Lettres aux OE non retenus : transmission par courriel possible ?

[cyclope41]

Bonjour à toutes et à tous,

Ma collectivité se penche de plus en plus (au risque de tomber) sur tout ce qui serait "susceptible" de faire des économies... Nous pensons donc suggérer à notre hiérarchie, d'économiser sur l'envoi des lettres (actuellement par LR/AR) aux opérateurs économiques non retenus, par l'envoi de courriel et/ou, via notre plateforme dématérialisée. Nous trouvons aussi que la notion "transmission électronique" est relativement floue dans le Code des Marchés Publics, pas vous ?

Nous savons par ailleurs que l'envoi par fax est reconnu d'un point de vue législatif mais pourrait-on envisager l'envoi des ces courriers de la façon suivante :

1) Courriers aux OE non retenus signés par le représentant du pouvoir adjudicateur, puis scannés par nos soins et envoyés ensuite par courriel ?
2) Courriers aux OE non retenus signés par le représentant du pouvoir adjudicateur au moyen d'un parapheur électronique puis envoyés aussi par courriel,
3) Courriers aux OE non retenus directement envoyés via notre plateforme marché (MARCH....SECURIS...) : la solution que nous souhaitons proposer.

Bref, d'après vous, pour quelle solution opteriez-vous ou alors, pratiquez-vous déjà une de ces 3 propositions ? Surtout la 3 !!

Enfin, avez-vous fait une rédaction spéciale dans vos RC sur ce sujet de la transmission électronqiue des lettres de rejet, et si oui, pourriez-vous me la communiquer ?

Un grand merci d'avance.

Cordialement,

Cyclope

[Michel]

Une excellente solution juridique : le telex ! 

[cyclope41]

Mais sinon Michel...

[nPP75]

Les fax c'est vraiment le plus simple... Et ça peut arriver de les doubler d'un envoi par mail pour éviter que le fax soit reçu dans un secrétariat ou un service complètement étranger des marchés

[cyclope41]

Bonjour nPP75 et merci pour ta réponse.

Pour information, nous partons aussi du principe que dans nos DCE nous allons prochainement demander aux opérateurs économiques de nous communiquer une adresse mail "valide" pour l'envoi de ces notifications électroniques.

Dès lors, ma "démarche" rentrerait-elle de plain-pied dans le CMP ?

Cdt.

[Michel]

Dès lors, ma "démarche" rentrerait-elle de plain-pied dans le CMP ?

Je ne sais pas répondre avec exactitude. Cela relève de l'analyse de risques.
Auriez-vous des recours sur ce choix de mode de transmission ?
et vous abordez un sujet inintéressant : l'article ad'hoc dans le RC
mais je n'ai pas de réponse pour l'instant à vous apporter.
Le code civil indique clairement que la signature électronique a la même valeur que la manuscrite !
donc par extension, les transmissions électroniques ont certainement une valeur (mais laquelle ?)
La poste propose bien le recommandé émis via un courriel . . . (option à examiner peut-être)

[NIKAL]

La transmission via une plateforme sécurisée est tout à fait possible.

[Mathieu]

Nous ne faisons plus que ça :

4) Courriers aux OE non retenus signés par le représentant du pouvoir adjudicateur, puis scannés par nos soins et envoyés via notre plateforme marché avec accusé d'ouverture du courrier

Pour l'instant tout le monde est content !! Parfois quelques relances à faire pour ceux qui ne suivent pas leurs mails...

Pas de clause particulière si ce n'est : surveillez vos anti-spam et courriers indésirables.

[cyclope41]

Merci Michel pour cette réponse.

Non, nous ne sommes pas devant un "recours", c'est juste une volonté de la part de ma collectivité d'aller vers la dématérialisation des procédures et en effet, je vois que ce sujet est frileux  

[cyclope41]

Merci Nikal et Mathieu pour vos réponses !!! 

Vos réponses sont intéressantes, merci^^

[regis_mp]

Bonjour,

Je ne pratique presque plus que par fax depuis que le Conseil d'Etat a confirmé que le fax était équivalent à une transmission électronique en matière de délai de stand still en procédure formalisée.
http://www.legifrance.gouv.fr/affichJuriAdmin.do?oldAction=rechJuriAdmin&idTexte=CETATEXT000024853475&fastReqId=356112306&fastPos=1

C'est déjà une bonne économie de temps et d'argent par rapport aux LR/AR, par contre le fax peut ne pas imprimer au moment de la réception, et ne pas mémoriser les fax reçus et non imprimés dans ce cas.
J'ai ainsi vu des collègues accompagner leurs fax d'un coupon d'accusé réception à retourner par les candidats, sur les conseils avisés d'un formateur en MP, coupon qui n'est bien sûr presque jamais retourné et pour lequel il faut passer du temps à relancer...
Je ne pratique donc pas ce système, et si je pense qu'une procédure est risquée je reprends les LR/AR.

L'utilisation de la plateforme de dématérialisation pour des envois électroniques me paraît beaucoup plus satisfaisante intellectuellement, mais inapplicable en l'état actuel des choses (adresses génériques, adresses personnelles non relevées lors des absences, filtres anti-spams...).
Je pense aussi demander une adresse mail valide pour les correspondances dans la réponse... mais sans ajouter un nouveau formulaire dans les DCE!

[cyclope41]

Bonjour regis_mp.

Merci pour cette réponse.

Il est vrai que quelques fois nous sommes devant des adresses personnelles non relevées d'où ma suggestion de demander aux opérateurs économiques une adresse mail valide pour les correspondances dans la réponse.

Cordialement,

Cyclope41

[Piko]

Bonjour,

A l'occasion d'une formation suivie l'an dernier, l'animateur nous avait dit qu'il envoyait tout par mail avec AR, à l'exception de la notification.
Le système fonctionnait apparemment très bien.

De mémoire, cela leur faisait 30 ou 40 000 € d'économies/an avec ce système.
De quoi négocier une bonne prime 

[nPP75]

Il est vrai que quelques fois nous sommes devant des adresses personnelles non relevées d'où ma suggestion de demander aux opérateurs économiques une adresse mail valide pour les correspondances dans la réponse.

Dans le RC à la rubrique "infos complémentaires"on indique clairement que les candidats doivent fournir des coordonnées fiables afin de s'assurer qu'ils auront toutes les informations nécessaires (demandes de compléments, modifications du DCE en cours de consultation, analyse des candidatures) et que toute déperdition d'infos sera de leur unique responsabilité. On vise surtout à éviter les retraits de DCE anonymes sur la plateforme, qui ensuite sont "transparents" pour tout le reste de la consultation par le pouvoir adjudicateur.

[cyclope41]

Bonjour Piko, ok je vais demander 10% de prime sur l'économie réalisée alors !!!!!! lol

Bonjour et merci aussi nPP75^^ : en effet, cette future "clause" pourrait être intégrée dans la rubrique "informations complémentaires".

Bonne journée.

Cyclope41