la CPAM des bouches du rhone qui sont tous payés individuellement au moins 50% de plus.

[fanchic]

+1 avec VIVAELPARAGUAY

On ne traite pas de la même manière un MAPA pour un CSPS (hyper standardisé) et des marchés d'études très spécifiques ou encore l'acquisition de fournitures innovantes ou encore un concours de MOE.

Lorsque j'étais en SEM logement social, seul, je passais environ 10 procédures travaux pour 120-150 contrats (allotissement de 12 à 15 lots par opération de logement) + 6-10 marchés de MOE (hors concours) + 6-10 SPS + 6-10 OPC + 6-10 CT
+ 5-10 consultations d'achats hors production (pour ceux là j'assurai aussi le sourcing et la définition des besoins)
En revanche je n'assurai pas l'exécution (hors passation d'avenant, assistance en cas de litige)

Soit donc environ 150 contrats annuels et mis à part les rush sur l'ouverture des plis des opérations de travaux, je ne croulais pas sous le travail

Bref, quand on standardise, on multiplie le nombre de procédures
Quand on dispose de collègues techniciens au diapason, on va bien plus vite

[Virkiel]

Chut!! le trou de la sécu c'est la faute aux vilains fraudeurs aux aides sociales d'abord! Bon, allez, on sucre encore quelques remboursements.

Il serait bien de réfléchir avant de dire des conneries, la sécurité sociale est excédentaire pour 2019, donc parler de trou de la sécurité sociale c'était il y a 20 ans, il serait opportun que tu te remettes à jour .

Mais, et comme tu persistes à faire l'ignorante et cela te va si bien   , la fraude sociale reste très importante, mais comme tu considères que les gens ne fraudent pas et que forcément quand tu es dans le besoin tu es forcément une personne digne de confiance, on se croirait presque dans le monde des bisounours où les méchants sont forcément ceux qui ont les richesses (faudrait se réveiller, la fraude ne se rattache pas à une classe sociale, ne se rattache pas non plus à une catégorie socio-professionnelle,...).

Et à ton avis les dernières réformes de la sécurité sociale viennent d'où ? De la fraude massive aux aides sociales (mais peut être est ce une légende urbaine qui sait   ).

____


Sinon de notre côté je ne sais pas exactement combien de marché on passe par an, il y a au moins une centaine  de marchés informatiques et peut être une centaine hors DSI (hors allotissement).

On doit avoir 15% MNSC - 35% procédures formalisées - 40% MAPA - 10% de marchés nationaux pour la branche recouvrement et pour toute la sécurité sociale.

[Vivaelparaguay]

bravo, mais comme tu ne nous dis pas combien vous êtes dans ta cogip, et que tu ne fais pas la distinction marchés/consultation, on n'a aucune idée de ta réponse 

[Virkiel]

bravo, mais comme tu ne nous dis pas combien vous êtes dans ta cogip, et que tu ne fais pas la distinction marchés/consultation, on n'a aucune idée de ta réponse  

Oups

Elle est pour moi pour le coup

La pour les 200, je parlais plus de consultation, et en ce moment nos consultations informatiques se sont démultipliées en allotissement à outrance, nous venons de récupérer dans notre gestion 9 sites informatiques en France (exemple : en ce moment Espaces verts en 9 lots, marchés de multi techniques en 9 lots, gardiennage en 9 lots, fourniture de plateaux repas en 6 lots,...) et d'ici à 2020 nous récupérerons une partie des marchés et du patrimoine immobilier du RSI.

Après nous avons un système à la con, j'étais à la base au service juridique des marchés publics pendant 5 ans, mais avec le transfert de la gestion des procédures auprès des achats, le service juridique est devenu un organe de contrôle en conformité. donc j'ai rejoint le département des achats en octobre.

Alors notre système :

- Département des marchés publics et NTIC => une responsable et 3 juristes

- Département achat informatique => 3 acheteurs et une responsable et une responsable de la responsable (oui c'est stupide mais c'est lié à la reprise des 9 sites informatiques, on tente de promouvoir la pré retraite, mais on ne peut pas virer les gens, donc on ré-agence leurs métiers).

- Département Achat hors informatique ACOSS et réseau recouvrement => 3 acheteurs et un responsable