Justification PV + courriers rejets dans un CONCOURS RESTREINT

[Florence]

Bonjour à tous,

Je reviens vous concernant le flou qui règne sur le concours restreint. Je suis entrain de préparer la 1ère réunion du jury pour la phase 1 - candidature.
Nous savons que le PV de choix des candidats admis doit être motivé.

Nous avons mis les critères des sélections suivants dans le règlement du concours :

"Les candidatures seront sélectionnées au regard des éléments d'appréciation suivants :
- Recevabilité du dossier au regard de la complétude et de la conformité des pièces demandées à l'appui des candidatures
- Adéquation des compétences techniques, financières et professionnelles avec l'objet du concours, appréciées au vu des moyens humains et techniques mobilisés par le groupement,
- Adéquation entre les références du candidat ou du groupement et l'objet de l'opération."

Mes questions :

1/ Comment justifier ces critères dans le PV et les courriers de rejet ? est-ce que le simple fait d'énoncer l'un des critères ci-dessous est suffisant comme justification ou faut-il développer ? car j'ai lu qu'on ne pouvait pas, par exemple, éliminer un candidat parce que ces références ne sont pas vraiment représentative de notre projet, ni par rapport à leur capacité financière, ni privilégié quelqu'un + ou - de notre secteur plutôt qu'un architecte mandataire domicilié en Italie par exemple. Je ne vois pas trop comment justifier tous ces critère du coup.

3/ le PV et les courriers doivent être motivés pour chacune des candidatures ? (il y a 46 candidats)

2/ Doit-on respecter le délai de standstill entre le courriers aux candidats non retenus et le lancement de la phase 2 aux 5 candidats admis pour la phase 2 ?

Merci d'avance pour vos réponses.

Florence

[speedy]

Mes questions :

1/ Comment justifier ces critères dans le PV et les courriers de rejet ? est-ce que le simple fait d'énoncer l'un des critères ci-dessous est suffisant comme justification ou faut-il développer ?

vous n'avez pas à justifier des critères  et il est évident que vos critères ont un lien direct avec l'objet du marché.

car j'ai lu qu'on ne pouvait pas, par exemple, éliminer un candidat parce que ces références ne sont pas vraiment représentative de notre projet, ni par rapport à leur capacité financière, ni privilégié quelqu'un + ou - de notre secteur plutôt qu'un architecte mandataire domicilié en Italie par exemple. Je ne vois pas trop comment justifier tous ces critère du coup.

source ? m'interroge sur sa fiabilité...
s'il est vrai que l'on ne peut pas exiger que le candidat ait déjà fait exactement la même chose  ni donner une préférence locale on peut quand même l'éliminer si on estime qu'il n'est pas armé/compétent/en mesure juridique de mener à bien l'opération  !!!

3/ le PV et les courriers doivent être motivés pour chacune des candidatures ? (il y a 46 candidats)

.
C'est un avis motivé du jury qu'il faut tracer dans le PV. Le courrier ne fait que transmettre la décision du MOA au vu de l'avis du Jury donc si décision conforme nul besoin de ré-inventer l'eau tiède.
C'est le président du jury qu'il faut convaincre , il doit faire accoucher le jury d'avis motivé, vous devez l'aider.
Comment en l'aidant a mener les débats en entonnoir en proposant de classer les candidatures par familles
les refus car dossier non conforme : manque de pièces , absence de qualification minimum (qualifications spécifiques exigées? , inscription à l'ordre des archi ? attestation d'accès à la CP ?  désignation du mandataire du groupement ?  etc)
les qualifications sur des ouvrages moins complexes ou de moindre envergure, il faut avoir le courage de faire des propositions  pour ces deux familles ....
les qualifications sur des ouvrages  et des missions de même importance (et pas nécessairement exactement les mêmes)
puis on reprend les débats uniquement sur les dernières familles
       faut il s'en tenir strictement à la dernière famille ou peut-on rattraper une une ou deux équipes pour disposer d'un panel plus diversifié ?  (équipe de jeunes?) et une équipe  ayant dèjà plein de dossiers sur la ville  ne doit pas au contraire etre écartée de par son plan de charge ou pour éviter une empreinte trop présente sur l'architecture  ?
ensuite il faudra trouver une formulation différenciée pour écarter les candidats restant en surnombre ..... là c'est le plus délicat, compétences utiles bien que non exigée, différenciation des équipes, ....

3/ le PV et les courriers doivent être motivés pour chacune des candidatures ? (il y a 46 candidats)

oui mais cf ci-dessus
l'avis par famille est suffisant pour les premiers en précisant le motif précis le cas échéant de non conformité

2/ Doit-on respecter le délai de standstill entre le courriers aux candidats non retenus et le lancement de la phase 2 aux 5 candidats admis pour la phase 2 ?

Non mais les courriers de rejets doivent partir rapidement dès la décision prise donc intérêt d'être clair sur les objectifs du jury et d'avoir aidé le président pour mener les débats et écrire les avis et non passer à des votes sur on retient qui  sans formalisation d'avis .... 

[Florence]

génial merci beaucoup pour les informations, cela m'éclaire.

[Florence]

La commission technique se réuni demain au vu de la réunion du jury.

La direction souhaite savoir comment au vu des critères énoncés ce que l'on peut dire ou pas pour éliminer les équipes.

Nous avons 46 candidats dont tous on réponds avec les compétences exigées, les dossiers sont complets.

Sur les 3 critères du RC il ne nous en reste plus qu'un exploitable (le dernier).

   Recevabilité du dossier au regard de la complétude et de la conformité des pièces demandées à l'appui des candidatures (Tous OK)
   Adéquation des compétences techniques, financières et professionnelles avec l'objet du concours, appréciées au vu des moyens humains et techniques mobilisés par le groupement, (Tous OK)
   Adéquation entre les références du candidat ou du groupement et l'objet de l'opération.

On ne va pas se mentir, il y a des projets qui plaisent visuellement et d'autres non, ça reste très subjectif seulement le PV doit être clair. Comment faire une apporter une réponse à la Direction sur ce sujet pour en sortir un avis motivé sur le PV. Que peut-on dire et ne pas dire ?

Imaginons, notre projet est de construire un bâtiment tertiaire à 5 000 000€ :
   1/ peut-on dire que certaines références sont trop petites par rapport à notre projet ? ou inversement trop grandes ? a-t-on le droit ?
   2/ peut-on dire qu'une ou les références ne correspond(ent) pas à notre projet si si un candidat nous donne en référence la construction d'un bowling en bois à la montage ? ou encore restructuration d'une allée de jardin ? ou encore de bâtiment flottant, ou la réhabilitation d'une usine en musée ou encore la création d'entrepôt, d'hôtel ....
 
Comment éliminer les 30 candidats qui vont rester afin d'avoir un avis motivé sans avoir de recours... ohlalala le casse tête

[speedy]

La commission technique se réuni demain au vu de la réunion du jury.

  en vue du jury ?

il y a des projets qui plaisent visuellement et d'autres non

des projets présentés comme références je suppose

[speedy]

   Adéquation entre les références du candidat ou du groupement et l'objet de l'opération.

Imaginons, notre projet est de construire un bâtiment tertiaire à 5 000 000€ :
   1/ peut-on dire que certaines références sont trop petites par rapport à notre projet ? ou inversement trop grandes ? a-t-on le droit ?
   2/ peut-on dire qu'une ou les références ne correspond(ent) pas à notre projet si si un candidat nous donne en référence la construction d'un bowling en bois à la montage ? ou encore restructuration d'une allée de jardin ? ou encore de bâtiment flottant, ou la réhabilitation d'une usine en musée ou encore la création d'entrepôt, d'hôtel ....
  rouge pas OK, bleu OK, marron à voir selon taille et difficultés de ce projet

je redis ce qui est dans mon post plus haut :
classement par familles de motifs d'élimination
des références sans un seul lien avec l'objet du marché par exemple si uniquement bowling en bois à la montage et/ou restructuration d'une allée de jardin
des références avec des opérations sans lien avec l'importance, la taille ou les difficultés de l'opération
des références correctes mais un style totalement différent de ce qui est recherché pour autant que vous ayez donné les orientations claires sur le style/couleurs, matériaux   

ensuite pour le groupe de tête il faut vérifier si vous récupérez une équipe de jeunes talents  ou à la libre appréciation des élus , c'est là qu'il faut admettre que la décision ne vous appartient pas
ensuite pour les départager il faudra dire une équipe de jeunes , puis les équipes les plus complètes au delà des compétences minimum exigées  , c'est là qu'il faut tenir la position : Monsieur le président il faut dire pourquoi cette équipe et pas l'autre ,  peu importe le motif mais pas un vote sans un motif proposé à ce vote

[Florence]

oui je suis un peu dans le jus, j'écris des bêtises ... il faut juste comprendre que c'est une réunion préparatoire en amont de celle avec l'ensemble des membres du jury