Processus gestion demandes de subventions

[Dorca]

Bonjour à tous,

J'ai récupéré, depuis peu, la gestion du processus de demande de subvention de ma collectivité. Je me suis rendus compte que ces dernières étaient clairement subies par l'ensemble des service (technique, financier, direction,...).

Il y a très peu d'anticipation sur les projets, très peu d'anticipation sur les demandes de subvention elles-mêmes et une connaissance plus qu'approximative des "financeurs" potentiels selon les opérations.

Comment gérez vous cela chez vous ? Avez-vous connaissance d'un guide ou autre pour savoir quel organisme/collectivité/financeur potentiel peut être sollicité selon l'objet de l'opération ?

Je suis preneur de tout ce que vous me donnerez  

Merci d'avance

[Michel]

Vous êtes "demandeur" de subvention . . .  ou "payeur" (généreux subventionneur) ?

[Dorca]

Demandeur pour le coup 

[Ponta]

C'est tout le problème.
Il n'y a pas une façon d'obtenir une subvention mais des centaines voire des milliers : chaque subventionneur a son process, différent de ceux des autres.

Donc ça revient à chercher de manière très longue et peu efficace.
Je regarde beaucoup sur internet en cherchant dans des moteurs de recherches.

Et régulièrement (1 fois par trimestre), je consulte les délibs des gros subventionneurs publics genre les régions, départements, métropole ou agglo. Parfois, ils ont directement une section "subventions" ou "appel à projets" dans leurs sites internet.

Tu as aussi les CAF, CNAF qui subventionnent dans la petite enfance, l'enfance et la jeunesse.

Sinon, je te donnerai un gros conseil : les factures, tu les scannes, tu les photocopies... et tu les classes. Il est rare qu'un subventionneur ne les réclame pas. Et la majeure partie des échanges avec eux portent souvent sur des factures manquantes ou peu claires. Et quand une sub de 150 000 € de modernisation d'une crèche est subordonnée à la production de la facture d'achat d'un lave-vaiselle "perdue" par le service, la tension peut vite montée .

Si tu veux, je pourrais te donner + d'infos en MP.

[Dorca]

C'est tout le problème.
Il n'y a pas une façon d'obtenir une subvention mais des centaines voire des milliers : chaque subventionneur a son process, différent de ceux des autres.

Donc ça revient à chercher de manière très longue et peu efficace.
Je regarde beaucoup sur internet en cherchant dans des moteurs de recherches.

Et régulièrement (1 fois par trimestre), je consulte les délibs des gros subventionneurs publics genre les régions, départements, métropole ou agglo. Parfois, ils ont directement une section "subventions" ou "appel à projets" dans leurs sites internet.

Tu as aussi les CAF, CNAF qui subventionnent dans la petite enfance, l'enfance et la jeunesse.

Sinon, je te donnerai un gros conseil : les factures, tu les scannes, tu les photocopies... et tu les classes. Il est rare qu'un subventionneur ne les réclame pas. Et la majeure partie des échanges avec eux portent souvent sur des factures manquantes ou peu claires. Et quand une sub de 150 000 € de modernisation d'une crèche est subordonnée à la production de la facture d'achat d'un lave-vaiselle "perdue" par le service, la tension peut vite montée .

Si tu veux, je pourrais te donner + d'infos en MP.

Il y aurait des choses à faire en la matière... La mise en place d'un guichet unique, par exemple, au moins pour faciliter la gestion des demandes... Chez nous, comme dans d'autres communes du coin d'ailleurs, on s'y perd vraiment... On a que peu de lisibilité sur les aides potentielles, les choix de subventionnement mêmes (certains projets remplissent toutes les conditions mais ne sont pas retenus,...).

Un interlocuteur unique qui aurait connaissance des différents subventions possibles selon la nature du projet permettrait de gagner en efficacité et en temps (et donc, des deniers publics...) mais aussi d'aiguiller les responsables/porteurs de projets vers les bons interlocuteurs pour l'instruction des dossiers...

J'ai du mal à comprendre que des choses n'aient pas encore été mises en place si le constat est le même partout. A noter d'ailleurs que l'on a, chez nous, jamais fait de demande de subvention à l'échelle européenne (non par manque de volonté mais par méconnaissance du système et peut être aussi par habitude et peur de l'inconnu mais c'est un autre débat  ), alors que j'ai la conviction que certains projets auraient pu trouver un fond ou un autre pour être subventionnés.

Ponta, oui je suis preneur d'info complémentaire si tu en as!

C'est bête comme question mais comment tu procèdes exactement, méthodologiquement pour faire tes demandes de subvention ?

[Ponta]

Je me réfère toujours à la convention de subvention ou si ça existe au formulaire de demande.
Dans ces documents, une liste des documents à fournir doit être mentionnée.
Après je les constitue ou les rassemble, ce qui prend parfois énormément de temps.
Par exemple :
- quand le trésorier ou un archi doit signer un papier,
- quand tu attends un documents d'autorisation par la Préf, le département...,
- quand il te faut un PV de réception, que les ST découvre que ça existe et que l'archi boude parce que les ST refusent une facture.

Je fais un point par semaine sur l'ensemble des dossiers pour suivre et voir les actions suivantes à suivre. Je me bloque (quand j'y arrive ) une demi-journée pour traiter les dossiers en cours et une autre pour rechercher et prospecter (souvent au petit bonheur la chance). Et quand je trouve une subvention possible, quelque soit le domaine, je note dans un tableau général les actions subventionnées, les coordonnées du subventionneur, le % ou montant de la sub et les conditions pour l'obtenir. Ca permet de dégainer rapidement lors d'une demande par le grand manitou .

Et surtout, je note dans un tableau (excel par exemple) toutes mes actions et les contacts. Ce sont eux qui te sauveront en cas de complications.

Mais ça reste du bricolage et c'est beaucoup lié à la motivation du demandeur et celle du subventionneur.