Gestion dématérialisée du courrier

[Foedora]

pourquoi c'est l'enfer ?
bah, comme tout ce qui est nouveau, on a le sentiment de perdre un temps fou pour faire une seule opération. Sur le principe, au moins le courrier ne disparaît pas, c'est plus fiable qu'une feuille de papier volante, c'est certain. En revanche, c'est indéniable, la saisie des informations est plus laborieuse (et surtout pas "naturelle").
Et puis, il y a les petites surprises du fait d'erreurs de validation ou du blocage de ceux qui y sont totalement réfractaires... c'est ce qui me fait le plus râler en fait... Et ça plombe pas mal l'efficacité du truc !

[mim]

nous avons un logiciel de gestion du courrier kol**, où le courrier est scanné, puis envoyé via le logiciel à toutes les personnes intéressées, tu sais qui a ouvert le courrier ou non, à quelle date, heure... On peut rattacher les réponses aux courriers arrivés, le truc génère des AR tout faits (après que tu ais rentré ton modèle of course)
Je ne suis qu'utilisatrice mais si tu veux d'autres infos n'hésite pas

[ally mac beal]

Mim, tu m'intéresses : j'ai bossé avec ce logiciel dans une vie antérieure... Vous seriez prêts à nous accueillir pour une démo et un échange ? (il me semble qu'on n'est pas (trop) loin)

Ododo, je ne me fais AUCUNE illusion sur les impressions papier. Ce que je veux c'est :
1/ gagner du temps
2/ décentraliser l'enregistrement du courrier départ (tout repose sur mon assistante qui, du coup, ne peut pas m'assister)
3/ faire des économies de papier car, même s'il y aura des impressions, tout le monde n'imprimera pas (il y a parfois plein de copies juste pour info)

[tragique_fernand]

Foedora et Tragique, pourquoi dites-vous que la GED est un enfer

j'ai connu ces écueils principaux à la GED courrier :
- définir le périmètre des documents à dématérialiser (courriers simples, dossiers volumineux, télécopies, courriels, ...)
- gérer l'obligation de rematérialiser le document à un maillon de la chaîne (pour un élu ou pour une réunion, pour placer le document dans un dossier "papier",...)
- la dématérialisation déshumanise le travail, tout passe par le réseau informatique et plus personne ne se parle pour faire le point sur le suivi des dossiers
- il y a aura toujours des réfractaires à la dématérialisation (agents qui utilisent peu l'outil informatique, agent qui ne disposent pas de l'outil informatique)
- il faut disposer d'un personnel formé et en nombre suffisant pour gérer le flux et le triage et pour gérer l'accès au document "papier" original en cas de besoin
- l'infrastructure informatique doit être performante (messagerie et réseau avec des gros "tuyaux", serveurs de fichiers dédiés, indisponibilité limitée des serveurs en cas de panne, système de protection de l'intégrité du document)
à part çà c'est fun la démat' du courrier :-)

[Foedora]

Tragique, tu viens en quelques mots de résumer l'ensemble des délices que nous avons également dégustés...
ceci étant, je reconnais les mérites d'une telle gestion : ne sois pas (trop) découragée Ally, la mise en place est un peu longue et sourccilleuse, mais l'objectif en vaut la chandelle !