Préparation rencontre annuelle et réservation hotel

[mighty]

Je suis toujours sur mon marché d'organisation de la rencontre annuelle. Evidemment la direction s'y est prise tardivement. Donc d'un marché dans lequel le prestataire gérait tout de A à Z, on passe à un marché où il s'occuppe de tout sauf de la réservation des hotels.
On va passer en direct pour la réservation des hotels. Cela vous gène t il ou pas ? Qu'en pensez vous ? Sachant que l'on a plusieurs centaines d'invités à gérer. On va saupoudrer sur tous les hotels de la ville. Risque juridique ou pas ?

[Piko]

Plusieurs centaines d'invités à gérer :

Quel est le but : tous les loger dans le même hôtel ou les éparpiller ? En mettre dans des 5 étoiles et d'autres dans des 2 étoiles ?  A quelle distance maximale du lieu de l'évènement ?

Risque juridique ou pas ?

Le plus grand risque est de ne pas avoir suffisamment de chambres disponibles en ville le jour J, d'autant plus si un autre évènement important a lieu au même moment (ex : pour le tournoi de Roland Garros, tous les hôtels des environs sont quasi complets 1 an à l'avance)

Pour augmenter les chances d'avoir un ou des hôtels disponibles le jour J, je vous conseille de vous adresser aux chaines d'hôtels (Accord ; Elysées.hotusa ; Louvre hôtel ; Best Western, par exemple), qui seraient probablement plus aptes à répondre à votre demande.

Avec un risque « technique » : celui de ne pas avoir de réponse au marché (les hôtels vivant très bien sans les marchés, il se peut qu'ils ne fassent aucune offre à la fin).

Autre possibilité, peut-être : entrer en contact avec des centrales de réservation à qui vous donnerez la ville, la budget, la date... et qui démarcheront les hôtels ensuite à votre place.

[mighty]

Ben g pensé aux centrales mais c déjà un prestataire je trouve ! Ou autres
Normalement on devrait passer. L'objectif c de sélectionner plusieurs hôtels proche de notre point de réunion;

Par contre avez vous déjà fait comme ça ? N'y a t il pas un risque ? On l'avait intégré initialement au marché mais pas le temps...Alors plan B. Mais je voulais évaluer le risque !

[mighty]

Alors ? Qu'en pensez vous ? Difficile à imaginer ou très courante comme pratique ?