Programmation des marchés publics pour l'année à venir

[MBCOMMANDEPUBLIQUE]

Bonjour tout le monde,

Je m'excuse par avance si je ne suis pas dans la bonne partie du forum ... je ne savais pas trop où me placer.
J'ai intégré une collectivité il y a peu, où tout est à construire en terme de marchés publics ... et la difficulté, c'est que je suis tout nouveau dans la commande publique !
Ainsi, j'aurais aimé savoir comment vous procédez pour réaliser une programmation de vos marchés pour l'année qui suit ? J'ai pensé à un tableau, dans lequel chaque service inscrirait ses besoins à venir, le coût global, le temps d'exécution etc etc mais je ne suis pas sûr que cela soit la meilleure méthode ....

J'ai hâte de vous lire et d'être inspiré par vos idées/méthodes !

[mighty]

Hello
Nous on recense déjà tous les marchés récurrents à relancer (généralement les accords cadre) sur l'année 2020. On les place sur nos familles homogènes (code nomenclature). Ensuite on a un autre tableau qui recense tous les besoins de l'année 2020 concernant les investissements et les achats de fonctionnement. Généralement ponctuel voir de futurs récurrents si on constate que chaque année j'ai le même besoin. On les place également sur nos familles homogènes.

Sur chaque famille homogène je fais un total des achats à lancer en 2020. En fonction du seuil j'établis ma procédure (inf 25K€, MAPA, procédure formalisée) ou je vois si je peux utiliser la technique petit "lot".

Ai je été clair ? On a pas vraiment de tableau. On liste tout sur les familles homogènes.

Dans mon ancien taf on n'a pas cette proactivité au niveau des besoins. Du coup je préparais le tableau par famille homogène puis je prenais mon bâton de pèlerin et j'allais voir tous les services pour connaître leurs besoins 2020

[Vivaelparaguay]

adressez vous à chaque service en leur demandant de vous remettre pour telle date précise, la liste de leurs besoins d'achats pour l'année prochaine.

pour les services expérimentés en marché, vous pouvez leur demander quand ils vont vous remettre le dossier technique qui vous permettra de rédiger le DCE.

pour ceux qui sont moins à l'aise, demandez leur à quelle date ils ont besoin que la presta démarre, et ça sera à vous de "faire la circulation" entre les différents besoins et de leur indiquer la date limite à laquelle vous devez avoir les éléments en main.

rappelez que cette étape de la programmation annuelle est essentielle, engagez vous sur des délais de traitement des achats identifiés et programmés, et surtout, dites que tout besoin qui apparaît en cours d'année sans avoir été recensé au préalable sera traité avec une priorité basse, selon vos possibilités et charge de travail en cours une fois le moment venu.

[MBCOMMANDEPUBLIQUE]

Merci à tous pour ces réponses !
J'ai oublié de préciser que nous n'avons pas de nomenclature d'achat (je suis entrain de la construire mais j'y perds un temps pas possible) !

Je vais m'inspirer de vos méthodes malgré tout !
Les autres, n'hésitez pas à partager vos idées/astuces/pratiques !

[Ponta]

Déjà, bravo par avance parce que la tâche est titanesque !

Vous ne ferez pas tout d'un coup, il faut vous organiser.

Primo, il faut reconduire ou relancer les marchés en cours et qui présentent un intérêt à être renouvelés.

Secundo, il faut recenser tous les marchés en cours et vous faire une base de données avec les numéros, objet, montants, date de fin... Un tableau excel serait très bien.
Je précise que si vous passez à côté de certains marchés parce qu'ils sont cachés au fin fond d'un service, ce n'est pas grave. L'important est de faire le plus gros puis d'affiner ensuite.

Tercio, le service financier est votre ami. C'est lui qui mandate : il voit toutes les dépenses. En regardant les paiements "hors marchés" par fournisseurs par exemple, vous pourrez encadrer les futures dépenses dans des marchés. De plus, le service financier gère le budget et il doit sûrement avoir les prévisions budgétaires de chaque service et vous pourrez y trouver les projets de marchés envisagés.

Quattro, demander aux services leurs prévisions de projets pour l'année ou les années à venir (genre plan pluri-annuel d'investissement). Certains de ces projets pourront entrer dans un marché et vous pourrez programmer tout ça.

Ci-joint un exemple de tableau pour apprécier la charge de travail.

[mighty]

Merci du partage Ponta ! Par contre c'est un tableau de suivi et non de computation nan ?

[Ponta]

Oui, c'est un tableau pour apprécier les périodes de l'année chargées. J'ai également un tableau de suivi des affaires en cours où je peux écrire le déroulement du dossier : 01/10/19 relecture du DCE par la DGS,  24/10/19 pub faite et DLRO au 25/11/19 à 23h55...

Ma collectivité est encore dans le 20ème siècle : toujours pas de nomenclature...