achat < 15'000 - délégations

[Kaii]

Bonjour,


1°) Chez moi, il n'y a pas de délégations de signature pour les directeurs de service. Avant tout était centralisé, mais ce n'est plus la nouvelle politique.

2°) Pour tous les marchés < 15'000 € HT (sachant qu'on n'a pas de nomenclature), à des part les marchés de services, chaque direction fait ses devis et fait ses engagements à la compta.
Je n'ai pas de regard sur la majorité de ces achats (sauf cas particuliers), par manque de temps essentiellement, et dans une question de responsabilisation des agents. Il n'y a pas d'obligations (et donc de contrôle) de faire 3 devis par exemple, chacun fait comme un achat économiquement avantageux en fonction de ses connaissances du secteur économique etc. la compta enregistre, mais la direction des finances n'a pas de rôle de "visa" avant engagement

J'en arrive à un combo :

Pas de délégations + "liberté" sur les achats - de 15'000

J'apprends un jour qu'un agent, sur un site décentralisé signe tous les bons de commande, les contrats de maintenance de son site etc.
là, un bon de commande de 10'000€ pour des travaux de rehab par un agent...du coup la compta le voit, "prend acte" signale (mais ce sont les vacances...)

C'est la zone...moi j'en arrive à être au courant comme ça, mais je ne suis pas directement saisi à mon niveau de responsable des marchés.

Sauf que ça m'embête 

Je ne sais pas si je dois faire une note générale sur les délégations de signature, sur du droit pénal (délit d'octroi injustifié, parce voilà, un peu), sur les conséquences...et je passe sur les question de définition des besoins...

Je ne sais pas vraiment pas quel bout prendre le problème, non pas que les achats soient mauvais ou louches, mais bon...


Des avis? des procédures?

[Kpiaf]

Une note à la DG pour signaler les pratiques observées en mentionnant les risques juridiques associés à ces pratiques et demandant la mise en place, en collaboration avec le service des finances :
- d'une nomenclature adaptée à votre structure établie sur la base de la cartographie des achats des 3 dernières années (puis son intégration dans le logiciel des finances) ; NB : à ne pas faire "adopter" par les instances décisionnelles de votre structure mais à présenter pour information et pour sensibiliser l'ensemble des acteurs de votre structure ;
- d'un processus de validation préalable des demandes d'achat par les services marchés / finances (sous réserve d'un renfort RH) : l'idée n'est pas, au départ de l'aventure, de bloquer les achats mais de les recenser puis d'accompagner les services pour optimiser les achats ;
- d'un système de délégation adapté à votre structure (toujours garder à l'esprit qu'il ne faut pas bloquer le fonctionnement des services).
Attention, c'est compliqué car tous les agents qui achètent aujourd'hui doivent être associés à cette mutation et la conduite du changement n'est pas chose aisée.
Sans l'appui de la DG et sans renfort RH vous n'avez aucune chance d'y arriver mais la note vous permettra, peut-être, de mieux dormir ! :-)
Les contraintes budgétaires actuelles pourraient sans doute vous servir car le recensement vous permettra de réaliser de belles économies ne serait-ce qu'au travers de la mutualisation ; prenez garde cependant à ne pas vous torturer pour rien : assurez-vous que cela présente un réel intérêt. Pour cela étudiez bien la cartographie des dépenses et ciblez les 20 / 80. Cela dit, quel que soit ce que vous allez découvrir ça n'empêche pas de mettre de l'ordre ! ;-)
Voilou, bon courage car c'est un sacré chantier !

[Michel]

J'apprends un jour qu'un agent, sur un site décentralisé signe tous les bons de commande, les contrats de maintenance de son site etc.
là, un bon de commande de 10'000€ pour des travaux de rehab par un agent...du coup la compta le voit, "prend acte" signale (mais ce sont les vacances...)

donc < (inférieur à) 15.000 euros HT . . .       où est le souci ?

[Kaii]

Le souci?

Qu'un agent, sans aucune délégation, quand le DG est en congé, signe pour 10'000 € de travaux? [pour une société dans laquelle il travaillait quelques mois auparavant]?

Vous ne voyez pas?

[Kaii]

Merci vos réponses, Kpiaf en particulier pour ses conseils que je pense appliquer!

ça fait parti des nombreuses choses à modifier (90% des factures sont signées par je ne sais qui avant d'être engagées en compta, sans savoir si y'a les sousous) mais quand on est comme moi en ce moment une machine à rédiger des marchés, notifier, photocopier, archiver (non ça je ne le fais pas  ) c'est difficile de se dégager du temps pour l'organisationnel, et encore plus quand j'ai des chantiers "Marchés" ^^

[Michel]

Le souci?
Qu'un agent, sans aucune délégation, quand le DG est en congé, signe pour 10'000 € de travaux? [pour une société dans laquelle il travaillait quelques mois auparavant]?
Vous ne voyez pas?

ha b'en là c'est plus clair ! 
demandez lui de remplir sa DPI (Déclaration Publique d'Interêts) 
et qui engage en compta sans garantie d'avoir les sous ?
vous n'aller pas manquez de boulot organisationnel !
(et ok aussi avec Kpiaf)

[fanchic]

chaque direction fait ses devis

Vous réalisez  tout en régie?

et ok aussi avec Kpiaf

Idem

[raffalli2]

d'accord avec kpiaf, notre rôle même si les gens ne le voient pas ainsi est d'aider les services et de limiter les risques juridiques

nous tous les achats passent par chez nous notamment pour veiller au respect des seuils mais car la taille le permet sur une plus grosse structure, je preconiserai que tous les achats passent mais seulement pour info car pas le temps de tout eplucher mais necessaire de pouvoir relier deux achats entre eux