Conservation des PV d'ouverture et RAO ad vitam æternam ?!

[S.A]

Bonjour à tous,

Ma question concerne la durée de conservation des marchés et plus précisement des RAO et PV d'ouverture des plis.
Comme tous les ans, j'ai transmis ma demande de visa pour destruction, aux archives départementales. Celui-ci me revient avec en commentaire "converser les PV des commissions d'ouverture des plis et les RAO".

Pour moi (mais je trompe peut être), l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 est toujours applicable (lien ci-dessous). Cette dernière précise que la durée de conservation est de 10 ans pour les PV d'ouverture et les RAO (https://francearchives.fr/fr/file/8229105e7fca3fec9580af165e8de5468076601d/DPACI_RES_2009_018_maj_20170822.pdf

Or, selon nos archives départementales, je dois conserver ces éléments ad vitam æternam ....
Et vous, vous les conserver combien de temps ?

[mds]

Bonjour,

Lors du dernier bordereau d'élimination, les RAO sont partis avec il me semble....

Pour les PV d'ouverture des plis ; ce n'est plus obligatoire en marchés publics ; en DSP peut-être?

J'aurai plutôt tendance à mon fonder sur le Décret 2016-360 article 108 :
"L'acheteur conserve (...) documents relatifs à la procédure de passation pendant une période minimale de cinq ans à compter de la date de signature du marché public"

[lepouch]

Or, selon nos archives départementales, je dois conserver ces éléments ad vitam æternam ....

Normal ... c'est leur raison d'être ...

[S.A]

Normal ... c'est leur raison d'être ...

XD

[Ponta]

Je vais poser une question qui pourra être saugrenue :
Qui s'est déjà fait "taper sur les doigts" pour ne pas avoir produit une archive vieille de plus de 10 ans ?

Parce que dans ma collectivité, les poubelles papier débordent aux mois de juillet et août, et que la salle des archives est dans le sous-sol d'une école et subit régulièrement fuites et inondations.

Qui va demander le PV de la CAO du 3 février 1979 pour vérifier que M. Martin était bien membre titulaire et que le quorum était atteint ?

Il y a parfois des règlementations d'une telle absurdité.

Quelles sanctions risque-t-on à jeter un vieux papier (dont la date limite de conservation est passée) à la poubelle plutôt que de le transmettre aux archives départementales ? Il y a vraiment des gens incarcérés pour ça ?

[S.A]

Il y a parfois des règlementations d'une telle absurdité. +1

Quelles sanctions risque-t-on à jeter un vieux papier (dont la date limite de conservation est passée) à la poubelle plutôt que de le transmettre aux archives départementales ? Il y a vraiment des gens incarcérés pour ça ?

De toute facon, je suis meme pas sure d'avoir ces docs pour les marchés concernés ... et en plus, je ne transmets rien aux archives départementales, les dossiers restent chez nous jusque la destruction et puis fin

[mds]

Au-delà de l'aspect utilitariste, c'est aussi un travail de mémoire du fonctionnement de l'administration.
Ok aujourd'hui on pourrait faire un barbecue avec ces documents (pour faire plaisir à Michel).
Mais dans 200 ans ça sera aussi la mémoire de notre travail, du fonctionnement de nos institutions.
Alors ok, peut être pas tout conserver (une CAO pour renouvellement de stylos on s'en fiche un peu), mais les éléments marquants (procédure pour construction de l'Hôtel de ville par ex) ça peut avoir une valeur historique.

Au-delà de ça, j'ai déjà vu dans un rapport CRC, cette dernière qui s'étonnait de la disparition d'éléments dans des dossiers sans bordereau de destruction rattachée (et dans le cas présent ce n'était pas non plus une volontée délibérée de cacher des choses, mais bien un excès de zèle d'un cadre qui avait voulu ranger son bureau avant un départ).