achat d'un progiciel ... durée et mode procédural ?

[Filomène]

bonjour,
Nous envisageons l'acquisition d'un progiciel pour les marchés publics, mais nous nous interrogeons sur la durée du contrat, qui n'est pas sans incidence sur le plan procédural.
Avec une durée de 3 ans on peut faire du gré à gré mais pas au delà. est-ce une durée raisonnable ?

[Mathieu]

c'est moyen moyen

le souci avec ce type de marché c'est que la vraie durée d'utilisation des logiciels est 10 ans voire plus si tout se passe bien ; les logiciels qu'on utilise seulement 3 ou 4 ans c'est ceux qui nous gonflent tellement qu'on veut les changer

mais en même temps ça fait grave ch*er de déclencher une procédure lourde et complexe pour des montants annuels pas toujours très élevés ; ici j'imagine que vous êtes à un peu plus de 15k€HT/an

procédure lourde et complexe car séances de démonstration, CCTP assez technique, clauses administratives pas beaucoup plus faciles... montage financier compliqué et il faut connaitre a minima l'état de la concurrence pour rédiger un cahier des charges non orienté

je me déteste de proposer ça, mais dans ce cas de figure, l'UGAP peut être la solution...

https://www.ugap.fr/editeurs-logiciels/agysoft-f16874

la marge UGAP pourrait bien être moindre que vos coûts internes/externes de procédure pour un marché lancé en propre...

l'autre solution c'est de signer un contrat de 3 ans et d'accepter de vivre avec le risque... pourquoi pas en faisant "3 devis" ou plutôt "3 démos" pour amortir le risque

[Filomène]

En fait sur ce type de prestation où finalement on paye un abonnement annuel, j'ai toujours du mal à proposer une durée qui réponde aux obligations reglementaires et aux besoins de la direction. Un engagement de 10 ans, compte tenu de l'évolution des produits, cela me semble excessif mais bon ... je sais pas trop.
l'UGAP peut etre une solution mais effectivement c'est plus cher.

[R.J]

Chercher à tout prix à faire du gré à gré pour l'acquisition d'un progiciel marché, c'est tout de même un très mauvais signal envoyé aux collègues ... Alors que vous êtes normalement la mieux armée pour définir avec précision le besoin, de préparer une procédure pertinente et de réaliser l'achat idéal.

Comme Mathieu, trois ans, ce n'est pas la durée de vie normale de ce genre d'outil.

[Filomène]

Ben non je ne cherche pas à tout prix à faire du gré à gré. j'essaye de savoir si sur 4 ans un abonnement à un progiciel est risqué. Aujourd'hui, nous ne sommes plus dans le cadre de logiciels lourds avec un investissement initial conséquent et une maintenance annuelle. Ces progiciels fonctionnent finalement sur un modèle d'abonnement, ce qui me fait me questionner sur la durée potentiel de notre engagement.

[Vivaelparaguay]

risqué à quel point de vue ?

[speedy]

risqué oui car une fois installé vous aurez des pressions pour continuer par avenant, avenants qui seront illégaux car aucune raison licite pour conserver le même opérateur sans remise en concurrence  et de fait vous constateriez une distorsion dans une remise en concurrence par l'avantage indéniable sur le temps d'installation et formation du sortant sur un nouvel entrant  .... donc recours potentiel et il faut donc argumenter pour  12 ans (multiple d'un mandat municipal...)  

[R.J]

Ben non je ne cherche pas à tout prix à faire du gré à gré. j'essaye de savoir si sur 4 ans un abonnement à un progiciel est risqué. Aujourd'hui, nous ne sommes plus dans le cadre de logiciels lourds avec un investissement initial conséquent et une maintenance annuelle. Ces progiciels fonctionnent finalement sur un modèle d'abonnement, ce qui me fait me questionner sur la durée potentiel de notre engagement.

Raison de plus pour préparer un contrat ad hoc, qui prévoit clairement vos attentes et les obligations de l'OE en face.

Qui dit gré à gré dit difficultés pour imposer des clauses un peu exorbitantes, et acquisition d'un produit standardisé.

[Vivaelparaguay]

risqué oui car une fois installé vous aurez des pressions pour continuer par avenant, avenants qui seront illégaux car aucune raison licite pour conserver le même opérateur sans remise en concurrence  et de fait vous constateriez une distorsion dans une remise en concurrence par l'avantage indéniable sur le temps d'installation et formation du sortant sur un nouvel entrant  .... donc recours potentiel et il faut donc argumenter pour  12 ans (multiple d'un mandat municipal...) 

non mais je pose la question à l'autrice du sujet : j'essaye de savoir si sur 4 ans un abonnement à un progiciel est risqué. ?

[Filomène]

donc on reste sur un besoin qu'on estime sur une longue durée. ok. 
pour répondre @Vivaelparaguay : mauvaise évaluation de ses besoins dans le cadre de la passation du marché public