conservation ou destruction des echantillons

[david17]

Bonjour à tous et à toutes, on a lancé un marché fin 2013 que l'on va déclarer sans suite, dans cette consultation certaines sociétés nous ont fournis des échantillons alors que nous n'avons pas demandé à fournir d'échantillon, ces échantillons sont des morceaux de gazon synthétiques (autant dire que ça prends beaucoup de volume par morceau de gazon), je voulais savoir  si l'on pouvait les détruire, ou doit-on les conserver ?

[Lolila]

En principe on archive les offres, et les échantillons en font partie.
Comme c'est déclaré sans suite, vous ne prenez pas grand-risque à les détruire.

Cela dit, au cas où les échantillons aient une valeur financière (peut-être peuvent-ils les utiliser pour d'autres réponses ?), je procèderais ainsi : en écrivant aux candidats pour les informer de la déclaration sans suite, je leur laisserais la possibilité de venir récupérer leur échantillon (pour ne pas payer de frais d'envoi) et à défaut qu'ils seront détruits dans un délai de XXX.

[Ponta]

Bonjour,

Vous avez obligation de conserver les plis des candidats.
Dans ces plis, quoi conserver ?
Les pièces demandées, c'est sûr.
La pub, les pièces inutiles, les échantillons non demandés, je ne pense pas. Le risque juridique de vicier la procédure me paraît très faible. Je vois mal quels reproches pourraient être faits sur des éléments non utiles à la recevabilité et/ou au jugement de candidatures ou offres.

[speedy]

on garde tout,( la pub est un élément essentiel ! )

[Teo Toriatte]

En principe on archive les offres, et les échantillons en font partie.
Comme c'est déclaré sans suite, vous ne prenez pas grand-risque à les détruire.

Cela dit, au cas où les échantillons aient une valeur financière (peut-être peuvent-ils les utiliser pour d'autres réponses ?), je procèderais ainsi : en écrivant aux candidats pour les informer de la déclaration sans suite, je leur laisserais la possibilité de venir récupérer leur échantillon (pour ne pas payer de frais d'envoi) et à défaut qu'ils seront détruits dans un délai de XXX.

C'est ce que je faisais

[Shmouck]

En principe on archive les offres, et les échantillons en font partie.
Comme c'est déclaré sans suite, vous ne prenez pas grand-risque à les détruire.

Cela dit, au cas où les échantillons aient une valeur financière (peut-être peuvent-ils les utiliser pour d'autres réponses ?), je procèderais ainsi : en écrivant aux candidats pour les informer de la déclaration sans suite, je leur laisserais la possibilité de venir récupérer leur échantillon (pour ne pas payer de frais d'envoi) et à défaut qu'ils seront détruits dans un délai de XXX.

Je me permets de remonter ce vieux sujet : je tenais la pratique du XX jours à compter de la notif du rejet/de l'abandon de procédure pour récupérer l'échantillon avant acquisition par le PA pour acquise. L'obligation d'archivage s'inscrit-elle véritablement en faux de cette pratique ?? Parce que d'aussi loin que je me souvienne, les échantillons ne sont jamais conservés par chez moi, et fort heureusement puisque question place on serait vite limités.. ! On garde juste un PV qui constate la bonne réception des échantillons.

A quoi bon les conserver de toute façon, puisque le juge ne va pas refaire l'analyse technique ?

[speedy]

 juste pour le mettre de mauvaise humeur ....

[lepouch]

On informe les candidats que s'ils ne se manifestent pas, on va les détruire ...

[Ponta]

On informe les candidats que s'ils ne se manifestent pas, on va les détruire ...

Si l'échantillon est utilisable, je le file aux services.
Archiver des échantillons de stylo ou feuilles n'a que peu d'intérêt.

[speedy]

perso je garde au moins le temps des recours .....

[the blonde]

ca dépend aussi de la nature des échantillons... je les jette après tests, notamment si ce sont des denrées alimentaires...
Ok je sors, c'était pour faire avancer le débat!

[Albator]

Selon lune circulaire du 30/12/1988, la documentation publicitaire peut être éliminée ou retournée aux entreprises (pas d'obligation d'archivage au titre des offres non retenues).
S'agissant d'un échantillon non exigé à l'appui des offres (s'agit-il dès lors réellement d'une partie de l'offre du candidat ?), j'aurais tendance à le considérer comme un élément publicitaire.
Donc j'informerai les candidats qu'ils peuvent le récupérer jusqu'au xxx (politesse) et qu'à défaut il sera éliminé.

[Shmouck]

Je m'écarte peut être un peu du sujet de départ, mais en l'occurrence je faisais référence aux échantillons demandés au RC, pas à ceux fournis en plus. Pour ceux là, je n'ai rien demandé donc soit les services sont sympas et laissent la possibilité de venir les récupérer, soit ça va caler un meuble quelque part dans l'établissement (merci pour la référence Albator ).

[Ponta]

En toute bonne orthodoxie juridique, les échantillons étant des éléments substantiels de l'offre (demandés au RC), il est obligatoire de les conserver et de les archiver avec l'offre. C'est la théorie.
Par pragmatisme, deux possibilités selon moi :
- l'échantillon est instockable ou presque, parce que périssable, toxique (produits ménagers...), énorme. Ca part à la poubelle ou dans un service utilisateur. Comme les archives sont dans mon bureau, que la place manque, je stocke pas un échantillon d'une coupe transversale du dernier procédé d'isolation écologique par exemple.
- l'échantillon est buvable, a une belle robe et un bon millésime, il finit chez moi
- l'échantillon est stockable facilement et peu volumineux, je le laisse avec l'offre. Par exemple, des nuanciers de bois pour du mobilier de bureau ; du tissu pour des habits de travail en milieux spéciaux.