outils contract manager

[romuche1201]

Bonjour,

Ce message s'adresse aux cobtract manager, à celles et ceux qui pilotent l'exécution des contrats (surtout en travaux). Je souhaite voir les outils qui permettent de piloter l'exécution des marchés, gestion des risques, optimisation etc.

Merci d'avance pour vos partages

[speedy]

difficile de dire car il y a de multiples tableaux pour les dossiers les plus importants  :
suivi de la sous-traitance et paiements
suivi de chaque délai ayant des retenues/pénalités, de ceux de mise à disposition d'un autre intervenant
suivi des OS et réserves sur ceux-ci
suivi des demandes modifications  tech/coût/délais , (des probables / des en cours /   des certaines en passation d'avenants ) sans oublier leurs incidences sur les autres contrats, il faut anticiper pour le coût à terminaison et le besoin de financement .
planning prévisionnel des paiements y compris modifications et révisions
tableau de passation des avenants  négo/rédaction/exécutif/ CAO/assemblée /CL/notif...
revue de marché avec MOA/MOE/Titulaire et parfois mais rarement ST : il faut "faire cracher" les problèmes et les risques de futures demandes de modifications
statistiques par le système d'échanges de données informatisées  SEDI dont le suivi des délais pour chacun notamment validation des notes de calculs et plans par le MOE et par le CT ...
suivi du rendu des documents pour dossiers administratifs dont DIUO/ dossier ERP
suivi de l'avancement des paiements par rapport au temps écoulé  avec superposition du prévisionnel, et surtout analyse des paiements par rapport au prévu pour le même avancement physique des prestations , c'est plus difficile mais c'est beaucoup plus instructif pour  la prévision du coût à terminaison !
mise en place d'une méthodologie d'analyse des demandes de modifications (causes motifs, lien de cause à effets, inclus marché/hors marchés, , chiffrage , chasse aux doublons ), partage avec le MOE
etc

la première analyse des risques c'est bien avant , tout au long du processus des études et notamment préparation du DCE , idem pour l'optimisation ...

[romuche1201]

Bonjour speedy,

Très intéressante votre reponse..Auriez vous la gentillesse de partager vos tableaux? Je suis intéressé.

Merci d'avance.

difficile de dire car il y a de multiples tableaux pour les dossiers les plus importants  :
suivi de la sous-traitance et paiements
suivi de chaque délai ayant des retenues/pénalités, de ceux de mise à disposition d'un autre intervenant
suivi des OS et réserves sur ceux-ci
suivi des demandes modifications  tech/coût/délais , (des probables / des en cours /   des certaines en passation d'avenants ) sans oublier leurs incidences sur les autres contrats, il faut anticiper pour le coût à terminaison et le besoin de financement .
planning prévisionnel des paiements y compris modifications et révisions
tableau de passation des avenants  négo/rédaction/exécutif/ CAO/assemblée /CL/notif...
revue de marché avec MOA/MOE/Titulaire et parfois mais rarement ST : il faut "faire cracher" les problèmes et les risques de futures demandes de modifications
statistiques par le système d'échanges de données informatisées  SEDI dont le suivi des délais pour chacun notamment validation des notes de calculs et plans par le MOE et par le CT ...
suivi du rendu des documents pour dossiers administratifs dont DIUO/ dossier ERP
suivi de l'avancement des paiements par rapport au temps écoulé  avec superposition du prévisionnel, et surtout analyse des paiements par rapport au prévu pour le même avancement physique des prestations , c'est plus difficile mais c'est beaucoup plus instructif pour  la prévision du coût à terminaison !
mise en place d'une méthodologie d'analyse des demandes de modifications (causes motifs, lien de cause à effets, inclus marché/hors marchés, , chiffrage , chasse aux doublons ), partage avec le MOE
etc

la première analyse des risques c'est bien avant , tout au long du processus des études et notamment préparation du DCE , idem pour l'optimisation ...

[speedy]

je suis en retraite .... j'avais des tableaux Excel avec des saisies multiples mais les successeurs envisageaient un logiciel de suivi intégré à la comptabilité avec des possibilités d'édition de différents documents ...
Le point le plus important c'est une démarche partagée d'anticipation : analyse de risques, chiffrage des conséquences , mise en place de provisions , actualisation par système de remontée d'informations .
L'entreprise exécute un projet , le MOE le conçoit et pilote la réalisation mais pour le MOA une construction est un support de services qui doit être efficient : efficace en temps voulu au moindre coût complet donc avec toutes les autorisations administratives nécessaires ....Le coût complet comporte les finances mais aussi l'acceptation sociale et environnementale .

[romuche1201]

Merci speedy de prendre le temps de me repondre..
C'est un poste en construction, j'essai d'être efficace et de tirer la quintessence des pratiques de chacun.
J'ai réalisé un tableau de gestion du risques/opportunités que j'enrichie durant la phase Exécution travaux.
J'ai un suivi des déclarations de sous traitants et montants, par contre quel sont les autres moyens de pilotage etc...?
Dommage pour vos tableaux, ca m'aurait sûrement apporté pas mal de réponses.

je suis en retraite .... j'avais des tableaux Excel avec des saisies multiples mais les successeurs envisageaient un logiciel de suivi intégré à la comptabilité avec des possibilités d'édition de différents documents ...
Le point le plus important c'est une démarche partagée d'anticipation : analyse de risques, chiffrage des conséquences , mise en place de provisions , actualisation par système de remontée d'informations .
L'entreprise exécute un projet , le MOE le conçoit et pilote la réalisation mais pour le MOA une construction est un support de services qui doit être efficient : efficace en temps voulu au moindre coût complet donc avec toutes les autorisations administratives nécessaires ....Le coût complet comporte les finances mais aussi l'acceptation sociale et environnementale .

[speedy]

pour le titulaire et  chaque  ST (rang N)  il faut calculer le disponible à l'instant T pour accepter un nouveau ST de rang N+1

j'insiste :
le point le plus important c'est une démarche partagée d'anticipation : analyse de risques, chiffrage des conséquences , mise en place de provisions , actualisation par système de remontée d'informations.
le second point c'est d'examiner les finances par rapport à l'avancement physique des prestations  et non par rapport au temps écoulé, il faut estimé les dépenses à venir pour atteindre l'objectif de mise en service et non la comparaison avec l'échéancier des paiements. En effet vous pourriez être bon en ayant dépenser  80 à fin 2022 pour  100 prévu (gain apparent  20) mais si vous n'avez produit que la moitie des prestations attendues à fin 2022 vous êtes réellement en déficit  de 30 voir plus car pour rattraper le délai vous devrez mettre plus de moyens.... ou décaler la mise en service du temps de production de ces 50 unités manquantes, délai à déterminer avec la cadence réelle et non la cadence théorique. Dans cet exemple si démarrage au 1/1/2022 alors le coût de fabrication des 50 unités est de  80  donc  vous dérapez sur le coût et les délais  : vous n'auriez les 100 unités qu'à fin 2023 pour un cout de  160  .... Il faut un examen  dit "à terminaison" fin et sans à priori sur les causes et effets .....

[romuche1201]

Speedy,

J'avoue ne pas avoir tout compris à vos explications.
Pour ST, calculer le disponible a l'instant T. De quel disponible vous parlez?

Ensuite, mise en place des provisions ?actualisation par système de remontée d'infos ?

Enfin, "si vous n'avez produit que la moitié...vous etes réellement en deficit de 30".. comment je peux etre en déficit ou en economiez alors que mon marché est fixé par le montant figurant dans la DPGF??


quote author=speedy link=topic=41642.msg405130#msg405130 date=1681286837]
pour le titulaire et  chaque  ST (rang N)  il faut calculer le disponible à l'instant T pour accepter un nouveau ST de rang N+1

j'insiste :
le point le plus important c'est une démarche partagée d'anticipation : analyse de risques, chiffrage des conséquences , mise en place de provisions , actualisation par système de remontée d'informations.
le second point c'est d'examiner les finances par rapport à l'avancement physique des prestations  et non par rapport au temps écoulé, il faut estimé les dépenses à venir pour atteindre l'objectif de mise en service et non la comparaison avec l'échéancier des paiements. En effet vous pourriez être bon en ayant dépenser  80 à fin 2022 pour  100 prévu (gain apparent  20) mais si vous n'avez produit que la moitie des prestations attendues à fin 2022 vous êtes réellement en déficit  de 30 voir plus car pour rattraper le délai vous devrez mettre plus de moyens.... ou décaler la mise en service du temps de production de ces 50 unités manquantes, délai à déterminer avec la cadence réelle et non la cadence théorique. Dans cet exemple si démarrage au 1/1/2022 alors le coût de fabrication des 50 unités est de  80  donc  vous dérapez sur le coût et les délais  : vous n'auriez les 100 unités qu'à fin 2023 pour un cout de  160  .... Il faut un examen  dit "à terminaison" fin et sans à priori sur les causes et effets .....
[/quote]

pour le titulaire et  chaque  ST (rang N)  il faut calculer le disponible à l'instant T pour accepter un nouveau ST de rang N+1

j'insiste :
le point le plus important c'est une démarche partagée d'anticipation : analyse de risques, chiffrage des conséquences , mise en place de provisions , actualisation par système de remontée d'informations.
le second point c'est d'examiner les finances par rapport à l'avancement physique des prestations  et non par rapport au temps écoulé, il faut estimé les dépenses à venir pour atteindre l'objectif de mise en service et non la comparaison avec l'échéancier des paiements. En effet vous pourriez être bon en ayant dépenser  80 à fin 2022 pour  100 prévu (gain apparent  20) mais si vous n'avez produit que la moitie des prestations attendues à fin 2022 vous êtes réellement en déficit  de 30 voir plus car pour rattraper le délai vous devrez mettre plus de moyens.... ou décaler la mise en service du temps de production de ces 50 unités manquantes, délai à déterminer avec la cadence réelle et non la cadence théorique. Dans cet exemple si démarrage au 1/1/2022 alors le coût de fabrication des 50 unités est de  80  donc  vous dérapez sur le coût et les délais  : vous n'auriez les 100 unités qu'à fin 2023 pour un cout de  160  .... Il faut un examen  dit "à terminaison" fin et sans à priori sur les causes et effets .....

[romuche1201]

Aussi, comment calculer le coût du marché en fonction de la cadence? Si le prix est fixe en fonction de la DPGF, forcément nous reglons en fonction dun échéancier.. n'est ce pas?

Speedy,

J'avoue ne pas avoir tout compris à vos explications.
Pour ST, calculer le disponible a l'instant T. De quel disponible vous parlez?

Ensuite, mise en place des provisions ?actualisation par système de remontée d'infos ?

Enfin, "si vous n'avez produit que la moitié...vous etes réellement en deficit de 30".. comment je peux etre en déficit ou en economiez alors que mon marché est fixé par le montant figurant dans la DPGF??


quote author=speedy link=topic=41642.msg405130#msg405130 date=1681286837]
pour le titulaire et  chaque  ST (rang N)  il faut calculer le disponible à l'instant T pour accepter un nouveau ST de rang N+1

j'insiste :
le point le plus important c'est une démarche partagée d'anticipation : analyse de risques, chiffrage des conséquences , mise en place de provisions , actualisation par système de remontée d'informations.
le second point c'est d'examiner les finances par rapport à l'avancement physique des prestations  et non par rapport au temps écoulé, il faut estimé les dépenses à venir pour atteindre l'objectif de mise en service et non la comparaison avec l'échéancier des paiements. En effet vous pourriez être bon en ayant dépenser  80 à fin 2022 pour  100 prévu (gain apparent  20) mais si vous n'avez produit que la moitie des prestations attendues à fin 2022 vous êtes réellement en déficit  de 30 voir plus car pour rattraper le délai vous devrez mettre plus de moyens.... ou décaler la mise en service du temps de production de ces 50 unités manquantes, délai à déterminer avec la cadence réelle et non la cadence théorique. Dans cet exemple si démarrage au 1/1/2022 alors le coût de fabrication des 50 unités est de  80  donc  vous dérapez sur le coût et les délais  : vous n'auriez les 100 unités qu'à fin 2023 pour un cout de  160  .... Il faut un examen  dit "à terminaison" fin et sans à priori sur les causes et effets .....

pour le titulaire et  chaque  ST (rang N)  il faut calculer le disponible à l'instant T pour accepter un nouveau ST de rang N+1

j'insiste :
le point le plus important c'est une démarche partagée d'anticipation : analyse de risques, chiffrage des conséquences , mise en place de provisions , actualisation par système de remontée d'informations.
le second point c'est d'examiner les finances par rapport à l'avancement physique des prestations  et non par rapport au temps écoulé, il faut estimé les dépenses à venir pour atteindre l'objectif de mise en service et non la comparaison avec l'échéancier des paiements. En effet vous pourriez être bon en ayant dépenser  80 à fin 2022 pour  100 prévu (gain apparent  20) mais si vous n'avez produit que la moitie des prestations attendues à fin 2022 vous êtes réellement en déficit  de 30 voir plus car pour rattraper le délai vous devrez mettre plus de moyens.... ou décaler la mise en service du temps de production de ces 50 unités manquantes, délai à déterminer avec la cadence réelle et non la cadence théorique. Dans cet exemple si démarrage au 1/1/2022 alors le coût de fabrication des 50 unités est de  80  donc  vous dérapez sur le coût et les délais  : vous n'auriez les 100 unités qu'à fin 2023 pour un cout de  160  .... Il faut un examen  dit "à terminaison" fin et sans à priori sur les causes et effets .....

[/quote]

[speedy]

Pour ST, calculer le disponible a l'instant T. De quel disponible vous parlez?

le disponible c'est la masse du contrat (avec avenant le cas échéant) moins ce qui est déjà sous-traité moins les paiements déjà validé (y compris l'avance restante)  moins la RG le cas échéant moins les cessions de créances pour leur part non honorée moins les retenues /pénalités prévisibles.... si vous ne faites pas ce contrôle vous prenez un risque fort de devoir payer en double  ......et la galère pour se faire rembourser

Ensuite, mise en place des provisions ?actualisation par système de remontée d'infos ?

il faut actualiser les analyses de risque et disposer d'une "poire pour la soif" car un marché de travaux sans un seul souci je ne connais pas ....  pour mettre la pression sur les intervenants il faut des infos , vous dites plus cher  mais c'est inclus dans les prix du marché et en désespoir de cause  qu'avez vous comme proposition pour réduire l'addition ?

Enfin, "si vous n'avez produit que la moitié...vous êtes réellement en déficit de 30".. comment je peux être en déficit ou en economie alors que mon marché est fixé par le montant figurant dans la DPGF??

il ne faut pas être naïf, votre interlocuteur coté titulaire doit rendre des comptes tous les mois au minimum à sa direction et la pression est forte pour dégager du bénéfice . cette pression se traduit par une recherche permanente de motif pour vous réclamer de l'argent  quitte à vous menacer de quitter le chantier ou les études car le budget  (le montant du marché) est atteint , votre interlocuteur n'ayant pas lui même réagi assez tôt, n'ayant pas conscience du mécanisme  que je vous ais décrit, mécanisme que l'on apprend à déjouer dans les livres de gestion économique
par exemple lecture facile
Les fondements de la planification et du suivi
Bertram N. Abramson (12/06/1917 -  22/11/2009)
Ou comment éviter de jouer un projet sur un coup de dés
Le Bihan & cie –  1995 – 130 p ISBN 2-95098222-0
( vente directe à  Paris chez LE BIHAN & Cie et par correspondance s'ils acceptent de le vendre sans une formation complète....)

et bien d'autres livres sur le Project Manager Officer  plus ardus à lire
Kit de conduite de projet - Hugues MARCHAT - éditions d'organisation - ISBN 2-7081-2945-7
Management de projet , un référentiel de connaissances - éditions AFNOR -ISBN 2-12-470712-4
ET le plus ardu selon moi
Conduite et Gestion de Projets , principes et pratiques pour petits et grands projets - I. Chvidchenko & J. Chevallier - éditions CEPADUES  - ISBN 2-85428-283-3

Bonne lecture à tous  !

[speedy]

Aussi, comment calculer le coût du marché en fonction de la cadence? Si le prix est fixe en fonction de la DPGF, forcément nous réglons en fonction d'un échéancier.. n'est ce pas?

c'est à priori exact pour un marché au forfait mais comme je l'ai dit plus tôt il y a parfois le chantage à j'arrête le chantier et on reprendra les travaux quand vous aurez signé un avenant , malheureusement je caricature à peine ....et j'ai connaissance de chantiers tellement bien ficelés que le titulaire a démontré  l'impossibilité de réalisation telle que prévue  .....
quant aux marchés à PU c'est toute une technique de faire "pisser" le mérinos comme certains faisaient "pisser" la vigne ....

Mon passage dans le privé avant de rejoindre l'administration m'a mis au fait des pratiques très rapidement .... et ça m'a été utile toute ma carrière. Plus tôt on détecte le risque de dérive, plus tôt on rectifie et  moins elle sera importante.