la dématrialisation des échanges

[youpi]

Bonjour,

Comment envisagez-vous de procéder pour la dématérialisation des échanges en cours d'analyse d'offres ( demandes de précisions, complémentaires, de régularisation, négociation) des marchés lancés à compter du 1er octobre 2018 ?

Je m'explique : la réglementation impose depuis le 1er octobre 2018 que l'ensemble de ces échanges se fassent par voie dématérialisée et la DAJ recommande que ces échanges se déroulent via le profil d'acheteur pour des raisons d'opposabilité, de traçabilité et donc de sécurité.

Jusqu'à ce jour, les services prescripteurs procèdent à ces échanges par mail et/ou fax( preuve de date et de bonne réception). Aller au bout de la logique de la DAJ, engendrerait pour nous une centralisation de tous ces échanges au niveau du service marchés.

Et quid des échanges à l'initiative des AMO lorsqu'ils procèdent en principe à leur initiative à ces échanges dans la mesure où l'analyse des offres leur est confiée ?

Je suis preneuse de toutes vos réflexions.

Merci
Bonne journée

[mighty]

Ben nous on centralise tout chez nous au sein de mon service. tout passe déjà par notre profil d'acheteur depuis au moins un an...On avait découvert la fonction et on s'est dit on va l'utiliser tranquillou plutôt que le mail...
Donc pas de soucis. Après effectivement cela oblige à centraliser. OU à donner l'accès à vos référents à votre profil d'acheteur. Pas plus compliqué. Néanmoins quid de la sécurité juridique.

[Ponta]

Bonjour,

Normalement (dans le meilleur des mondes), vous êtes censé pouvoir retracer tous les échanges et en apporter la preuve sur demande.

Tout centraliser au niveau du service marchés me parait sage. Vous devez maîtriser ce qui est communiqué et vérifier que les principes de transparence et d'égalité de traitement des candidats sont respectés. Notamment vous aurez la maîtrise des dates pour éviter le classique "j'ai envoyé la négo lundi au candidat A et le lendemain au candidat B" par exemple.

Le profil d'acheteur est un outil puissant pour tracer et prouver le bon respect de la procédure.

Cependant, ce sont les échanges importants (ceux prévus par la règlementation) qui doivent être tracés : négo, régularisation, invitation à soumissionner, attribution, rejet, notif...

Tout le reste, ce n'est pas nécessaire de respecter un formalisme aussi lourd. Je pense au coup de fil pour vérifier que le candidat a bien reçu le mail et qu'il n'est pas parti en SPAM.
De même quand le service prescripteur appelle le candidat X qui a mal compris un point important du DCE et qu'il semble nécessaire de lui expliquer oralement en plus de l'envoi par écrit.

Enfin, si vos services prescripteurs sont de confiance et formés aux principes de la commande publique, vous pouvez les laisser faire.

Attention aux fax et mails dont l'horloge peut être déréglées et conduire à des soucis.

[Michel]

Attention aux fax et mails dont l'horloge peut être déréglées et conduire à des soucis.

  et quelle heure ? GMT (Greenwich Meridian Time) ?   PMT (Paris Meridian Time)    Locale ?  d'été ou d'hiver ?                     Côte Est ou Côte Ouest ?