Numérisation courrier entrant

[Ariko]

Bonjour

Je cherche des infos pour un DCE sur la numérisation du courrier entrant et plus particulièrement sur la formation du prix :

- solution 1 :
frais de mise en place + forfait mensuel + coût au pli
- solution 2 :
frais de mise en place + coût au pli

Dans les 2 cas j'ai un marché à prix forfaitaire mise en place et (éventuellement forfait mensuel)  et une partie à bon de commande.

Vos avis ?

Merci d'avance !!

[Michel]

- solution 1 :
frais de mise en place + forfait mensuel + coût au pli
- solution 2 :
frais de mise en place + coût au pli

Dans les 2 cas j'ai un marché à prix forfaitaire mise en place et (éventuellement forfait mensuel)  et une partie à bon de commande.

pourquoi vouloir faire des bons de commandes ?

[fanchic]

Vous pouvez avoir d'autres solutions

Prix 1 de 0 courrier à X courriers
Prix 2 de X+1 courriers à Y courriers
Prix 3 de Y+1 courriers à Z courriers
Prix 4 de Z+1 courriers à T courriers
...

Ou bien encore seulement prix au courrier... intégrant tous les frais

Pas besoin de bons de commande, marché non fractionné à prix unitaire(s)

[Ponta]

Pour rebondir sur les remarques des collègues, il est vrai qu'un bon de commande nécessite de connaître les quantités à l'avance. Ce qui est difficle. Une facturation à prix unitaire selon les quantités réalisées est plus confortable en terme de gestion.

Ensuite sur la composition du prix, plusieurs solutions :
- un prix unitaire au pli incluant tout,
- un forfait d'installation (matériel, logiciel...) + prix unitaire au pli,
- un forfait incluant tout selon une fourchette de nombre de plis (comme le suggère fanchic),
- voire un forfait quelque soit le nombre de pli.

Cependant, tout ce qui est investissement ou amortissement, peut être facturé à part pour récupérer par exemple une partie de la TVA.

[Ariko]

Merci pour ces retours.

J'avais effectivement pensé au forfait avec une fourchette de plis traités. Ce qui effectivement me permet de tout forfaitiser...Cette solution me paraît pas mal : un forfait "installation" + un prix forfaitaire au nombre de pli traité, avec une facturation au mois ou au trimestre.

Si j'opte pour une partie à bons de commande, je pensais faire un bon de commande global estimatif (mensuel, trimestriel, annuel) qui serait ensuite "régularisé" au regard des quantité réellement consommées.

Dernière question : et le RGPD dans tout ça ?

[Ponta]

Dernière question : et le RGPD dans tout ça ?

Une question vitale à traiter. Parce que ce type de prestation charrie énormément de données personnelles.

[Ariko]

et oui 

[hpchavaz]

Je n'ai pas compris ce que vous cherchiez :
- la fournitures d'un matériel : du type contrat  photocopieur
- un service externalisé
- un mixte

Qui scanne ? où ? qui encode ? avec quel détail ?

[fanchic]

Si j'opte pour une partie à bons de commande, je pensais faire un bon de commande global estimatif (mensuel, trimestriel, annuel) qui serait ensuite "régularisé" au regard des quantité réellement consommées.

Cà me parait assez lourd comme manière d'opérer.
Mieux vaut notifier le contrat et à chaque période, le prestataire facture les quantités exécutées