Phase exécution : date certaine lors des échanges entre titulaire et PA

[Piko]

Bonjour,

Gros débat en interne sur la communication avec les titulaires.
Ex : pour demander la remise d'un livrable, certains ne jurent que par les courriers avec AR, d'autres disent que les mails suffisent, ce à quoi les premiers rétorquent qu'un mail n'a pas de date certaine.

Les CCAG me semblent assez vagues à ce sujet.
Ex avec le CCAG TIC : 3.1.1. La notification des décisions, observations ou informations qui font courir un délai est faite par tout moyen matériel ou dématérialisé permettant de déterminer de façon certaine la date et, le cas échéant, l'heure de sa réception. Cette notification peut être faite par le biais du profil d'acheteur ou à l'adresse postale ou électronique des parties mentionnée dans les documents particuliers du marché ou, à défaut, à leur siège social, sauf si ces documents leur font obligation de domicile en un autre lieu.

J'ai un arrêt sous la main, mais qui n'est pas franchement explicite non plus (source, cabinet Finalteri) :

NOTIFICATIONS PAR COURRIEL : ELLES SONT RISQUEES EN CE QU'ELLES NE PERMETTENT D'ASSURER UNE DATE CERTAINE

Cour Administrative d'Appel de Nantes, 4ème chambre, 19/02/2021, 20NT00068

Dans les marchés publics, un courrier électronique ne permet pas d'assurer une date certaine aux échanges dématérialisés.

Titulaire du lot « Isolation » de l'opération de construction de l'Ecole de nationale supérieure d'ingénieurs de Bretagne Sud, une entreprise de bâtiment souhaitait contester le décompte général établi par le maître d'ouvrage et notifié le 22 novembre 2013. En application des articles 13.44 et 50.1.1 du CCAG Travaux alors applicable, il lui appartenait de faire parvenir son mémoire en réclamation dans un délai de quarante-cinq jours, qui s'entend en jours calendaires, soit au plus tard le lundi 6 janvier 2014 à minuit. Il résulte de l'instruction que le mémoire en réclamation de la société Armor Isolation a été remis au maître d'ouvrage délégué le 7 janvier 2014.

Par ailleurs, le courrier électronique constitue un échange dématérialisé, au sens des stipulations de l'article 3.1 du CCAG, dont l'utilisation devait être précisée par les documents particuliers du marché. Or, les cahiers des clauses administratives ou techniques particulières du marché ne précisaient pas les conditions d'utilisation des moyens dématérialisés ou des supports électroniques. Dans ces conditions, compte tenu de la nécessité de sécuriser les échanges entre cocontractants et d'assurer une date certaine de réception de ces échanges, la société ne pouvait valablement adresser son mémoire en réclamation par simple courrier électronique.

Au surplus, s'il résulte du constat d'huissier réalisé à la demande de la société que le courrier électronique adressé à un représentant du maître d'ouvrage délégué et comportant en pièces jointes le courrier du 6 janvier 2014 et le mémoire en réclamation figure dans la partie  » éléments envoyés  » de sa messagerie électronique à la date du 6 janvier 2014 à 19 heures 50, en l'absence de production de tout accusé de réception de ce courrier électronique, la société n'établit aucunement que le destinataire a reçu notification de ces documents avant le 6 janvier 2014 minuit.

La société ne peut donc être regardée comme ayant pris toutes ses dispositions pour expédier son mémoire en réclamation en temps utile afin qu'il soit réceptionné avant l'expiration du délai de quarante-cinq jours qui lui était imparti pour adresser ce mémoire.

Comment faites-vous de votre côté ?
Si vous vous contentez de mails,  avez-vous une clause précise dans le CCAP ?

[speedy]

il faut passer par un profil d'acheteur .
on peut envisager un SEDI qui trace également les échanges, mais effectivement le mail classique n'apporte pas de date certaine .....

[Piko]

Aïe, les opérationnels n'ont pas accès au profil acheteur et le service marché n'a pas le personnel pour le faire... on va donc en rester aux bons vieux courriers 
A moins que... c'est quoi un SEDI ?

[speedy]

Système d'échange de données informatisé  SEDI ou EDI ou encore certains logiciels de  gestion documentaire GED
dans le BTP il y a par exemple Mezzoteam  mais aussi d'autres concurrents Formi etc

[Vivaelparaguay]

Indispensable à mon avis parce que tout faire par courrier recommandé en 2024, en termes d'efficacité, rapidité, coût, c'est quand même plus trop dans l'air du temps.

Sinon il y a le fax, ou les les signaux de fumée, c'est bien aussi  

En tout cas le mail ça rend bien des services mais en cas de contentieux vous vous retrouvez un peu désemparé !

[lepouch]

Indispensable à mon avis parce que tout faire par courrier recommandé en 2024, en termes d'efficacité, rapidité, coût, c'est quand même plus trop dans l'air du temps.

C'est vrai mais il existe une alternative avec le recommandé en ligne (La Poste, par exemple) qui est rapide, efficace et moins cher.

[Vivaelparaguay]

Ah super, ça a évolué parce qu'aux dernières nouvelles, c'était pas rapide, pas bon marché, et donc pas efficace 

[Piko]

Est-ce qu'il existerait des essais gratuits ou des démonstrations de ces sociétés qui font des recommandés en ligne ?
Bien que n'en n'ayant pas besoin personnellement, ce serait un atout pour vendre le système auprès des opérationnels concernés.

[M.Tartempion]

Indispensable à mon avis parce que tout faire par courrier recommandé en 2024, en termes d'efficacité, rapidité, coût, c'est quand même plus trop dans l'air du temps.

C'est vrai mais il existe une alternative avec le recommandé en ligne (La Poste, par exemple) qui est rapide, efficace et moins cher.

Je me suis renseigné il y a qqs mois et le commercial lui même me disait qu'aujourd'hui le système n'était pas abouti. Les destinataires doivent faire certaines démarches pour recevoir des recommandés électroniques ce qui fait que pour des destinataires occasionnels ce n'est pas vraiment évident.
C'était en tout cas présenté comme un service un peu expérimental mais pas du tout applicable à l'ensemble de nos échanges dématérialisés.

Chez vous ça fonctionne sans problème?