archivage des marchés conclus

[mymy]

Bonjour,

Comment organisez-vous concrètement votre archivage des marchés conclus (pas l'archivage des entreprises non retenues) ?

Pour info, j'ai une pièce à côté de mon bureau où se trouve tous les marchés conclus depuis 2000 et ça commence à peser. je me demande même si je suis encore aux normes....

je sais que c'est une question très "pratique" mais je serai curieuse de savoir comment vous faites. car, il m'arrive souvent de devoir aller fouiller dedans, et si je dois descendre aux archives à chaque fois que je me pose une question sur un marché....

j'avais pensé descendre tous les marchés qui ont plus de 4 ans (reconduction terminée). qu'en pensez-vous ?

[Michel]

Je ne suis qu'un utilisateur (ST) et non le responsable des marchés
mais je scanne TOUT et j'ai ainsi tout au format électronique (pdf) classé par date et sujet
recherche quasi immédiate . . .

pour scanner, j'utilise le copieur qui m'envoie le fichier à mon adresse mail
vitesse de scannage : celle du copieur, soit très rapide . . .
(les copieurs récents ne sont rien d'autre qu'un scanner et une imprimante coller ensemble)

[yfetrocho]

Bonjour,

Comment organisez-vous concrètement votre archivage des marchés conclus (pas l'archivage des entreprises non retenues) ?

Pour info, j'ai une pièce à côté de mon bureau où se trouve tous les marchés conclus depuis 2000 et ça commence à peser. je me demande même si je suis encore aux normes....

je sais que c'est une question très "pratique" mais je serai curieuse de savoir comment vous faites. car, il m'arrive souvent de devoir aller fouiller dedans, et si je dois descendre aux archives à chaque fois que je me pose une question sur un marché....

j'avais pensé descendre tous les marchés qui ont plus de 4 ans (reconduction terminée). qu'en pensez-vous ?

Vous n'avez pas de service archives?
si vous en avez un, voyez avec eux pour établir (à moins qu'il existe) le tableau de gestion de vos archives...

[fanchic]

Voilà un extrait d'un article de la DAJ assez vieux que j'avais gardé dans mes propres archives de veille :

A priori il est postérieur à 2002

L'article du TMP n°218 de 1999 synthétise les différentes règles en vigueur.
En tout état de cause, afin d'éviter la destruction de pièces pouvant être nécessaires à l'action
des organismes de contrôles administratifs et juridictionnels, une durée de conservation de
dix ans minimum à compter de l'admission ou de la réception des prestations objet du
marché, ne peut être que conseillée.

- Pour les marchés de fournitures et de services, une durée de dix ans est estimée suffisante
pour préserver les intérêts de l'administration au regard de l'article 189bis du code de
commerce qui dispose « les obligations nées à l'occasion de leur commerce entre
commerçants, ou entre commerçants et non commerçants, se prescrivent par dix ans si elles
ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes ».

- Pour les marchés de travaux, la durée de conservation proposée est de trente ans au
motif que la mise en jeu de la garantie décennale fait courir un nouveau délai décennal (CE,
13 janvier 1984, OPHLM de Firminy) et qu'en cas de fraude ou de dol c'est le délai de la
prescription civile qui s'applique (CE, 3 avril 1991, société SMAC Aciroid).
Lorsqu'un auteur a consenti des droits à l'administration, l'article L123-1 du code de la
propriété intellectuelle (CPI) dispose « au décès de l'auteur, ce droit [à protection] persiste au
bénéfice de ses ayants droits pendant l'année civile en cours et les soixante-dix années qui
suivent », ce qui implique pour la preuve du droit de l'administration la conservation du
marché pendant une durée au moins égale.

- S'agissant de la conservation des dossiers relatifs aux candidatures et aux offres non
retenues, une circulaire du Premier ministre du 30 décembre 1998 (JO du 31 décembre 1998)
relative à la procédure de passation des marchés publics, précise que « le délai minimal
prescrit pour la conservation des dossiers de soumission présentés par les entreprises non
retenues dans le cadre des procédures de passation des marchés publics est désormais fixé à
cinq ans à compter de la notification du marché à l'entreprise retenue ».
En outre, pour alléger le volume des documents à conserver, la circulaire indique que les
administrations peuvent dès achèvement de la procédure de passation d'un marché, éliminer
les pièces qui figurent déjà dans le dossier de définition du marché à savoir : CCAP, CCTP,
cahier des clauses communes, règlement de la consultation. Elles peuvent également éliminer
ou retourner aux entreprises la documentation publicitaire figurant dans les dossiers de
soumission.

[shorty]

Pour les marchés sans suite, quel règles de conservation appliquez vous ?

[Bart]

Pour les marchés sans suite, quel règles de conservation appliquez vous ?

Si pas de consultation postérieure pour ce marché : conservation de 5 ans après la déclaration sans suite puis destruction.