SAE (Service archivage électronique), marchés et factures

[An Erminig]

Bonjour,

Depuis le 10 avril 2018 nous sommes passés au SAE. Normalement, tous les actes, marchés, flux PES (et donc factures jointes aux flux) sont archivés de manière électronique avec valeur probatoire.

Théoriquement on devrait être à zéro archivage papier pour l'année prochaine. Car les originaux CHORUS sont sensés être archivés dans le flux, et les autres factures papier sont scannées en PDF A qui ont aujourd'hui quasiment valeur d'original.

Mais certains collègues ont peur que dans 15 ans le format XML ait disparu ou soit illisible. On fait partie d'une génération pour qui l'archivage sur CD-ROM c'était le top, qui a acheté des tours à CD (des UC d'ordis qu'on faisait fabriquer avec 7 ou 8 lecteurs CD branchés en série), puis des lecteurs de DVD qui ne servent plus à rien. Si ça se trouve dans 10 ans les data center auront été détruits par on ne sait quel virus ou puissance étrangère.
Bref on hésite à abandonner l'archivage papier.

A votre avis faut-il continuer à archiver les factures papier ?
Est-ce encore utile ?
Le faites-vous ?
Si vous avez été contrôlé par la CRC dernièrement, ont-ils consulté vos archives électroniques ou uniquement les archives papier ?

D'avance merci.

[Michel]

Je ferais bien préalablement une liste de catégories d'archives selon leurs caractère de sensibilité !
et aussi selon la durée d'archivage de chacun : 1 an, 3 ans, 5 ans, . . . , à vitam eternam , . . .

Pour les plus "sensibles" (mais aussi les moins nombreux) ; perso, je me garderais bien un double archivage : le numérique ET le papier 

Que vous dit votre archiviste en chef ?

[An Erminig]

Merci de votre réponse.

On n'a pas d'archiviste, mais une convention avec les AD.

La durée d'archivage est en fonction de la typologie (durée d'utilité courante, et intermédiaire d'un côté, qui sont dans la "durée d'utilité administrative"), et archives définitives de l'autre). Tout ça figure dans le code du Patrimoine.

A mon avis, nous n'avons pas conscience de la future dimension patrimoniale du support électronique. Par exemple, pour beaucoup de chantiers des années 2000, on nous a fourni des plans de récolement sur CD. A l'époque chaque PC avait son lecteur/graveur de CD. Et aujourd'hui, nous n'avons plus qu'un lecteur CD amovible pour toute la mairie.
Alors qu'aux archives on trouve de magnifiques plans des Ponts-et-Chaussées, qui ont deux siècles (d'une qualité équivalente au cadastre napoléonien), on ignore si dans 20 ans on pourra déchiffrer nos XML.

Moi je serais d'avis de ne rien archiver papier car faire les deux c'est ingérable en temps de travail. Si dans 15 ans tout est effacé, eh bien tant pis !

[Michel]

et quelles sont les conseils et consignes du SAE ?
questionnez les.

[Market]

Si c'est comme pour les vinyles...

SAE ? DAE depuis 2016 ? 

Pour moi, la solution du futur, c'est celle qui a fait ses preuves dans le passé :  la microfiche !

[An Erminig]

Bonjour,
Le SAE c'est le Service d'archivage électronique. Tous nos marchés supérieurs à 25 000 Euros y seront archivés à compter du 1er octobre.

[yfetrocho]

Merci de votre réponse.

On n'a pas d'archiviste, mais une convention avec les AD.

La durée d'archivage est en fonction de la typologie (durée d'utilité courante, et intermédiaire d'un côté, qui sont dans la "durée d'utilité administrative"), et archives définitives de l'autre). Tout ça figure dans le code du Patrimoine.

A mon avis, nous n'avons pas conscience de la future dimension patrimoniale du support électronique. Par exemple, pour beaucoup de chantiers des années 2000, on nous a fourni des plans de récolement sur CD. A l'époque chaque PC avait son lecteur/graveur de CD. Et aujourd'hui, nous n'avons plus qu'un lecteur CD amovible pour toute la mairie.
Alors qu'aux archives on trouve de magnifiques plans des Ponts-et-Chaussées, qui ont deux siècles (d'une qualité équivalente au cadastre napoléonien), on ignore si dans 20 ans on pourra déchiffrer nos XML.

Moi je serais d'avis de ne rien archiver papier car faire les deux c'est ingérable en temps de travail. Si dans 15 ans tout est effacé, eh bien tant pis !

Faut archiver sur un serveur dédié (les anciens supports CD, .. sont a supprimer (en ayant sfait les sauvegardes qui vont bien) car leur durée de vie est limitée à maximum 10 ans....
Il existe des département à la pointe du progrès qui ont une plateforme de SAE (j'ai été voir c'est super bien fait...)