L'analyse financière faite par les services techniques ? risques ?

[ariad]

Grande question :

J'effectue l'analyse financière, le hic, c'est que personne ne me contrôle derrière moi.
J'envoie le tout ensuite au services techniques qui réalisent l'analyse technique, ils ont donc accès à l'analyse financière.

Dans mon précédent emploi, on cachait l'analyse financière et les pièces financière du mémoire technique du candidat au service technique lorsqu'on leur donnait les éléments pour analyse.

Je me pose la question de savoir quelle est la meilleure pratique ?
Quel est le rapport avantage/inconvénient de laisser au service opérationnel l'accès aux données financières ? Quel est le risque ?

Comment procédez-vous ?

merci !

[Ponta]

Les ST ont accès à tout mais je préremplis un rapport d'analyse et fait l'analyse financière.

Primo, je n'ai pas le temps de masquer des prix.
Deuxio, ça me semble être un manque de confiance envers les ST que de leur cacher les prix. C'est problématique de travailler en opposition avec les ST. Il est important de travailler ensemble dans un minimum de confiance.
ET puis comment juger la valeur technique des travaux sans avoir accès au DPGF pour voir les quantités, les matériaux, leurs prix.
Il peut être utile de comparer une qualité de produit avec un prix pour voir si la collectivité ne se fait pas arnaquer.

[raffalli2]

c'est une question qu'on se repose a nouveau.

nous on transmet les offres et c'est le service qui remplit le rapport d'analyse, dans mes précédentes collectivites c'était pareil.

Je pense recuperer parfois l'analyse financiere mais cela est a evaluer en charge de travail.

a la ville de paris je sais que le service fait l'analyse technique puis c'est le service achats qui fait analyse financiere et présente le tout en cao

[Lolila]

Chez moi ce sont les techniciens qui font l'analyse financière

L'analyse financière ce n'est pas seulement prendre le montant de l'acte d'engagement et appliquer la méthode de notation : il faut vérifier les prix du BPU, DQE et les reports, les additions de la DPGF... il me semble que c'est beaucoup plus de leur ressort que du nôtre
Sans les prix, comment contrôler si les offres sont anormalement basses, ou expliquer pourquoi elles dépassent l'estim ?

Pour le coup je ne vois pas du tout l'intérêt de leur cacher les prix : ils s'engagent sur l'analyse qu'ils ont effectuée du début à la fin, et c'est leur responsabilité (+1 avec Ponta pour la question de confiance)

Je ne vois guère de risque à leur laisser avoir connaissance des prix : vous avez peur de la magouille ? Mais alors tous les soupçons seront reportés sur vous, qui êtes le seul à en avoir connaissance... Vous ouvrez les plis ensemble, relevez les montants dans le compte-rendu d'ouverture, et vous vérifiez le rapport d'analyse, c'est amplement suffisant à mon avis.

[Ponta]

Pour le coup je ne vois pas du tout l'intérêt de leur cacher les prix : ils s'engagent sur l'analyse qu'ils ont effectuée du début à la fin, et c'est leur responsabilité.

+1. C'est important de définir les responsabilités de chacun. Dans ma pratique, les ST font l'analyse, vous vérifiez la cohérence, la légalité de l'analyse.
Les ST, même si nous plaisantons régulièrement sur eux, sont des alliés. Ariad, je pense que vous devez partager les infos financières et qu'en cas de désaccord, prévoir la procédure de résolution du conflit. Ca pourrait être par exemple :
- vous constatez une erreur dans l'analyse,
- les ST ne sont pas d'accord et maintiennent leur analyse,
- le DG est saisi de la question et tranche qui a raison.

[ariad]

Merci pour vos retours d'expérience.

C'est vrai que si je déléguais l'analyse financière, ça me libérerait du temps pour le reste...

Peur de leur magouille ? pas vraiment, sauf que les connaissant ils sont du genre à gonfler la note technique pour avoir le prestataire qu'ils veulent même si c'est le plus cher.  
Quant à ouvrir les offres avec eux, c'est pas envisageable d'un point de vu logistique.

Je vais envisager effectivement comme vous le dites Ponta de déléguer l'analyse et de n'être là qu'en rôle de vérificateur !
Peut être que justement les services se sentiront plus concerné et mettront plus de coeur à l'ouvrage pour me donner des DQE digne de ce nom.

Par contre effectivement, j'ai remarqué que dans les grosses structures où ils ont un service achat ou dans le privé, ils laissent les achats s'occuper de la partie financière/négociations etc... et le service technique est cantonné à la technique.
Chez nous, c'est le service technique qui négocie, même le prix, car je suis toute seule et je n'ai pas le temps d'assister aux réunions, puis je trouve aussi qu'ils sont plus à même de négocier car ils sont censés connaître le secteur.

Je trouve que les "achats" restent un vrai métier, un métier à part pour lequel je n'ai pas été formé même si j'aimerai bien.
Mettre en oeuvre une réelle politique achat avec un sourcing, une analyse du marché, des coûts, des fournisseurs etc... me semblent très intéressant mais difficilement réalisable !

[Lolila]

Par contre effectivement, j'ai remarqué que dans les grosses structures où ils ont un service achat ou dans le privé, ils laissent les achats s'occuper de la partie financière/négociations etc... et le service technique est cantonné à la technique.

Nous on fait ça ensemble, pour moi c'est un tout indissociable et on ne peut pas négocier sans les techniciens

[Piko]

Là où je suis, l'analyse financière est faite de A à Z par le service technique. Aux marché, on regarde les erreurs de calculs mais rarement plus.
Ainsi en cas de problème, le service technique en porte seul la responsabilité.

PS : et je suis dans une très grosse structure